Tedarik sözleşmesi: İmzalamadan önce şablon nasıl kontrol edilir?

Tedarik sözleşmesi, malın adı ve miktarı konusunda mutabakat sağlandığında akdedilmiş sayılır. Belgenin sadece bir dosyada durmak yerine işletmenin çıkarlarını gerçekten koruması için; ürünün teslim süreleri, kabul prosedürü (özellikle kalite açısından), fiyat, gecikme durumunda sorumluluk ve fesih mekanizması detaylı bir şekilde düzenlenmelidir. Aşağıda, ana bölümlerin, sık yapılan hataların ve şablonunuz için hazır bir yapının analizi yer almaktadır.

Tedarik sözleşmesinin özü

Tedarik sözleşmesi, girişimciler arasındaki (B2B) ilişkileri düzenler. Tedarikçi, malı alıcıya ticari faaliyetlerinde kullanması veya kişisel tüketimle ilgisi olmayan diğer amaçlar için teslim etmeyi taahhüt eder.

Perakende satış sözleşmesinden en önemli farkı, malın kullanım amacı ve tarafların niteliğidir. Bir dizüstü bilgisayar partisii yeniden satmak veya ofisi donatmak için satın alıyorsanız bu bir tedariktir. Kişisel kullanım için satın alıyorsanız bu perakende satıştır.

Şablonu kontrol etmek için 7 anahtar madde

Standart bir şablon kullanıyor olsanız bile, her maddeyi belirli işleme göre uyarlamanız gerekir. İşte öncelikle dikkat etmeniz gerekenler.

1. Sözleşmenin konusu ve spesifikasyon

Mahkemeler, malın tanımlanmasının mümkün olmadığı durumlarda sözleşmeyi kurulmamış sayar.

• Doğrusu: Adı, stok kodunu ve teknik özelliklerini belirtin. Ürün yelpazesi genişse, sözleşmenin ayrılmaz bir parçası olan Spesifikasyona veya Eke atıfta bulunun.
• Risk: Belirli bir fiyat listesinin ve geçerlilik tarihinin sabitlenmediği "fiyat listesine göre mal" ifadesi, fiyat ve ürün gamı konusunda uyuşmazlıklara yol açabilir.

2. Miktar ve çeşitlilik

Miktar, belirli birimlerde (adet, kilogram, litre) ölçülebilir olmalıdır.

• Detay: Dökme veya sıvı yükler için, miktarın "tedarikçi/alıcı lehine ± %5" koşuluyla belirtilmesi kabul edilebilir. Bu, doğal kayıplar veya ambalajlama özellikleri nedeniyle ortaya çıkan uyuşmazlıklardan korunmanızı sağlar.

3. Teslimat süreleri ve takvimi

"Talep doğrultusunda teslimat yapılır" gibi belirsiz ifadelerden kaçının.

• En iyi uygulama: Kesin tarihler veya dönemler belirleyin (örneğin, "talebin alınmasından itibaren 5 iş günü içinde").
• Talepler: Teslimatlar düzenli ise, talep verme prosedürünü tanımlayın: form (e-posta, e-belge), onay süresi, parti hacminin değiştirilme olasılığı.

4. Fiyat ve ödeme prosedürü

Fiyat sabit olabilir veya bir formülle belirlenebilir (örneğin, borsa endekslerine bağlılık).

• Önemli: Ödeme yükümlülüğünün yerine getirildiği anı net bir şekilde belirtin. Alıcı için avantajlı olan, muhabir hesaptan para çekildiği andır; tedarikçi için avantajlı olan ise kendi cari hesabına para yatırıldığı andır.
• KDV: Fiyata KDV'nin dahil olup olmadığını ve vergi oranını her zaman belirtin.

5. Malın kabul prosedürü

Bu, en çok çatışma yaşanan bölümdür. Standart kurallar (P-6 ve P-7 Talimatları), sözleşmede aksi öngörülmedikçe geçerlidir.

• Süreler: Miktar kontrolü (genellikle teslim sırasında) ve kalite kontrolü (teslimattan sonraki birkaç gün içinde) için belirli süreler belirleyin.
• Belgeler: Hangi tarafın faturaları (TORГ-12 veya UPD) imzalayacağını belirleyin. Malları depo görevlisi kabul ediyorsa, daha sonra tedarikçinin imzayı itiraz etmemesi için adını soyadını ve yetki gerekçesini (vekaletname) belirtin.

6. Tarafların sorumluluğu

Cezalar ekonomik olarak hissedilir olmalı, ancak cezalandırıcı nitelikte olmamalıdır.

