İnceleme tutanağı nasıl hazırlanır: Şablon ve talimatlar

İnceleme (muayene) tutanağı, bir nesnenin (dairenin, ekipmanın, malın) belirli bir tarihteki fiili durumunu tespit eden belgedir. Su baskını durumunda hasarın teyit edilmesi, işlerin teslim alınması, kiralık mülkün iadesi veya adli koruma için gereklidir. Belge serbest biçimde düzenlenir ancak zorunlu unsurları içermelidir: tarih, komisyonun bileşimi, nesnenin tanımı, tespit edilen kusurlar ve tüm katılımcıların imzaları.

Aşağıda, hazırlanmaya ilişkin hazır bir algoritma, Word için hukuki geçerliliği olan bir örnek ve belgeyi geçersiz kılabilecek tipik hataların analizi sunulmaktadır.

Tutanak ne zaman ve neden hazırlanır

Rusya Federasyonu mevzuatı, çoğu günlük ve ticari durum için tek bir katı form onaylamamaktadır (Medeni Kanun Md. 160, onaylanmış standart formlar yoksa serbest biçime izin verir). Ancak yapı, nesneyi ve durumunu kesin olarak tanımlamaya olanak sağlamalıdır.

Temel kullanım senaryoları:

• Konut hizmetleri ve gayrimenkul: Dairedeki su baskınının sonuçlarının tespiti, kiracıların taşınması/çıkarılması öncesi inceleme, müteahhitten dairenin teslim alınması.
• İş dünyası ve ticaret: Kusur tespit edildiğinde malların teslim alınması, envanter sayımı, onarım öncesi ekipman incelemesi.
• Adli uyuşmazlıklar: Hasar tazmini, mal paylaşımı, yapılan inşaat işlerinin kalitesi konularındaki davalar için delil niteliği taşıyan veri tabanı.

Belge, onarım için keşif özeti hazırlanması, kusurlu tarafa itirazda bulunulması veya mahkemeye dava açılması için dayanak teşkil eder.

Belgenin zorunlu yapısı

Tutanağın mahkeme veya sigorta şirketi tarafından kabul edilmesi için dört mantıksal bloktan oluşması gerekir. Belgeyi bilgisayarda (Word'de) düzenleyin; yazı tipi Times New Roman veya Arial, punto 12–14, satır aralığı 1.15–1.5 olmalıdır.

1. Giriş (Başlık Kısmı)

Burada düzenleme yeri ve zamanı ile incelemenin dayanağı belirtilir.

• Tarih ve şehir: Kesin tarih (gün, ay, yıl) mutlaka belirtilmelidir.
• Dayanak: Kira sözleşmesi, mülk sahibinin başvurusu, yönetici emri veya olay tutanağına atıf.
• Komisyonun bileşimi: Katılımcıların adı soyadı, unvanları ve pasaport bilgileri (gerçek kişiler için) listelenir. Kimin başkan olduğunu belirtmek önemlidir.
• Hazır bulunanlar: Mülk sahibi, kiracı, site yönetimi temsilcisi veya hasara neden olan kişi belirtilir. Eğer biri katılmayı reddederse, bu durum mutlaka «Usulüne uygun şekilde bilgilendirildi, ancak geldi/gelmedi» ifadesiyle kaydedilir.

2. Tanımlayıcı kısım (İnceleme sonuçları)

En önemli bölümdür. Duygular ve varsayımlar olmadan, yalnızca gerçekler aktarılır.

• Nesne: Tam adres, varsa kadastral numara, alan, kat.
• Yöntem: İncelemenin nasıl yapıldığı belirtilir (görsel olarak, alet kullanılarak, fotoğrafla belgeleme).
• Kusurlar: Her bir eksiklik, kesin boyutları (cm veya mm cinsinden) ve konumu belirtilerek ayrı ayrı tanımlanır.
  • Kötü: «Duvar ıslak ve hasarlı.»
  • İyi: «1 numaralı oturma odasındaki duvarda, kuzey tarafında, zeminden 150 cm yükseklikte 0,5 metrekare alanda nem izleri bulunmaktadır. Duvar kağıtları 20x30 cm'lik bir alanda soyulmuştur.»

3. Sonuç (Çıkarımlar)

Komisyon nihai görüşünü ifade eder. Örneğin: «Hasarın nedeni çatıdan gelen sızıntıdır», «Mal, alıcıya teslim edilmeden önce meydana gelen mekanik hasarlara sahiptir.» Burada, komisyon yetkinse ön hasar değerlendirmesi yapılabilir veya bağımsız bir ekspertiz önerilebilir.

4. İmzalar ve ekler

• İmzalar: Tüm komisyon üyeleri ve hazır bulunan kişiler, adlarını açıkça yazarak imzalar.
• İtirazlar: Taraflardan biri tutanakla aynı fikirde değilse, doğrudan belgeye şunu yazar: «Tutanakla aynı fikirde değilim, itirazlarım: ...» ve imzalar. Bu, tutanağı geçersiz kılmaz ancak pozisyonu kaydeder.
• Ekler: Fotoğraf, video, şema, fatura listesi. Her ek numaralandırılır.

