Hukuki riskler olmadan yapılan işler tutanağını nasıl düzenlersiniz?

Yapılan işler tutanağı (YİT), hizmetlerin sunulduğunu veya işlerin tamamlandığını, bunların hacmini, maliyetini ve müşterinin herhangi bir itirazının olmadığını teyit eden birincil bir belgedir. Doğru doldurulmuş bir tutanak, ödeme yapılması ve muhasebe kayıtlarında giderlerin düşülmesi için dayanak teşkil eder. Belgenin hukuki geçerliliğe sahip olması için zorunlu unsurları içermesi gerekir: tarih, taraflara ait bilgiler, işlerin detaylı tanımı, tutarlar ve yetkili kişilerin imzaları.

Tutanağın amacı ve hukuki geçerliliği

Yapılan işler tutanağı katı bir standart forma sahip değildir (örneğin kasa fişi gibi), bu nedenle serbest biçimde veya şirket tarafından geliştirilen bir şablona göre hazırlanabilir. Ancak 9 sayılı "Muhasebe Kaydı Hakkında" Federal Kanun ve Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 720. maddesine göre, belge zorunlu unsurları içermelidir.

Tutanağın temel işlevi, iş sonucunun yükleniciden müşteriye geçişini kayda almaktır. Tutanak imzalandığı andan itibaren:

• Müşterinin işleri ödeme yükümlülüğü doğar (sözleşmede aksi öngörülmemişse).
• Yüklenici, hasılatı vergi ve muhasebe kayıtlarına yansıtabilir.
• Garanti süresi işlemeye başlar (sözleşmede belirlenmişse).

Belgenin zorunlu unsurları

Vergi dairesinin giderleri kabul etmesi ve mahkemenin borcu tanıması için tutanakta aşağıdaki unsurlar bulunmalıdır:

1. Belgenin adı ("Yapılan İşler Tutanağı" veya "Sunulan Hizmetler Tutanağı").
2. Düzenlenme tarihi ve yeri.
3. Dayanağa atıf: Tutanakla ilgili sözleşmenin numarası ve tarihi.
4. Taraflara ait bilgiler: Kuruluşların tam unvanları (veya bireysel girişimcinin adı soyadı), TIN (Vergi Kimlik Numarası), KPP (Vergi Dairesi Kodu), yasal adresler.
5. İşlemin içeriği: İşlerin/hizmetlerin ayrıntılı listesi. İfadeler sözleşmenin konusuna uygun olmalıdır.
6. Ölçü birimleri: Ölçü birimleri (adet, saat, m²), miktar, birim fiyat ve toplam tutar.
7. Toplam tutar: Rakamla ve yazıyla.
8. KDV: Ayrılan vergi tutarı veya "KDV'siz" notu (nedenin belirtilmesiyle, örneğin "Yüklenici basitleştirilmiş vergi sistemi uygulamaktadır").
9. Tarafların imzaları: Unvanlar, ad soyad, şahsi imzalar ve imza açıklamaları.

Adım adım talimat: Word'deki şablon nasıl doldurulur?

Word'de tutanak doldururken detaylara dikkat etmek gerekir. Aşağıdaki algoritma önerilir:

1. Belge başlığı. Şehri ve mevcut tarihi belirtin. Belge akışını kolaylaştırmak için tutanağa benzersiz bir numara verin (örneğin, 15.05.2026 tarihli No 1).
2. Giriş bölümü. Müşteri ve Yüklenici'nin tüm bilgilerini girin. Sözleşmeye atıfta bulunun: "...10.01.2026 tarihli ve 45-K sayılı Eser Sözleşmesi uyarınca...".
3. Tablo kısmı. Sütunları olan bir tablo oluşturun: Sıra No, İşin Adı, Ölçü Birimi, Miktar, Fiyat, Tutar.
   • Her pozisyonu ayrı ayrı doldurun.
   • Aritmetiği kontrol edin: Miktar × Fiyat = Tutar.
4. Toplamlar. Tablonun altında toplam tutarı yazıyla tekrarlayın. KDV durumunu net bir şekilde belirtin.
5. İtiraz olmadığının tespiti. Standart ifadeyi ekleyin: "İşler tam hacimde, belirlenen sürelerde gerçekleştirilmiştir. İşlerin kalitesi sözleşme şartlarına uygundur. Tarafların birbirlerine karşı herhangi bir itirazı yoktur."
6. İmzalar. İmzalar, unvanlar ve imza açıklamaları (Soyadı A.) için alan bırakın.