• Cezaî şart: Genellikle, teslim edilmeyen/ödenmeyen malın bedelinin her gecikme günü için %0,1–%0,5'i kadardır.
• Zararlar: Zararların cezaî şartın üzerinde tahsil edilip edilmediğini (tam tutar mı yoksa cezaî şart tarafından karşılanmayan kısım mı) netleştirin.

7. Fesih ve uyuşmazlıklar

Sözleşmenin tek taraflı olarak mahkeme dışı yollarla feshedilme hakkını düzenleyin.

• Gerekçeler: X günden fazla sistematik teslimat gecikmesi, Y defadan fazla kusurlu mal teslimi.
• İhtar prosedürü: Mahkemeye başvurmadan önce ihtara cevap verilmesi için zorunlu bir süre (örneğin, 10 gün) belirleyin.

Kontrol listesi: İmzalamadan önce kontrol

İmzayı atmadan önce şu listeyi gözden geçirin:

1. Bilgiler: TIN (Vergi Kimlik Numarası), Kurumlar Vergisi Mükellefiyet Numarası ve yasal adresler Ticaret Sicil Gazetesi'ndeki verilerle eşleşiyor mu? İmza yetkilisinin yetkileri (ana sözleşme, vekaletname) doğru belirtilmiş mi?
2. Mal: Sadece sözleşmeye ve eklere bakarak neyin tedarik edildiği açıkça anlaşılıyor mu?
3. Süreler: Belirli tarihler veya bunların belirlenmesi için net bir algoritma var mı?
4. Kabul: Malın zayi olma riskinin tedarikçiden alıcıya ne zaman geçtiği (genellikle teslim sırasında) anlaşılıyor mu?
5. Cezalar: Yaptırımlar olası zararlarla orantılı mı?
6. Mücbir sebep: Olayların listesi somut mu yoksa kanuna mı atıfta bulunuyor? (Somutlaştırmak daha iyidir: grevler, devlet organlarının eylemleri, ancak "her türlü mücbir sebep durumu" değil).
7. Otomatik yenileme: Sözleşme uzun vadeli ise, sürenin otomatik olarak uzatılmasına ilişkin bir hüküm var mı?

Tedarik sözleşmelerindeki tipik hatalar

İdeal şablonun yapısı

Kolaylık sağlaması açısından aşağıdaki belge yapısını kullanın:

1. Giriş: Tarih, yer, taraflar, yetkiler.
2. Sözleşmenin konusu: Spesifikasyonlara/taleplere atıf.
3. Fiyat ve toplam tutar: Fiyat değişikliği prosedürü, KDV.
4. Ödeme prosedürü: Avans, erteleme, banka bilgileri, ödeme anı.
5. Teslimat süreleri ve prosedürü: Yerinden teslim veya kargo, zayi olma riskinin geçişi.
6. Malın kabulü: Miktar ve kalite açısından, ambalajlama.
7. Kalite ve garanti: Garanti süresi, ayıplı malın değiştirilme prosedürü.
8. Tarafların sorumluluğu: Cezaî şartlar, gecikme faizleri, cezalar.
9. Mücbir sebep: Olaylar, bildirim, sonuçlar.
10. Uyuşmazlıkların çözümü: İhtar prosedürü, tahkim.
11. Son hükümler: Geçerlilik süresi, yenileme, e-belge.
12. Adresler, bilgiler ve tarafların imzaları.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Sözleşmede teslimat süresi belirtilmemişse ne yapılmalı? Süre belirtilmemişse, Rusya Federasyonu Medeni Kanunu md. 314 hükümlerine göre belirlenir: mal "makul bir süre" içinde teslim edilmeli ve talep yerine getirilmezse, talebin sunulmasından sonraki yedi gün içinde teslim edilmelidir.

Fiyat tek taraflı olarak değiştirilebilir mi? Hayır, sözleşmede ve kanunda açıkça öngörülmedikçe değiştirilemez. Tedarikçinin fiyatı tek taraflı olarak değiştirmesi yasa dışıdır; alıcı, aşırı yüksek tutarı ödememe hakkına sahiptir.

Spesifikasyon hazırlamak zorunlu mudur? Tüm mal sözleşme metninde detaylı olarak tanımlanmışsa zorunlu değildir. Ancak farklı ürün gamına sahip uzun vadeli sözleşmeler için, ana metni her seferinde değiştirmek yerine spesifikasyonlar veya talepler çok daha kullanışlıdır.

Mal teslimat sırasında zayi olursa riski kim üstlenir? Genel kurala göre (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu md. 458), sözleşmede aksi öngörülmedikçe, risk mal alıcıya teslim edilene kadar tedarikçiye aittir. Teslimat tedarikçinin yükümlülükleri arasındaysa, risk malın varış yerinde alıcıya teslim edildiği anda geçer.