Teslim-tesellüm tutanağı nasıl hazırlanır: Şablon ve doldurma incelikleri

Teslim-tesellüm tutanağı, bir sözleşmeye (satış, kira, hizmet sunumu) ilişkin yükümlülüklerin fiilen yerine getirildiğini teyit eden bir belgedir. Varlığın teslim anındaki durumunu kaydeder ve nesnenin kazara yok olma risklerinin geçişine dayanak teşkil eder. İmzalı bir tutanak olmadan işlem tamamlanmamış sayılabilir ve taraflar, teslim edilen nesnenin kalitesi veya eksiksizliği konusunda anlaşmazlık yaşadıklarında haklarını korumakta zorluk çekebilir.

Bu makalede, Word formatında evrensel bir tutanak şablonu, zorunlu unsurların analizi ve daire tesliminden ofis ekipmanına kadar farklı durumlar için adım adım doldurma talimatını bulacaksınız.

Tutanak neden gereklidir ve hukuki geçerliliği {#tutanak-neden-gereklidir}

Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'na (Madde 224, Madde 556, Madde 655) göre, varlık tesliminin belgelendirilmesi gerekir. Teslim-tesellüm tutanağı üç temel işlev görür:

1. Durumun tespiti. Belge, nesneyi ayrıntılı olarak tanımlar: kusurların varlığı, çizikler, ekipmanın çalışır durumu, dairedeki sayaç okumaları. Kusur tutanakta belirtilmemişse, varlığın uygun durumda teslim alındığı kabul edilir.
2. Risklerin geçişi. Tutanak imzalandığı andan itibaren, varlığın kazara hasar görmesi veya yok olması sorumluluğu teslim eden taraftan teslim alan tarafa geçer.
3. Sözleşmenin yerine getirildiğinin teyidi. Muhasebe ve vergi makamları için tutanak, harcama yapılmasını veya gelir elde edilmesini teyit eden birincil bir belgedir.

Belgenin zorunlu unsurları {#belgenin-zorunlu-unsurlari}

Mevzuat, tüm durumlar için tek bir katı tutanak formu belirlemez (muhasebedeki bazı özel formlar hariç, örneğin OS-1). Ancak, belgenin hukuki geçerliliğe sahip olması için aşağıdaki verileri içermesi gerekir:

Evrensel teslim-tesellüm tutanağı şablonu (Word) {#evrensel-tutanak-sablonu-word}

Aşağıdaki metni Microsoft Word'e kopyalayıp .docx dosyası olarak kaydedebilirsiniz. Bu şablon, çoğu günlük ve ticari işlem için uygundur.

TESLİM-TESELLÜM TUTANAK
No ______ Sözleşmesine istinaden, "___" ________ 20__ tarihli

Şehir: _______________                                                                                             "___" ________ 20__

Aşağıda imzası bulunanlar:

1. Teslim Eden Taraf: ________________________________________________________,
   (Tam Ad Soyad / Kuruluş Unvanı)
   _________________________________ dayanarak hareket eden,
   (Pasaport Bilgileri / Ana Sözleşme / Vekaletname)
   bundan sonra "Teslim Eden Taraf" olarak anılacak olan, bir taraftan, ve

2. Teslim Alan Taraf: ______________________________________________________,
   (Tam Ad Soyad / Kuruluş Unvanı)
   _________________________________ dayanarak hareket eden,
   (Pasaport Bilgileri / Ana Sözleşme / Vekaletname)
   bundan sonra "Teslim Alan Taraf" olarak anılacak olan, diğer taraftan,

aşağıdaki hususlarda işbu Tutanakı düzenlemişlerdir:

1. No ______ Sözleşmesinin, "___" ________ 20__ tarihli koşulları uyarınca, Teslim Eden Taraf aşağıdaki varlığı (bundan sonra "Varlık") teslim etmiş, Teslim Alan Taraf ise teslim almıştır:

   Adı: _____________________________________________________________
   Özellikleri (model, seri numarası, renk, malzeme vb.): _______________
   _____________________________________________________________________________
   Miktar: ________________________

   *Gayrimenkul için:*
   Nesne adresi: ____________________________________________________________
   Kadastral numara: _______________________________________________________
   Alan: ________________________ m².

