Кадровый учет в 1С: создание штатного расписания и формирование справок

Иван Корнев·18 августа 2026·⏱3 мин

Кадровый учет в 1С: для создания штатного расписания активируйте функцию в настройках, используйте документ «Изменение штатного расписания», а справки формируйте кнопкой «Печать» из карточки сотрудника.

Оглавление

Настройка и создание штатного расписания

Для начала работы необходимо активировать учет штатного расписания в настройках программы. Пути различаются в зависимости от конфигурации:

  • 1С:ЗУП: раздел «Настройка» → «Кадровый учет» → ссылка «Настройка штатного расписания» (установить соответствующий флажок).
  • 1С:Бухгалтерия 8.3: раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты».

Штатное расписание создается или изменяется с помощью специального документа «Изменение штатного расписания», который находится в разделе «Кадры». При создании нового расписания пользователь указывает дату утверждения, подразделения, должности, количество ставок и оклады.

Ведение штатного расписания позволяет при приеме на работу или переводе сотрудников выбирать должности из утвержденного списка, что исключает ошибки и дублирование позиций. Утверждение и изменение структуры организации также фиксируется через этот механизм.

Особенности для Бухгалтерии: для составления актуального штатного расписания воспользуйтесь отчетом «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадры» → «Отчеты по кадрам».

Формирование кадровых справок

Справку с места работы или в произвольной форме проще всего сформировать непосредственно из карточки сотрудника. Для этого откройте карточку нужного работника, нажмите кнопку «Печать» и выберите соответствующий вид справки из выпадающего списка.

Программа автоматически подставляет в справку реквизиты работодателя (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес) и данные работника (ФИО, должность), после чего документ остается только подписать уполномоченным лицам. Существует возможность настроить собственные шаблоны справок в произвольной форме через специальные конструкторы печатных форм.

Помимо справок по месту требования, система позволяет формировать унифицированные документы, такие как справка о заработной плате (для пособий) и 2-НДФЛ, через соответствующие журналы или карточку сотрудника.

Самообслуживание (КОРП): в редакции «1С:ЗУП КОРП» реализована функция заказа справок самими сотрудниками через личный кабинет («Самообслуживание»), что снижает нагрузку на кадровую службу.

Частые ошибки

  • Отсутствие активации функционала: документ «Изменение штатного расписания» не отображается в разделе «Кадры», если предварительно не установлен флажок в настройках кадрового учета.
  • Ручной ввод реквизитов в справках: попытка заполнить данные работодателя вручную вместо использования автоматической подстановки через кнопку «Печать», что ведет к ошибкам в ИНН, КПП или ОГРН.

FAQ

Где найти настройку штатного расписания в 1С:ЗУП?
В разделе «Настройка» → «Кадровый учет» по ссылке «Настройка штатного расписания».

Может ли сотрудник сам заказать справку в 1С?
Да, в редакции «1С:ЗУП КОРП» реализована функция заказа справок через личный кабинет в разделе «Самообслуживание».

Как посмотреть актуальное штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
Сформируйте отчет «Штатные сотрудники» в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадры» → «Отчеты по кадрам».