Proje dokümantasyonu teslim-teslim alma tutanağı: hatasız nasıl düzenlenir

Proje dokümantasyonu teslim-teslim alma tutanağı, proje çalışmalarının sonuçlarının yükleniciden (tasarımcıdan) müşteriye teslim edildiği gerçeğini kaydeden birincil muhasebe belgesidir. Teslim edilen malzemelerin (çizimler, açıklayıcı notlar, hesaplamalar) hacmini, eksiksizliğini ve imzalama anında taraflar arasında herhangi bir itiraz bulunmadığını teyit eder. Usulüne uygun düzenlenmiş bir tutanak olmadan, proje taahhüt sözleşmesi kapsamındaki iş aşamasını usulüne uygun olarak kapatmak ve nihai ödemeleri gerçekleştirmek mümkün değildir.

Aşağıda, belgenin hazırlanmasına ilişkin temel kurallar, tipik hataların analizi ve 2026 yılında kullanılmak üzere hazır bir şablon sunulmaktadır.

Tutanağın amacı ve hukuki geçerliliği

İnşaat ve tasarım alanında, müşteri ile yüklenici arasındaki ilişkiler Rusya Federasyonu Medeni Kanunu (Bölüm 37 "Taahhüt İşleri") ve Rusya Federasyonu İmar Kanunu ile düzenlenmektedir. Özellikle proje dokümantasyonuna yönelik olarak mevzuat tarafından onaylanmış standart bir tutanak formu bulunmasa da (inşaat-montaj işlerine yönelik KS-2 ve KS-3 formlarından farklı olarak), bu belge birkaç nedenle son derece önemlidir:

1. Yükümlülüklerin yerine getirildiğinin tespiti. Tutağın imzalanması, tasarımcının işi tam kapsamda yerine getirdiğini ve müşterinin bunu kabul ettiğini ifade eder.
2. Garanti süresinin başlangıç noktası. Tespit edilen eksikliklerin giderilmesi süresi veya proje çözümlerine ilişkin garanti dönemi genellikle tutağın imzalandığı tarihten itibaren işlemeye başlar.
3. Uyuşmazlıklarda koruma. Daha sonra projenin kalitesiyle ilgili sorular ortaya çıkarsa, tutanak teslim anında belirgin eksikliklerin bulunmadığının veya bunların kararlaştırıldığının kanıtı haline gelir.
4. Muhasebe kaydı. Müşteri için tutanak, proje maliyetlerinin kayda alınması ve gelecekteki sermaye inşaat objelerinin amortismanı için dayanak oluşturur.

Belgenin zorunlu unsurları

Tutağın hukuki geçerliliğe sahip olması ve denetimler veya mahkeme süreçlerinde geçersiz sayılmaması için aşağıdaki unsurları içermesi gerekir:

• Belgenin adı ve düzenlenme tarihi. Tarih, fiili teslim gününe karşılık gelmeli veya sözleşmede belirtilen süreler dahilinde olmalıdır.
• Sözleşme tarafları. Müşterinin ve Yüklenicinin tam unvanları, temsilcilerin ad soyadları, ana sözleşme veya vekaletnameye dayanarak hareket ettikleri (vekaletnamenin numarası ve tarihi belirtilerek).
• Ana sözleşmeye atıf. Tutağın düzenlendiği proje işlerinin taahhüt sözleşmesinin numarası ve tarihi.
• Tutağın konusu. Tam olarak neyin teslim edildiğinin açık tanımı. Sadece "Proje dokümantasyonu" yazmak yeterli değildir. Ayrıntılandırılması gerekir:
  • Tasarım aşaması ("Proje dokümantasyonu", "Uygulama dokümantasyonu").
  • İnşaat objesinin adı.
  • Rusya Federasyonu Hükümeti'nin 87 sayılı Kararına göre bölümlerin listesi (AR, KR, IOS, PB vb.).
  • Cilt, sayfa, çizim veya elektronik dosya sayısı.
• İtirazın bulunmaması. Tarafların birbirlerine karşı maddi veya başka türde itirazlarının bulunmadığına dair ibare veya giderilmesi gereken tespit edilen eksikliklerin listesi.
• İmzalar ve kaşeler. Belge, her iki tarafın yetkili kişileri tarafından imzalanır. Kaşe bulunması tercih edilir, ancak 2016'dan beri LLC'ler için ana sözleşmede aksi belirtilmedikçe kaşeler kesinlikle zorunlu değildir (ancak inşaat sektöründe kaşe hâlâ sıkça iş ortakları tarafından talep edilmektedir).

