Word'de tedarik sözleşmesini doğru şekilde nasıl düzenlersiniz

Word formatındaki tedarik sözleşmesi, işleminize göre uyarlayabileceğiniz hazır bir şablondur: konuyu, fiyatı, süreleri ve tarafların sorumluluğunu belirtin. Aşağıda belgenin yapısı, zorunlu maddeler ve hatasız doldurma için bir kontrol listesi yer almaktadır.

Sözleşmede mutlaka bulunması gerekenler

Bu maddeler olmadan sözleşme kurulmamış sayılabilir:

Word'de doldurma için adım adım yapı

1. Başlık ve bilgiler

• Tarafların tam unvanları (Tedarikçi ve Alıcı)
• Yasal adresler, vergi kimlik numaraları, ticaret sicil numaraları
• Temsilcilerin yetki dayanakları (ana sözleşme, vekaletname)

2. Sözleşmenin konusu

Malı açıkça tanımlayın:

Tedarikçi, [ad], [stok kodu/model], [miktar], [ölçü birimi] cinsinden malı, Spesifikasyona (Ek No: 1) uygun olarak teslim etmeyi; Alıcı ise bu malı kabul edip ödemeyi taahhüt eder.

3. Fiyat ve ödemeler

• Birim fiyat ve toplam tutar
• Ödeme para birimi
• Koşullar: peşin ödeme, vadeli ödeme, taksitlendirme
• Havale/EFT için banka bilgileri

4. Teslimat koşulları

• Teslimat süresi (belirli tarih veya dönem)
• Teslim yeri (depo, adres, dış ticarette Incoterms koşulları)
• Nakliye ve sigorta masraflarını kimin karşılayacağı
• Malın hazır olduğuna dair bildirim düzeni

5. Mal kabulü

• Miktar ve kalite kontrol süreleri
• Kabul tutanağı formu (standart veya serbest biçim)
• Uyuşmazlıkların ve itirazların tespit düzeni

6. Garanti ve kalite

• Garanti süresi (varsa)
• Kalitesiz malın değiştirilmesi/iade edilmesi koşulları
• Anlaşmazlık durumunda ekspertiz yapılması düzeni

7. Sorumluluk ve mücbir sebepler

• Teslimat veya ödeme gecikmesi için ceza miktarı
• Sorumluluk sınırlaması (varsa)
• Mücbir sebep hallerinin listesi ve bildirim düzeni

8. Süre ve fesih

• Yürürlük tarihi ve sözleşme süresi
• Erken fesih koşulları
• Anlaşmazlıkların çözüm düzeni (itiraz usulü, yetkili mahkeme)

9. Son hükümler

• Sözleşme nüsha sayısı
• Değişiklik ve eklemelerin düzeni (sadece yazılı olarak)
• Bildirimler için iletişim bilgileri

10. Bilgiler ve imzalar

• Banka hesap bilgileri
• Yetkili kişilerin imzaları
• Kaşeler (kullanılıyorsa)

İmzalamadan önce kontrol listesi

Son versiyon öncesinde maddeleri gözden geçirin:

• [ ] Sözleşmenin konusu, "talebe göre mallar" gibi genel ifadeler kullanılmadan açıkça ifade edilmiştir
• [ ] Varsa spesifikasyon numaralandırılmış, imzalanmış ve eklenmiştir
• [ ] Fiyatlar, para birimleri ve ödeme vadeleri hem rakamla hem de yazıyla belirtilmiştir
• [ ] Teslimat süreleri takvim tarihlerine veya net olaylara bağlanmıştır
• [ ] Mal kabul düzeni belirtilmiştir: kim, ne zaman, eksiklikleri nasıl tespit edecek
• [ ] Tarafların sorumluluğu dengeli, cezalar gerçekçidir
• [ ] Anlaşmazlık çözüm düzeni ve uygulanacak hukuk belirtilmiştir
• [ ] Tarafların bilgileri güncellik açısından kontrol edilmiştir
• [ ] Belge düzenleme için .docx, imzalama için .pdf formatında kaydedilmiştir

Sık yapılan hatalar

• Belirsiz sözleşme konusu. Ek spesfikasyon olmadan "talebe göre mal tedariki" gibi ifadeler risk yaratır. Ürün yelpazesini her zaman somutlaştırın.
• Spesifikasyon ekinin bulunmaması. Çok sayıda kalem varsa, ayrı bir ek olmadan sözleşme kullanışsız ve savunmasız hale gelir.
• Mal kabul sürelerinin belirtilmemesi. Net sınırlar olmadan Alıcı kabul tutanağını imzalamayı geciktirebilir, Tedarikçi ise uygulama kontrolünü kaybedebilir.
• Standart sorumluluk ifadeleri. İnternetten kopyalanan maddeler işleminizin özgün durumunu dikkate almayabilir. Gerçek risklere göre uyarlayın.
• İtiraz usulünün göz ardı edilmesi. Zorunlu dava öncesi uzlaştırma olmadan, anlaşmazlığın erken aşamasında zaman ve para kaybedebilirsiniz.

SSS

Farklı tedarikatlar için tek bir sözleşme şablonu kullanılabilir mi?
Evet, eğer şablonda her işlem için değişen eklere (spesifikasyonlara) atıf varsa. Ana kısım değişmez kalır.

Tedarik sözleşmesinin noter onayı gerekir mi?
Hayır, tedarik sözleşmesi adi yazılı şekilde yapılır. Noter sadece kanunda öngörülen özel durumlarda gereklidir (örneğin, limited şirket pay devirlerinde).

Sözleşme nasıl saklanmalı: Word mü yoksa PDF mi?
Düzenlenebilir dosyayı (.docx) iç düzeltmeler için saklayın, imzalı versiyonu ise elektronik imzalarla veya kağıt nüshanın taranmış haliyle değiştirilemez formatta (.pdf) saklayın.

Karşı taraf kendi ifadelerinde ısrar ederse ne yapılmalı?
Riskleri karşılaştırın: değişiklikler sorumluluk, süreler veya mal kabulü ile ilgiliyse bir avukata danışın. Yerine getiremeyeceğiniz koşulları imzalamayın.

Sözleşme tek taraflı feshedilebilir mi?
Sadece sözleşmede veya kanunda açıkça öngörülmüşse mümkündür. Diğer durumlarda her iki tarafın rızası veya mahkeme kararı gerekir.