Оформление кадрового учета в 1С ЗУП: приемы, увольнения и пособия
Кадровый учет в 1С ЗУП редакции 3.1 автоматизирует ключевые процессы работы с персоналом: оформление приема и увольнения, расчет отпусков и начисление социальных пособий. Программа самостоятельно формирует необходимые документы, рассчитывает средний заработок, компенсации и итоговые суммы, а также подготавливает данные для передачи в Социальный фонд России (СФР).
Оглавление
Прием сотрудника на работу
Оформление начинается с создания физического лица и документа «Прием на работу», который находится в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В документе указываются дата приема, количество ставок, вид занятости (основное место или совместительство), подразделение и должность согласно штатному расписанию. Также заполняются сведения об оплате труда, графике работы и испытательном сроке.
Если в организации принят упрощенный порядок, в настройках кадрового учета можно установить флажок «Прием на работу без приказа о приеме».
После проведения документа данные автоматически отражаются в лицевом счете сотрудника и табеле учета рабочего времени.
Оформление увольнения
Для оформления используется документ «Увольнение», доступный в разделе «Приемы, переводы, увольнения» или через отдельную ссылку «Увольнение» в меню «Кадры». В документе указываются дата увольнения, основание в соответствии с ТК РФ и статья увольнения. Программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и другие итоговые начисления при проведении документа. Остаток отпуска всегда определяется программой на дату увольнения. После оформления приказа необходимо передать сведения в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1).
Расчет и проведение отпусков
Отпуска регистрируются документом «Отпуск», который создается в разделе «Зарплата» → «Отпуска». При создании выбирается сотрудник, указываются месяц начисления, даты начала и окончания отпуска, а также виды отпусков (основной, дополнительный и т.д.). Документ может быть создан как на основании заявления сотрудника, так и вручную по графику отпусков. Программа автоматически рассчитывает средний заработок и сумму отпускных на основании данных о зарплате за расчетный период. Выплата отпускных и перечисление НДФЛ фиксируются соответствующими финансовыми документами после расчета.
Начисление пособий и социальных выплат
Работа с пособиями ведется через рабочее место «Пособия за счет ФСС» (ныне СФР), которое включает вкладки для прямых выплат и возмещения расходов. Для корректного расчета больничных и декретных выплат используется механизм запроса сведений о заработке сотрудника из СФР.
Единовременные пособия (например, при рождении ребенка) начисляются через документ «Начисление зарплаты и взносов» или специальный документ «Единовременное пособие» в разделе «Зарплата». Для пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет оформляется отдельный документ с указанием периода оплаты и количества детей.
Способ выплаты пособия (на карту «Мир» или иным способом) настраивается в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты» или в специальных настройках способов выплаты пособий. Без корректной настройки выплата может быть не проведена.
Сравнение кадровых документов
| Процесс | Документ в 1С ЗУП | Раздел меню | Ключевые автоматические расчеты |
|---|---|---|---|
| Прием на работу | Прием на работу | Кадры → Приемы, переводы, увольнения | Отражение в лицевом счете и табеле |
| Увольнение | Увольнение | Кадры → Приемы, переводы, увольнения | Компенсация за неиспользованный отпуск, итоговые начисления |
| Отпуск | Отпуск | Зарплата → Отпуска | Средний заработок, сумма отпускных |
| Пособия | Пособия за счет ФСС / Единовременное пособие | Зарплата | Больничные, декретные, выплаты по уходу за ребенком |
Частые ошибки
- Игнорирование отчета ЕФС-1. При увольнении сотрудника необходимо передать сведения в СФР через отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1). Пропуск этого шага нарушает порядок сдачи отчетности.
- Отсутствие запроса сведений из СФР. Для корректного расчета больничных и декретных выплат требуется использовать механизм запроса данных о заработке сотрудника из фонда.
- Не настроены способы выплаты пособий. Способ выплаты (например, на карту «Мир») должен быть указан в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты» или в специальных настройках.
- Ручное создание приказа при упрощенном порядке. Если в настройках кадрового учета не установлен флажок «Прием на работу без приказа о приеме», программа потребует создания приказа даже при фактическом отсутствии такой необходимости в локальных актах.
FAQ
Как рассчитать остаток отпуска при увольнении? Остаток отпуска всегда определяется программой автоматически на дату увольнения, после чего на его основе рассчитывается компенсация.
Где оформить единовременное пособие при рождении ребенка? Единовременные пособия начисляются через документ «Начисление зарплаты и взносов» или специальный документ «Единовременное пособие», расположенный в разделе «Зарплата».
Можно ли создать документ отпуска без заявления сотрудника? Да, документ «Отпуск» может быть создан вручную по графику отпусков, заявление сотрудника не является строго обязательным условием для формирования документа в интерфейсе программы.