Düzenleme adımları

Proje dokümantasyonunun teslim-alım süreci genellikle şu şekilde ilerler:

1. Hazırlık bildirimi. Tasarımcı, Müşteriye işlerin tamamlandığına dair bildirim gönderir ve dokümantasyonu teslim almaya davet eder.
2. Ön inceleme. Müşteri teslim edilen malzemeleri inceler. Eksiklikler tespit edilirse, kusur listesi veya tutağın imzalanmasına yönelik gerekçeli ret hazırlanır.
3. Eksikliklerin giderilmesi (varsa). Tasarımcı projeyi revize eder.
4. Tutağın hazırlanması. Yüklenici, tutanağı iki nüsha halinde hazırlar.
5. İmzalama. Taraflar, tutanaktaki listenin fiilen teslim edilen malzemelerle uyumluluğunu kontrol eder ve belgeyi imzalar.
6. Nüshaların değişimi. Her taraf kendi imzalı nüshasını alır.

Teslim-teslim alma tutanağı örneği (2026 Şablonu)

Aşağıda, belirli bir projeye uyarlanabilecek evrensel bir şablon sunulmaktadır.

PROJE DOKÜMANTASYONU TESLİM-TESLİM ALMA TUTANAĞI NO __

Şehir: _______________                                                                                             "___" _________ 20__ tarihi

[Daha sonra "Müşteri" olarak anılacak [Müşterinin Tam Unvanı]], [Unvan, Ad Soyad] tarafından, [Ana Sözleşme/Vekaletname No__ tarih __] esasına dayanarak hareket eden, bir tarafta, ve

[Daha sonra "Tasarımcı" olarak anılacak [Yüklenicinin Tam Unvanı]], [Unvan, Ad Soyad] tarafından, [Ana Sözleşme/Vekaletname No__ tarih __] esasına dayanarak hareket eden, diğer tarafta,

birlikte "Taraflar" olarak anılanlar, aşağıdakiler hakkında işbu Tutanağı düzenlemişlerdir:

1. ___ numaralı ve "___" _________ 20__ tarihli proje işlerinin taahhüt sözleşmesine uygun olarak, Tasarımcı "[İnşaat objesinin adı]" objesi için proje dokümantasyonunu teslim etmiş, Müşteri ise bunu kabul etmiştir.

2. Proje dokümantasyonu, tasarım görevine, teknik şartnamelere ve yürürlükteki normatif gerekliliklere (SP, GOST, SanPiN) uygun olarak hazırlanmıştır.

3. Teslim edilen dokümantasyonun içeriği:

| No | Bölüm / cilt adı | Kod (şifre) | Sayfa / dosya sayısı | Not |
|-------|-----------------------------|--------------------|------------------------|------------|
| 1     | Açıklayıcı not       | PZ                 | 1 cilt (150 sf.)         |            |
| 2     | Planlama organizasyon şeması | POS              | 1 cilt (20 sf.)          |            |
| 3     | Mimari çözümler       | AR                 | 2 cilt (100 sf.)        |            |
| 4     | Yapısal çözümler      | KR                 | 1 cilt (80 sf.)          |            |
| 5     | Elektronik veri taşıyıcı        | -                  | 1 adet (USB)            | PDF + DWG  |

4. Müşteri, teslim edilen dokümantasyon hacminin Sözleşme koşullarına uygun olduğunu teyit eder. Yapılan işlerin kalitesi Müşteriyi tamamen memnun etmektedir.

5. İtirazlar ve eksiklikler: [Yok / Tespit edilen eksiklikler Ek No1'de belirtilmiş olup ... tarihine kadar giderilecektir].

