Word'de Mutabakat Tutanağı Nasıl Düzenlenir: Adım Adım Talimat
Word'deki mutabakat tutanağı serbest formatta düzenlenir, çünkü mevzuat standart bir form öngörmemektedir. Doğru düzenleme için her iki tarafın bilgilerini, mutabakat dönemini, fon hareketlerini (borç/alacak) gösteren bir tabloyu ve nihai bakiyeyi dahil etmek yeterlidir. Belge, anlaşmazlık olmadığını teyit etmek veya borcu sabitlemek amacıyla yetkili kişiler (müdür ve baş muhasebeci) tarafından imzalanır.
Aşağıda yapının detaylı incelemesi, hazır tablo şablonu ve iş ortağıyla mutabakat sırasında hatalardan kaçınmaya yönelik ipuçları yer almaktadır.
Önemli: Mutabakat tutanağı birincil muhasebe belgesi değildir. Yeni yükümlülükler yaratmaz, yalnızca mevcut faturalar, tutanaklar ve ödeme emirlerine dayanarak belirli bir tarihteki hesaplaşma durumunu tespit eder.
Belgenin Yapısı
Tutanağın yasal geçerliliğe sahip olması ve iş ortağının muhasebe departmanı tarafından anlaşılır olması için aşağıdaki zorunlu bölümleri içermelidir:
- Başlık: "Karşılıklı Hesaplaşma Mutabakat Tutanağı" ve numara (giden belgeler için numaralandırma tutuluyorsa).
- Giriş: İki kuruluşun (veya bireysel girişimcinin) unvanları, TIN (Vergi Kimlik Numarası), KPP (Kayıt Nedeni Kodu) ve yasal adresleri.
- Dayanak: Hesaplaşmaların yapıldığı sözleşmeye referans (numara ve tarih). Birden fazla sözleşme varsa, her biri için ayrı tutanaklar düzenlemek daha iyidir.
- Mutabakat Dönemi: Dönemin başlangıç ve bitiş tarihleri ile tutanağın düzenlenme tarihi.
- Tablo Bölümü: Belirtilen dönemdeki işlemlerin detaylandırılması.
- Sonuçlar: Nihai bakiye (kimin kime borçlu olduğu) veya borç bulunmadığına dair ifade.
- İmzalar: Her iki taraftan unvanlar, ad soyad, imzalar ve tarihler.
Word'de Tablo Nasıl Oluşturulur
Yeni başlayanlar için en zor kısım tablonun doğru biçimlendirilmesidir. Word'de, her iki taraftaki fon hareketlerinin görülebildiği klasik yapıyı kullanmak uygundur.
Mutabakat Tutanağı İçin Tablo Örneği
| № | İşlem Tarihi | Dayanak Belge (№, tarih) | İşlemin İçeriği | Borç (rub.) | Alacak (rub.) | Bakiye (rub.) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.02.2026 | 10.01.2026 tarihli 15 No'lu Sözleşme | Dönem başı borç bakiyesi | - | - | 10 000 |
| 2 | 15.02.2026 | 45 No'lu İrsaliye | Mal sevkiyatı | 50 000 | - | 60 000 |
| 3 | 20.02.2026 | 112 No'lu Ödeme Emri | Müşteriden ödeme alınması | - | 30 000 | 30 000 |
| Toplam | Dönem Hareketleri | 50 000 | 30 000 | 30 000 |
Word İçin İpucu: Tablonun düzenleme sırasında "dağılmasını" önlemek için tabloyu seçin, sağ tıklayın → "Otomatik Sığdır" → "İçeriğe Göre Otomatik Sığdır" seçeneklerini izleyin. Tutar sütunları için sağa hizalamayı kullanın.
Tablodan sonra nihai bakiyenin metinsel açıklaması mutlaka belirtilmelidir. Örneğin:
«28.02.2026 tarihi itibarıyla LLC "Romashka"nın LLC "Lyutik"e olan borcu 30 000 (Otuz bin) ruble 00 kopiktir.»
Borç yoksa şu ifade yazılır: «Borç bulunmamaktadır. Muhasebe kayıtlarında herhangi bir uyumsuzluk tespit edilmemiştir.»