Doğru doldurma örneği

YAPILAN İŞLER TUTANAĞI NO 5 Moskova Şehri 15 Mayıs 2026

LLC "Romashka" (Müşteri) ve Bireysel Girişimci Ivanov I.I. (Yüklenici) aşağıdakiler hakkında bu tutanağı düzenlemiştir:

01.03.2026 tarihli ve 12 sayılı Sözleşme uyarınca Yüklenici aşağıdaki işleri yerine getirmiş, Müşteri ise kabul etmiştir:

| No | Adı | Miktar | Fiyat | Tutar | |---|---|---|---|---| | 1 | Teknik şartnamenin hazırlanması | 1 adet | 10.000 ₽ | 10.000 ₽ | | 2 | HTML sayfalarının düzenlenmesi | 5 adet | 2.000 ₽ | 10.000 ₽ |

Toplam: 20.000 (Yirmi bin) ruble 00 kopek. KDV'ye tabi değildir (Yüklenici basitleştirilmiş vergi sistemi uygulamaktadır).

Hacim, süre ve kalite açısından itiraz yoktur.

Yüklenici: ___________ /Ivanov I.I./ Müşteri: ___________ /Petrov P.P./

Kimin imzalama yetkisi vardır?

Tutanağı yalnızca ilgili yetkilere sahip kişi imzalayabilir.

• Genel Müdür (Bireysel Girişimci): Ana Sözleşme'ye (LLC için) veya kayıt belgesine (Bireysel Girişimci için) dayanarak hareket eder. Ek belgelere gerek yoktur.
• Kuruluş çalışanı: Birincil belgeleri imzalama yetkisine ilişkin vekaletnameye sahip olmalı veya iş sözleşmesinde/iş tanımında belirtilen yetkilere sahip olmalıdır (belirli işlemler için kanun ve ana sözleşme tarafından doğrudan izin verilmişse).

Müşteri tutanağı imzalamayı reddederse ne yapılmalı?

Müşterinin imzalamayı reddetmesi, işlerin kabul edilmediği anlamına her zaman gelmez. Yüklenici için eylem algoritması:

1. Tutanağın posta ile gönderilmesi. Tutanak aslını, alındı makbuzu ve teslim bildirimi ile birlikte yasal adrese değerli mektup olarak müşteriye gönderin.
2. Tek taraflı tutanak. Sözleşmede belirtilen süre içinde (veya makul bir süre içinde, genellikle 7–10 gün) müşteri gerekçeli bir ret göndermezse, yüklenici tek taraflı bir tutanak düzenleyebilir.
3. Delil toplama. Yazışmaları, ara sonuçları, sistemlere erişimleri, fotoğraf kayıtlarını saklayın.

Mahkemede, yüklenici işlerin fiilen yapıldığını ve müşteriye sunulduğunu, imzalamanın reddedilmesinin ise gerekçesiz olduğunu kanıtlayabilirse tek taraflı tutanak geçerli olacaktır. Gerekçeli ret (eksikliklerin listesiyle birlikte), tarafları çift taraflı ihtilaf protokolü hazırlamaya zorlar.

Düzenlemede sık yapılan hatalar

SSS: Yapılan işler tutanakları hakkında sorular

Tutanağın taranmış kopyasını e-posta ile gönderebilir miyim? Evet, sözleşmede elektronik belge değişimi (EBD) imkanı öngörülmüşse veya e-posta yoluyla tarama paylaşımının hukuki geçerliliği varsa. Ancak, nitelikli EBD (NEBD) sistemlerini kullanmıyorsanız, muhasebe kayıtları için "canlı" mühür ve imzalı asıl tercih edilir.

Tutanakta mühür gerekli mi? 2016 yılından itibaren, şirket ana sözleşmesinde aksi belirtilmedikçe, LLC'ler ve Bireysel Girişimciler için mühür bulundurma zorunluluğu kanunen kesin bir gereklilik değildir. Ancak birçok karşı taraf ve devlet kurumu alışkanlıkla bunun bulunmasını talep eder. Şirkette mühür varsa, basmanız daha iyidir.

Yapılan işler tutanağı ile sunulan hizmetler tutanağı arasındaki fark nedir? Hukuki açıdan fark önemlidir: işlerin somut bir sonucu vardır (ölçülebilir, dokunulabilir), hizmetler ise sunulma sürecinde tüketilir. Uygulamada belge formları neredeyse aynıdır, ancak sözleşmenizin konusuna (eser sözleşmesi vs. bedelli hizmet sunumu) uygun doğru terminolojiyi kullanmak önemlidir.

Kaç nüsha tutanak düzenlenmelidir? En az iki — tarafların her biri için birer nüsha. İşleme aracılar katılıyorsa veya devlet kurumlarına sunulması gerekiyorsa, nüsha sayısı artar.