Word'de Sözleşme Nasıl Doğru Düzenlenir: Yapı ve Bilgiler
Word'de bir sözleşme düzenlemek için belgeyi mantıksal bloklara ayırın: numara ve tarihi içeren başlık kısmı, tarafları belirten giriş bölümü, koşulları içeren ana bölüm ve bilgiler ile imzaları içeren kapanış bloğu. GOST R 7.0.97-2016 standardına göre hareket edin: belge, tarafları, imzalama yerini ve tarihini açıkça tanımlamalı ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekli verileri içermelidir.
İçindekiler
Sözleşmenin temel yapısı
Tek bir zorunlu şablon bulunmamaktadır, ancak iş dünyasındaki yerleşik uygulamalar aşağıdaki blokları öne çıkarmaktadır:
- Başlık — belgenin adı ("Hizmet Sözleşmesi", "Tedarik Sözleşmesi" vb.).
- Üst Kısım — numara, tarih ve akdedildiği yer.
- Giriş Bölümü — sözleşmeyi kimlerin ve hangi yetkiyle yaptığı.
- Sözleşmenin Konusu — işlemin özü, tarafların tam olarak ne yapmayı taahhüt ettiği.
- Haklar ve Yükümlülükler — her bir tarafın eylemlerinin detaylandırılması.
- Fiyat ve Ödeme Düzeni — tutar, para birimi, vadeler ve ödeme yöntemi.
- Geçerlilik Süresi ve Fesih Koşulları — sözleşmenin ne zaman yürürlüğe gireceği ve nasıl sonlandırılacağı.
- Tarafların Sorumluluğu — cezai şartlar, gecikme faizleri, mücbir sebep.
- Bilgiler ve İmzalar — kimlik doğrulama ve uygulama için gerekli veriler.
Word'de başlıklar (H2, H3) ve ana metin için stiller oluşturun. Bu, yeni sözleşmelerin hazırlanmasını hızlandıracak ve tutarlı bir görünüm sağlayacaktır.
Giriş bölümü: Neler mutlaka belirtilmeli
Giriş bölümü, sözleşmenin "vizit kartı"dır. Taraflar ve temsilcileri hakkında hukuki açıdan önemli verileri sabitler.
Giriş bölümünün asgari içeriği:
- Kuruluşun tam unvanı veya gerçek kişinin adı soyadı.
- İmza yetkisine sahip kişinin ünvanı ve adı soyadı.
- Yetki dayanağı: Ana Sözleşme, vekaletname, emir.
- Sözleşmedeki rolü: "Hizmet Sağlayıcı", "Müşteri", "Kiraya Veren" vb.
Örnek:
Alfa Limited Şirketi, Genel Müdürü Ivanov I.I. tarafından Ana Sözleşme dayanarak temsil edilen ve bundan sonra "Hizmet Sağlayıcı" olarak anılacak olan taraf, bir taraftan, ve...
"Hizmet Alan, temsilci adına" gibi ifadeleri, adı soyadı ve yetki belgesi belirtilmeden kullanmaktan kaçının. Bu durum, sözleşmenin geçersiz sayılması riskini doğurur.
Tarafların bilgileri: Tam liste
Bilgiler sadece formalite için değildir; ödemelerin yapılması, sevkiyat ve itiraz süreçlerinin doğru yürütülmesi bu bilgilerin doğruluğuna bağlıdır.
Tüzel Kişiler İçin
| Alan | Neden Gereklidir |
|---|---|
| Tam ve kısaltılmış unvan | Ticaret Sicili Gazetesi ve belgelerde kimlik doğrulama |
| Yasal adres | Tebligatlar için resmi konum |
| TIN / Vergi Dairesi Kodu / Ticaret Sicil No | Karşı tarafın doğrulanması, vergi beyanı |
| Banka bilgileri (hesap no, banka kodu, banka adı) | Ödemelerin gerçekleştirilmesi |
| İletişim bilgileri (telefon, e-posta) | Hızlı iletişim |
| Yöneticinin ünvanı, adı soyadı, imzası | Yetkinin teyidi |
Bireysel Girişimciler (Şahıs Şirketi) İçin
- Adı soyadının tamamı.
- Kayıt adresi veya posta adresi.
- TIN, Bireysel Girişimci Sicil No.
- Banka bilgileri (ödeme yapılacaksa).
- İletişim bilgileri.
Gerçek Kişiler İçin
- Adı soyadı, pasaport bilgileri (seri, numara, kim tarafından ve ne zaman verilmiş).
- Kayıt adresi.
- İletişim bilgileri.