Düzenleme İçin Adım Adım Algoritma
- Veri Toplama. 1C veya başka bir muhasebe sisteminden seçilen dönem için ilgili iş ortağına ait dönem sonu bakiye listesini çıkarın.
- Dosya Oluşturma. Word'ü açın, şirketinizin ve iş ortağınızın bilgilerini içeren başlığı ekleyin.
- Tablonun Doldurulması. Muhasebe verilerini tabloya aktarın. Kronolojik sıraya uymak önemlidir.
- Bakiye Kontrolü. Tutanaqtaki nihai bakiyenin muhasebe programınızdaki verilerle eşleştiğinden emin olun.
- İmza Düzenlemesi. "Islak" imzalar için yer bırakın veya dosyayı EDS (Elektronik Belge Yönetimi) için hazırlayın.
Düzenlemede Sık Yapılan Hatalar
Küçük bir yanlışlık bile iş ortağının tutanağı düzeltme için geri göndermesine ve dönemin kapatılma sürecinin uzamasına neden olabilir.
- Yanlış Dönem. Muhasibeler genellikle tutanağın düzenlenme tarihi ile verilerin mutabakat edildiği tarihi karıştırır. Mutabakat her zaman belirli bir dönemin sonu itibarıyla yapılır (örneğin 31 Mart itibarıyla), even if it is signed on April 10.
- Detay Eksikliği. Ödeme emri numarası belirtilmeden "Sözleşme gereği ödeme" ifadesi uyumsuzlukların bulunmasını zorlaştırır. Her zaman birincil belgenin numarasını ve tarihini yazın.
- Para Biriminin Görmezden Gelilmesi. Hesaplaşmalar döviz cinsinden yapılıyorsa, tutanakta döviz cinsinden tutarlar ve işlem tarihindeki TCMB kuru üzerinden (veya sözleşmede öngörülen kur üzerinden) ruble karşılığı belirtilmelidir.
- Yetkisiz Kişinin İmzası. Tutanağı genel müdür dışında bir kişi imzalıyor ise, geçerli bir vekaletnamesi olmalıdır. Aksi takdirde tutanak mahkemede itiraz edilebilir.
Anlaşmazlık Riski: İş ortağı imzalı tutanağı uzun süre geri göndermezse, bu otomatik olarak borcun kabul edildiği anlamına gelmez. Yargı uygulamaları açısından çift taraflı imzalı belgenin varlığı veya gönderildiğine ve gerekçeli reddin alınmadığına dair kanıtların bulunması önemlidir.
SSS: Mutabakat Tutanakları Hakkında Sorular
Mutabakat tutanağında kaşe gerekli mi? 2016 yılından itibaren LLC'ler için kaşe, şirket ana sözleşmesinde açıkça belirtilmediği sürece zorunlu bir unsur değildir. Ancak birçok iş ortağı alışkanlık gereği kaşe basılmasını talep etmektedir. Bu konuyu önceden partnerinizle netleştirmek daha iyidir.
Mutabakat tutanağını e-posta ile gönderebilir miyim? Evet, eğer sözleşmede elektronik belge yönetimi olasılığı belirtilmişse ve yasal açıdan önemli yazışmalar için belirli bir e-posta adresi gösterilmişse. Bu adreslerden gönderilen taranmış kopyalar, gönderenin kimliğinin tespit edilebilmesi koşuluyla mahkemede asıl belgeler gibi geçerlilik taşır.
Uyumsuzluk varsa ne yapılmalı? Tutanağı tamamen imzalamayın. Anlaşmazlık protokolü ile birlikte tutanak düzenleyin: kendi kısmınızı imzalayın, mutabakat sağlanamayan pozisyonları işaretleyin ve eksik belgelerin (irsaliyeler, hizmet tamamlama tutanakları) kopyalarıyla birlikte açıklamaları iş ortağına gönderin.
Hangi dönem için mutabakat yapılmalı? Yasal olarak belirli bir süre öngörülmemiştir. Genellikle mutabakatlar üç aylık olarak (beyanname verilmeden önce) veya yıllık olarak (yıl sonu itibarıyla) yapılır. Ayrıca sözleşmenin feshi durumunda veya baş muhasebecinin değişmesi halinde de mutabakat tutanağı talep edilir.