2. Varlık aşağıdaki durumdadır:
   _____________________________________________________________________________
   (Dış belirtileri, hasar varlığını, eksiksizliğini, çalışır durumunu tanımlayınız)
   _____________________________________________________________________________

3. Sayaç okumaları (uygulanabilirse):
   Elektrik: _________ kWh
   Soğuk su: _________ m³
   Sıcak su: _________ m³
   Gaz: _________ m³

4. Varlıkla birlikte aşağıdaki belgeler ve aksesuarlar teslim edilmiştir:
   - Anahtarlar (adet: ___ adet)
   - Teknik dokümantasyon / Ürün pasaportları
   - _________________________________________________________________________

5. Teslim Alan Taraf Varlığı incelemiştir. Varlığın kalitesi ve eksiksizliği Sözleşme koşullarına uygundur.
   (Gerekli olanı seçiniz veya kendiniz yazınız:)
   [ ] Teslim Alan Tarafın Varlığın kalitesi ve miktarı konusunda itirazı yoktur.
   [ ] Aşağıdaki eksiklikler tespit edilmiştir: ________________________________________
       _________________________________________________________________________
       Eksikliklerin giderilmesi süresi: "___" ________ 20__ tarihine kadar.

6. İşbu Tutanak, her biri eşit hukuki geçerliliğe sahip iki nüsha halinde, taraflardan her biri için birer nüsha olmak üzere düzenlenmiştir.

TARAFLARIN İMZALARI:

Teslim Eden Taraf:                          Teslim Alan Taraf:

________________ / _______________           ________________ / _______________
   (İmza)      (Ad Soyad Açıklaması)                 (İmza)      (Ad Soyad Açıklaması)

Mühür (varsa)                           Mühür (varsa)

Adım adım doldurma talimatı {#adim-adim-doldurma-talimati}

Hukuki risklerden kaçınmak için şablonu doldururken bu algoritmayı izleyin:

1. Belge başlığı. İmzalamanın kesin tarihini ve yerini (şehir) belirtin. Tutanak tarihi önemlidir, çünkü garanti süreleri veya kira bedeli tahakkuku genellikle bu tarihten itibaren başlar.
2. Tarafların kimliklendirilmesi.
   • Gerçek kişiler için: Tam ad soyad, pasaport seri ve numarası, kim tarafından ve ne zaman verilmiştir.
   • Tüzel kişiler için: Tam unvan, TIN, OGRN, imzalayanın görevi (örneğin Genel Müdür) ve yetki dayanağı (Ana Sözleşme veya Vekaletname No...).
3. Nesnenin ayrıntılı tanımı. "Mal teslim edildi" gibi genel ifadelerden kaçının. Somut yazın: "ASUS VivoBook dizüstü bilgisayar, seri numarası M1N2O3P4, renk gri, görünür mekanik hasar yok". Daire için adresi ve kadastral numarayı belirtin.
4. Durumun tespiti. Bu en önemli maddedir.
   • Her şey mükemmelse: "Varlık çalışır durumda teslim edilmiştir, görünür kusur yoktur" yazın.
   • Çizik veya arıza varsa: Bunları mutlaka listeleyin. Örneğin: "Telefonun arka kapağında 2 cm uzunluğunda bir çizik bulunmaktadır". Bu, teslim alan tarafı hasar suçlamalarından, teslim eden tarafı ise haksız iadelerden korur.
5. Ekler. Nesneye anahtarlar, diskler, kablolar veya belgeler eşlik ediyorsa, bunları ayrı bir madde olarak listeleyin.
6. İzalama. Tutanak, her iki tarafın yetkili temsilcileri tarafından imzalanır. Eğer vekaletname ile bir temsilci imzalıyor ise, vekaletnamenin kopyası tutanakla birlikte saklanmalıdır.

