Word'de İş Tamamlama Tutanaklarının Adım Adım Doldurulması
Word'de iş tamamlama tutanağı şu şekilde doldurulur: Belgenin adını, numarasını ve tarihini, sözleşme bilgilerini, tarafların verilerini, işlerin listesini ve tutarları içeren tabloyu, KDV işaretlemesini ve açıklamalı imzaları belirtin. Bu, belgeyi yasal olarak geçerli kılan temel bilgi setidir. Aşağıda hazır bir şablon yapısı ve imzalama öncesi kontrol listesi bulunmaktadır.
Özetle: Tutanağın bir birincil belgedir. Önemli olan görsel güzelliği değil, 402-FZ sayılı Kanun'a göre zorunlu bilgilerin bulunmasıdır: tarih, işlem içeriği, ölçü birimleri, yetkili kişilerin imzaları.
İçindekiler
Tutanakta neler olmalı
Belgenin yasal geçerliliği için aşağıdaki bilgileri ekleyin:
| Bilgi | Ne belirtilmeli |
|---|---|
| Belge adı | «İş Tamamlama Tutanağı» veya «Teslim ve Kabul Tutanağı» |
| Numara ve tarih | Tutanak sıra numarası ve imza tarihi |
| Dayanak | İşlerin yapıldığı sözleşmenin numarası ve tarihi |
| Taraflar | Tam unvanlar, vergi kimlik numaraları, adresler, temsilcilerin görevleri |
| İş listesi | Somut hizmetler/işler, hacim, yürütme dönemi |
| Maliyet | Birim fiyat, satır toplamı, rakamla ve yazıyla toplam tutar |
| KDV | Ayrı bir satırda: vergi tutarı veya «KDV Hariç» notu |
| İmzalar | Yetkili kişilerin adı soyadı, görevi, açıklamalı imzası |
Sık yapılan hata: İmza açıklamasının eksik olması veya yetki sahibi olmayan bir görevin belirtilmesi. Böyle bir tutanak muhasebe departmanı veya denetim sırasında kabul edilmeyebilir.
Word'de adım adım doldurma
Boş bir belge oluşturun ve blokları sırayla ekleyin:
- Başlık: Belge adı, numara, tarih, sözleşmeye atıf.
- Taraflar: Sipariş veren ve yüklenicinin tam bilgileri.
- Giriş: İşlerin tamamlandığı ve kabul edildiğine dair ifade.
- İş tablosu: «No», «Açıklama», «Birim», «Miktar», «Fiyat», «Tutar» sütunları.
- Toplamlar: Genel toplam, KDV, yazıyla tutar.
- Sonuç: Gerekirse «İtirazımız yoktur» ifadesi.
- İmzalar: Yüklenici ve sipariş veren için ad soyadı ve görev yerleri bulunan iki sütun.
Doldurulmuş şablonu .dotx (Word şablonu) olarak kaydedin — böylece yapıyı yanlışlıkla yapılacak değişikliklerden korur ve yeni tutanakları hızlıca oluşturabilirsiniz.
Kopyalamaya hazır şablon
İŞ TAMAMLAMA TUTANAĞI NO ___
«___» __________ 2026 tarihli
«___» __________ 2026 tarihli ve No ___ sayılı sözleşmeye dayanarak
Yüklenici: ________________________________
Sipariş Veren: ___________________________________
Bu belgeyle, işlerin tam kapsamda tamamlandığı ve sipariş veren tarafından kabul edildiği teyit edilir.
| No | İş Açıklaması | Birim | Miktar | Fiyat | Tutar |
|---|--------------------|----------|--------:|-----:|------:|
| 1 | | | | | |
Toplam: ______________________
KDV Dahil: _____________
Yazıyla Tutar: ______________
Kalite, hacim ve süre açısından itirazımız yoktur.
Yüklenici: _______________ /_______________/
(imza) (ad soyad)
Sipariş Veren: ___________________ /_______________/
(imza) (ad soyad)
KDV ve elektronik format
- KDV Dahil: Vergi oranını ve vergi tutarını ayrı bir satırda belirtin.
- KDV Hariç: Yüklenicinin vergi sistemine bağlı olarak «KDV Hariç», «KDV'ye tabi değildir» veya «Vergisiz (KDV)» yazın.
Elektronik tutanak kabul edilebilir ancak her iki tarafın da nitelikli elektronik imza (NEİ) kullanmasını gerektirir. Basit elektronik imza veya kağıt belgenin taranmış kopyası, muhasebe kayıtları için aslinin yerine geçmez.
Sık yapılan hatalar
- Tutanaktaki tutar ile sözleşmedeki tutarın uyuşmazlığı.
- Dayanak sözleşmenin tarihinin veya numarasının atlanması.
- İşlerin belirsiz tanımlanması («sözleşmeye göre hizmetler» şeklinde detaylandırma olmadan).
- Yetkili kişinin imzasının veya (sözleşmede gerekliyorsa) mührün eksik olması.
- Tutarın sadece rakamla yazılması, yazıyla belirtilmemesi — işleme sırasında hata riskini artırır.
Göndermeden önce kontrol listesini gözden geçirin: Tarafların bilgileri, dayanak, işlerin detaylandırılması, tutarların doğruluğu, KDV işaretlemesi, açıklamalı imzalar.
SSS
Serbest formda tutanak kullanılabilir mi?
Evet, kanun çoğu hizmet için standart bir form öngörmüyor. Önemli olan birincil belgenin zorunlu bilgilerini içermesidir.
Tutanakta mühür gerekli mi?
2016'dan itibaren, şirket sözleşmesinde veya ana sözleşmesinde aksi belirtilmedikçe, LLC'ler ve bireysel girişimciler için mühür zorunlu bir bilgi değildir.
Sipariş veren tutanağı imzalamazsa ne yapılmalı?
Tutanağı iadeli taahhütlü mektupla gönderin. Sözleşmede belirli bir süre içinde itiraz olmaması halinde işlerin otomatik olarak kabul edildiğine dair bir madde varsa, tutanak imzalanmış sayılabilir.
Zaten imzalanmış bir tutanaktaki hata düzeltilebilir mi?
Evet, düzeltilmiş verileri belirten düzeltici tutanak veya ek anlaşma hazırlayın. Birincil belgelerde basit çizimler kabul edilmez.
Bu şablon bireysel girişimciler ve serbest meslek sahipleri için uygun mu?
Evet, yapı evrenseldir. Serbest meslek sahiplerinin «NPD Mükellefi» statüsünü belirtmesi ve «KDV Hariç» işaretlemesi yeterlidir.