Microsoft Word'de adım adım düzenleme

1. Belge oluşturma: Yeni bir dosya açın. Kenar boşluklarını ayarlayın: sol — 3 cm, sağ — 1.5 cm, üst ve alt — 2 cm.
2. Başlık: Ortalanmış, kalın yazı tipiyle DAİRE İNCELEME TUTANAĞI (veya Teknik Muayene Tutanağı) yazın.
3. Veri girişi: Komisyon listesi için sola hizalamayı kullanarak başlık kısmını doldurun.
4. Kusur tablosu (isteğe bağlı): Büyük hasar listelerini daha kolay okunabilir hale getirmek için tablo şeklinde düzenleyebilirsiniz.
   • Ekle -> Tablo -> 3 sütun (Sıra No, Kusur Tanımı, Foto/Açıklama).
5. Sonuçların oluşturulması: Nihai sonucu net bir şekilde ifade edin.
6. İmza bloğu: El yazısı imzalar için yeterli boşluk bırakın. İmza çizgileri için alt çizgi _______ kullanın.
7. Kaydetme: Dosyayı düzenleme için .docx formatında ve e-posta ile göndermek için .pdf formatında kaydedin (PDF, biçimlendirmenin kaymasını engeller).

İnceleme tutanağı örneği (kopyalamak için)

Bu metni Word'e kopyalayabilir ve köşeli parantez içindeki verileri kendi verilerinizle değiştirebilirsiniz.

DAİRE İNCELEME TUTANAĞI

Şehir: _______________                                    «___» ________ 20__ g.

Aşağıda imzası bulunanlar, aşağıdaki bileşime sahip komisyon olarak:

Komisyon Başkanı:
__________________________________________________________________________
(Adı Soyadı, Unvan, Kuruluş/Pasaport Bilgileri)

Komisyon Üyeleri:
1. ______________________________________________________________________
(Adı Soyadı, Unvan, Kuruluş/Pasaport Bilgileri)
2. ______________________________________________________________________
(Adı Soyadı, Unvan, Kuruluş/Pasaport Bilgileri)

Hazır Bulunanlar:
__________________________________________________________________________
(Adı Soyadı, Statü: Mülk sahibi/Kiracı/Site Yönetimi Temsilcisi)

Aşağıdaki adreste bulunan nesnenin incelenmesinin yapıldığını belirten bu tutanağı düzenledik:
__________________________________________________________________________
(Tam adres, daire/ofis/depo)

İnceleme amacı: __________________________________________________________________
(Örn: Su baskını sonrası hasarların tespiti / Onarım sonrası teslim alma)

İnceleme sırasında aşağıdakiler tespit edilmiştir:

1. _________________________________________________________________________
(Nesnenin durumunun detaylı tanımı, boyutlarıyla birlikte tespit edilen kusurlar)

2. _________________________________________________________________________
(Sonraki kusurun veya düğüm noktasının durumunun tanımı)

3. _________________________________________________________________________

Fotoğrafla belgeleme yapılmıştır. Materyaller ___ sayfada ekte sunulmuştur.

Komisyonun çıkarımları:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
(Hasarların nedeni, onarım gerekliliği, normlara uygunluk değerlendirmesi)

Ekler:
1. Nesnenin durumuna ait fotoğraflar ___ sayfada.
2. Kusurların yerleşim şeması ___ sayfada.

Tarafların imzaları:

Komisyon Başkanı:       _______________ / ____________________ /

Komisyon Üyeleri:              _______________ / ____________________ /
                             _______________ / ____________________ /

Tutanağın içeriğini okudum, bir kopyasını aldım:

_______________________ / ____________________ /
(İmza)                 (Adı Soyadı)

TUTANAKLA İLGİLİ İTİRAZLAR:
_____________________________________________________________________________
(Varsa yazınız, yoksa tire koyunuz)

_______________________ / ____________________ /
(Katılmayan tarafın imzası)

Hazırlama sırasında sık yapılan hatalar

SSS: Tutanak düzenleme hakkında sorular

İnceleme tutanağının noterce onaylanması gerekir mi? Hayır, noter onayı gerekli değildir. Katılımcıların el yazısı imzaları yeterlidir. Ancak, bir taraf tutanağı imzalamayı reddederse, iki tanık tarafından imzalanan ayrı bir «İmza Reddi Tutanağı» düzenlenmelidir.

Tutanak elektronik ortamda düzenlenebilir mi? Evet, tüm katılımcıların nitelikli elektronik imzası (NES) varsa ve belge yönetim sistemleri kullanılıyorsa mümkündür. Günlük durumlarda (su baskını, kiralama) basılıp elle imzalanan belge mahkeme için daha güvenilir ve daha basittir.

Kusurlu kişi incelemeye gelmezse ne yapılmalı? İncelemeyi yokluğunda gerçekleştirin. Tutanak başlığında mutlaka şunu belirtin: «[Adı Soyadı] kişisi ... tarihli ... numaralı telgraf ile bilgilendirilmiş, ancak gelmemiştir.» Tarafsız iki tanık (komşular, site yönetimi çalışanları) davet edin ve komisyon üyesi olarak tutanağı imzalayın.

İnceleme tutanağının geçerlilik süresi nedir? Tutanak, belirli bir andaki durumu tespit eder. Bir «son kullanma tarihi» yoktur, ancak buna dayanarak itiraz veya dava açmanız ne kadar hızlı olursa o kadar iyi olur. Genel yargı mahkemeleri için dava açma zamanaşımı süresi 3 yıldır.