Farklı durumlar için özel durumlar {#gayrimenkul-ve-mallar-icin-ozel-durumlar}

Daire teslimi (gayrimenkul)

Konut teslim-tesellümünde özellikle şunlara dikkat edin:

• Sayaç okumaları. Yeni mal sahibi veya kiracının öncekinin borçlarını ödemesini önlemek için rakamları kaydedin.
• Anahtarlar. Set sayısını belirtin (bina girişi, kapı telefonu, posta kutusu, dairenin kendisi için).
• Ortak gider ödemeleri. Teslim anında ortak gider borcu olmadığını belirten bir madde eklemek veya telafi edilecek borç tutarını belirtmek önerilir.

Mal veya ekipman teslimi

İş dünyası için muhasebe kurallarına uyulması önemlidir:

• Kuruluş standartlaştırılmış formlar kullanıyorsa, duran varlıklar için OS-1 formu, emtia ve malzemeler için TORG-12 veya UPD (evrensel teslim belgesi) kullanılır.
• İşletmeler için serbest form tutanakta, gider düşümü gerekiyorsa birim mal fiyatını ve toplam tutarı mutlaka belirtin.

Hazırlarken yapılan yaygın hatalar {#hazirlarken-yapilan-yaygin-hatalar}

1. Ana sözleşmeye atıf olmaması. Sözleşme numarası ve tarihi belirtilmeden, hangi yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla varlığın teslim edildiği anlaşılmaz.
2. Nesnenin belirsiz tanımı. "Kullanılmış mobilya" ifadesi, teslim edilenin koltuk mu yoksa sandalye mi olduğunu kanıtlamanızı sağlamaz. Her zaman bireysel özellikleri belirtin.
3. Geçmiş tarihli imzalama. Tutanaktaki tarih, gerçek teslim günüyle uyumlu olmalıdır. Geçmiş bir tarihte tutanak imzalamak vergi dairesinde soru işaretleri yaratabilir.
4. Eksikliklerin göz ardı edilmesi. Kusurlu bir malı teslim aldıysanız ancak bunu tutağa işlemediyseniz, hatanın başlangıçta var olduğunu sonradan kanıtlamak neredeyse imkansız olacaktır.

SSS: Sık sorulan soruların cevapları {#sss}

Tutanak elektronik ortamda düzenlenebilir mi? Evet, taraflar nitelikli güvenli elektronik imza (NSES) kullanıyorsa mümkündür. Böyle bir belge, kağıt belgeyle aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. İmzalı tutağın normal bir kopyası veya mesaj uygulamasındaki fotoğrafı, ancak sözleşmede böyle bir belge değişimi açıkça öngörülmüşse mahkeme tarafından kabul edilebilir.

Tutanak noterde onaylanmalı mı? Hayır, kanun teslim-tesellüm tutanağının noter onayını gerektirmez, ana sözleşmenin noter onayına tabi olmadığı durumlarda (örneğin irat sözleşmesi). Tarafların basit yazılı imzaları yeterlidir.

Bir taraf tutanağı imzalamayı reddederse ne yapılmalı? Teslim eden taraf varlığı teslim etmeye hazırken, teslim alan taraf haksız yere imzalamaktan kaçınıyorsa, ikinci tarafın reddine ilişkin not düşülerek tek taraflı bir tutanak düzenlenir. Ayrıca, varlık teslim teklifinin yapıldığını teyit ederek belgeyi imzalayacak bağımsız tanıklar davet edilebilir. Anlaşmazlık durumunda bu belge mahkemede delil olacaktır.

Kaç nüsha tutanak düzenlenmelidir? Minimum iki — tarafların her biri için birer nüsha. İşleme aracılar (örneğin emlakçı veya banka) dahilse, nüsha sayısı buna göre artırılır.