6. İşbu Tutanak, eşit hukuki geçerliliğe sahip iki nüsha halinde, Tarafların her biri için birer nüsha olmak üzere düzenlenmiştir.

7. Tarafların, teslim edilen proje dokümantasyonunun hacmi, süreleri ve kalitesi konusunda birbirlerine karşı [itirazları yoktur / itirazları vardır, bkz. madde 5].

TARAFLARIN İMZALARI:

MÜŞTERİ:                                              TASARIMCI:
[Unvan]                                            [Unvan]

____________ / [İmza açıklaması]                   ____________ / [İmza açıklaması]
Kaşe                                                   Kaşe

Teslim formatlarının karşılaştırılması

Düzenlemede sık yapılan hatalar

Tutanak hazırlarken tasarımcılar ve müşteriler genellikle uzmanlık incelemesi veya mahkeme süreçlerinde sorunlara yol açabilecek aşağıdaki hataları yapar:

1. Konunun belirsiz ifadesi. Bölümlerin ve ciltlerin listelenmediği "objeye ilişkin dokümantasyon teslim edildi" ifadesi. Daha sonra önemli bir bölümün (örneğin, "Engellilerin erişiminin sağlanmasına yönelik önlemler") eksik olduğu ortaya çıkarsa, bunun teslim edilmediğini kanıtlamak zor olacaktır.
2. İş aşamasına atıfın bulunmaması. "P" aşamasının (uzmanlık incelemesi için) mi yoksa "R" aşamasının (inşaat için) mi teslim edildiği belirtilmemiştir. Derinlik farklılığı nedeniyle bu önemlidir.
3. Yetkisiz kişi tarafından imzalanması. Tutanak, tüzel kişiden buna ilişkin vekaletnamesi olmayan proje baş mühendisi tarafından imzalanır. Sözleşmede, tutanakları imzalama yetkisine sahip kişilerin açıkça belirtilmesi veya vekaletname düzenlenmesi gerekir.
4. Kabul sürelerinin göz ardı edilmesi. Müşteri, gerekçeli ret göndermeden imzalamayı geciktirir. Tasarımcı, posta yoluyla her adımı bildirimlerle kayıt altına almalıdır.
5. Kodların uyuşmazlığı. Tutanaktaki çizim kodları, levhalardaki kodlarla eşleşmez. Bu durum, inşaatçıların sonraki çalışmalarında kafa karışıklığı yaratır.

SSS

Tutağın noter onayından geçirilmesi gerekir mi? Hayır, proje dokümantasyonu teslim-teslim alma tutanağının noter onayından geçirilmesi gerekmez. Tarafların yetkili temsilcilerinin el yazısı imzaları yeterlidir.

Müşteri tutağı imzalamazsa ne yapılmalı? Ona, tutağı imzalama teklifi ve işlerin hazır olduğuna dair bildirim içeren resmi bir mektup gönderin. Sözleşmede belirtilen süre (veya makul bir süre) içinde yanıt alınamazsa veya gerekçesiz bir ret alınursa, tek taraflı bir tutanak düzenleyin. Müşteri gerekçeli bir ret ile mahkemeye başvurmazsa, bu tutanak geçerli sayılacaktır.

Dokümantasyon parçalı olarak teslim edilebilir mi? Evet, sözleşmedeki iş takviminde öngörülüyorsa. Bu durumda, gerçekleştirilen aşamaların ara teslim-teslim alma tutanağı düzenlenir ve dokümantasyonun belirli bir kısmı (örneğin, yalnızca AR ve KR bölümleri) belirtilir.

Uzmanlık incelemesinden olumlu sonuç alınması tutağı etkiler mi? Devlet veya devlet dışı uzmanlık incelemesinden alınan olumlu sonuç, proje dokümantasyonunun kalitesini teyit eder ancak teslim-teslim alma tutanağının yerine geçmez. Tutanak, malzemelerin fiziksel teslimini ve teslimata ilişkin sözleşme yükümlülüklerinin kapatılmasını kaydeder; uzmanlık incelemesi ise normlara uygunluğu teyit eder. Genellikle nihai tutanak, uzmanlık incelemesinden olumlu sonuç alındıktan sonra imzalanır.