- Hesap bilgileri (sözleşme bedelli ise).
Word'de bilgi bloğunun biçimlendirilmesi
En anlaşılır yöntem, belgenin sonunda iki sütunlu bir blok kullanmaktır. Bunu kenarlıksız 2×1'lik bir tablo olarak düzenleyin:
| Hizmet Sağlayıcı | Müşteri |
|---|---|
| Alfa Ltd. Şti. | Beta Ltd. Şti. |
| TIN 7701234567 / Vergi Dairesi Kodu 770101001 | TIN 7709876543 / Vergi Dairesi Kodu 770901001 |
| Hesap No 40702810... Sberbank A.Ş.'de | Hesap No 40702810... Tinkoff A.Ş.'de |
| İmza: _______ /Ivanov I.I./ | İmza: _______ /Petrov P.P./ |
Bu formatın avantajları:
- Tarafların görsel olarak ayrıştırılması.
- Verilerin karşılaştırılmasının kolaylığı.
- Tek sayfada kompakt görünüm.
Sözleşmeyi göndermeden önce mutlaka banka kodunu ve hesap numarasını tekrar kontrol edin. Tek bir rakamdaki hata, ödemenin iade edilmesine ve yükümlülüklerin yerine getirilmesinde gecikmeye neden olur.
Profesyonel görünüm için Word teknik ayarları:
- Yazı Tipi: Times New Roman, 14 pt.
- Hizalama: İki yana yasla.
- Paragraf girintisi: 1,25 cm.
- Satır aralığı: 1,15–1,5.
- Kenar boşlukları: Her taraftan en az 2 cm.
İmzalamadan önce kontrol listesi
Nihai gönderimden önce maddeleri gözden geçirin:
- [ ] Tarafların unvanları Ticaret Sicili Gazetesi kayıtlarıyla eşleşiyor.
- [ ] Sözleşme numarası ve tarihi doğru şekilde yerleştirilmiş.
- [ ] İmza yetkisinin dayanağı belirtilmiş.
- [ ] Bilgiler karıştırılmamış.
- [ ] TIN, Vergi Dairesi Kodu, Ticaret Sicil No Gelir İdaresi servisi üzerinden kontrol edilmiş.
- [ ] Banka verileri güncel (firmadan güncel bilgi kartı isteyin).
- [ ] İmzalar ve mühürler (gerekiyorsa) atılmış.
Bilgilerin kontrolünü "sonraya" bırakmayın. Bu bloktaki teknik hatalar, belgelerin iade edilmesinin ve ödemelerin aksamasının en sık görülen nedenidir.
Sık yapılan hatalar
- Açıklamasız kısaltılmış unvanlar — giriş bölümünde tam ad belirtilmeden "Romashka Ltd. Şti." yazılması.
- Akdedildiği yerin belirtilmemesi — uyuşmazlıkların yargı yetkisinin belirlenmesi için önemlidir.
- Yanlış tarih formatı — "10.05.26" yerine "10 Mayıs 2026" kullanın.
- Şablonda boş alanlar — yazdırmadan önce [TARİH] veya [NUMARA] alanlarının değiştirilmemesi.
- Farklı yazı tipi ve boyutu — algılamayı bozar ve profesyonel olmayan bir görünüm yaratır.
SSS
Sözleşme metninin tamamı için tablo kullanılabilir mi?
Önerilmez. Tablolar düzenlemeyi zorlaştırır ve PDF'e dönüştürülürken hatalı görüntülenebilir. Bunları yalnızca bilgiler için kullanın.
Sözleşme sayfalarını numaralandırmak gerekir mi?
Evet, özellikle belge hacimliyse. Numaralandırma, mutabakat sırasında ve yazışmalarda maddelere referans vermeyi kolaylaştırır.
Karşı tarafın bilgileri değişirse ne yapılmalı?
Bilgilerin değiştirilmesine ilişkin ek protokol imzalayın veya yeni bir sözleşme düzenleyin. Zaten imzalanmış nüshada değişiklik yapmayın.
Tekrar kullanım için şablon nasıl kaydedilir?
Dosyayı "Word Şablonu" (.dotx) olarak kaydedin. Buna dayalı yeni bir belge oluştururken tüm stiller ve yapı korunacak, değişken alanlar hızlıca değiştirilebilecektir.
Bireysel girişimciler için Vergi Dairesi Kodu belirtmek zorunlu mu?
Hayır, bireysel girişimcilerde Vergi Dairesi Kodu bulunmaz. Sadece TIN ve Bireysel Girişimci Sicil No'yu belirtin.