Инструкция: как добавить сотрудника, должность и подразделение в 1С ЗУП
Чтобы добавить сотрудника, должность и подразделение в 1С ЗУП ред. 3.1, сначала создайте их в справочниках, а затем оформите документ «Прием на работу» или карточку сотрудника, указав ИНН и СНИЛС.
Добавление подразделения
Подразделения создаются в справочнике «Подразделения». Доступ к нему можно получить двумя основными способами:
- Через раздел «Настройка».
- Через раздел «Кадры» → «Штатное расписание».
Также создать подразделение можно напрямую через карточку организации в разделе «Организация» главного меню.
При создании обособленного подразделения для корректного зарплатного учета необходимо обязательно установить соответствующую галочку в карточке основной организации.
В форме нового подразделения указываются:
- Наименование подразделения.
- Вышестоящее подразделение (для формирования правильной иерархии в базе).
Создание должности
Новая должность создается в справочнике «Должности», который находится в разделе «Настройка».
Для заполнения наименования должности доступны два варианта:
- Кнопка «Создать» для ручного ввода названия.
- Инструмент «Подбор из ОКПДТР» для выбора стандартизированного названия из классификатора (рекомендуется для избежания ошибок в отчетности).
Если в программе ведется штатное расписание, созданная должность должна быть включена в него через соответствующий документ утверждения штатного расписания. Без этого шага принять сотрудника на эту должность не получится.
Добавление сотрудника
Перед созданием сотрудника рекомендуется убедиться, что нужная должность и подразделение уже существуют в базе.
Сотрудник создается в справочнике «Сотрудники» по пути «Кадры» → «Сотрудники» с помощью кнопки «Создать».
| Обязательное поле | Назначение |
|---|---|
| ФИО | Полное имя физического лица |
| Дата рождения | Идентификация сотрудника и расчет возраста |
| ИНН | Для налогового учета и сдачи отчетности |
| СНИЛС | Для пенсионного учета и взаимодействия с СФР |
Альтернативным и наиболее практичным способом является оформление документа «Прием на работу». Этот документ автоматически создает карточку сотрудника при своем проведении, сразу привязывая его к выбранному подразделению и должности.
Частые ошибки
- Попытка оформить прием на работу до создания должности. Если должность не заведена в справочник и не введена в штатное расписание, система не позволит выбрать ее в документе приема.
- Отсутствие признака обособленности. Если подразделение является обособленным, но галочка в карточке организации не установлена, зарплатные ведомости и отчетность могут сформироваться с ошибками.
- Ручной ввод должности вместо ОКПДТР. Это приводит к расхождениям в наименованиях и возможным штрафам при проверках форм отчетности (например, ЕФС-1).
FAQ
Можно ли создать карточку сотрудника без указания ИНН и СНИЛС?
Нет, в 1С ЗУП эти поля являются обязательными для корректного кадрового учета и формирования регламентированной отчетности.
Что делать, если нужного подразделения нет в списке при приеме на работу?
Необходимо предварительно создать его в справочнике «Подразделения» и, при необходимости, указать вышестоящую структуру. После сохранения справочника оно станет доступно для выбора.
Обязательно ли использовать штатное расписание?
Штатное расписание является обязательным, если оно включено в настройках учетной политики организации. В этом случае любая должность должна быть утверждена соответствующим документом перед использованием.