Как правильно заполнить подраздел 2.1.1 в форме ЕФС-1

Подраздел 2.1.1 формы ЕФС-1 содержит сведения о работнике при приеме на работу, переводе или увольнении. Чтобы заполнить его корректно, необходимо указать личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дату рождения), реквизиты приказа о кадровом событии (номер и дата) и точную дату самого события. Отчет сдается в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Если статья длиннее 3000 знаков, автоматически добавь перед первым H2:

Кто и когда сдает подраздел 2.1.1

Отчитываться по форме ЕФС-1 обязаны все страхователи: организации и индивидуальные предприниматели, имеющие наемных сотрудников. Даже если в штате числится один человек, работодатель должен сдавать отчетность.

Подраздел 2.1.1 заполняется только при наступлении конкретных кадровых событий:

• Прием на работу (в том числе совместительство).
• Увольнение (прекращение трудового договора).
• Перевод на другую постоянную работу или должность.
• Переименование работодателя или изменение наименования должности (если это влияет на трудовые права, например, для льготников).

Сроки сдачи

Строгий дедлайн для подраздела 2.1.1 — не позднее следующего рабочего дня после даты издания соответствующего приказа (распоряжения) или после даты фактического увольнения.

Структура и правила заполнения полей

Форма ЕФС-1 утверждена Постановлением Правления ПФР (ныне функции переданы СФР). Подраздел 2.1.1 состоит из нескольких ключевых блоков. Заполнение ведется в электронном виде через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через бухгалтерские сервисы (1С, Контур и др.).

Основные поля подраздела

1. Регистрационный номер страхователя. Указывается автоматически, если вы авторизованы в системе.
2. Отчетный период. Указывается год и месяц, за который подается отчет (обычно текущий).
3. Признак предоставления сведений. Ставится код «1», если это первичная подача, или «2», если это корректировка ранее поданных сведений.
4. Сведения о работнике:
   • Фамилия, Имя, Отчество. Полностью, без сокращений, как в паспорте.
   • Дата рождения. В формате ДД.ММ.ГГГГ.
   • СНИЛС. Страховой номер индивидуального лицевого счета. Одно из самых важных полей — именно по нему идентифицируется сотрудник в базе СФР.
5. Сведения о кадровом мероприятии:
   • Код мероприятия. Цифровой код, обозначающий тип события (например, «ПРИЕМ» — код 1, «УВОЛЬНЕНИЕ» — код 3, «ПЕРЕВОД» — код 2). Коды строго регламентированы.
   • Дата события. Дата, когда сотрудник фактически приступил к работе, был переведен или уволен.
   • Номер приказа. Номер документа-основания.
   • Дата приказа. Дата подписания приказа руководителем.
6. Трудовая функция (должность). Указывается полное наименование должности согласно штатному расписанию и трудовой книжке. Для профессий, дающих право на досрочную пенсию, указываются дополнительные коды.

Пошаговый алгоритм заполнения

Рассмотрим процесс на примере приема нового сотрудника.

Шаг 1. Подготовка данных

Убедитесь, что у вас есть скан-копии или оригиналы документов сотрудника: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (если ведется бумажная). Проверьте правильность написания ФИО и номера СНИЛС. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к отказу в приеме отчета.

Шаг 2. Выбор типа отчета

В программном обеспечении выберите форму ЕФС-1 и активируйте подраздел 2.1.1. Не нужно заполнять раздел 1 (финансовые сведения) или подраздел 2.2 (сведения об уплате взносов), если в текущем месяце нет других оснований для их подачи (хотя часто ЕФС-1 сдается комплексно, подраздел 2.1.1 может идти отдельным пакетом при срочных кадровых изменениях).

Шаг 3. Ввод личных данных

Заполните блок «Сведения о работнике».

• Пример: Иванов Иван Иванович, 12.05.1990 г.р., СНИЛС 123-456-789 00.

Шаг 4. Ввод данных о событии

Выберите код мероприятия. Для приема на работу это обычно код «1». Укажите дату приема (например, 27.05.2026) и реквизиты приказа № 15-к от 27.05.2026.

Шаг 5. Проверка и отправка

Система автоматически проведет форматно-логический контроль. Если ошибок нет, сформируйте файл подписи электронной подписью (УКЭП руководителя или уполномоченного лица) и отправьте в СФР.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики допускают ошибки при заполнении ЕФС-1. Вот самые распространенные из них:

Штрафы за нарушения

За нарушение сроков или предоставление недостоверных сведений по форме ЕФС-1 предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Штраф составляет 500 рублей за каждого сотрудника, по которому поданы сведения с опозданием или ошибками. При массовых нарушениях штрафы могут суммироваться.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник принят и уволен в одном месяце? Да. Необходимо подать сведения о приеме (подраздел 2.1.1 с кодом 1) в течение следующего дня после приказа о приеме, и сведения об увольнении (подраздел 2.1.1 с кодом 3) в течение следующего дня после приказа об увольнении. Это два отдельных отчета.

Что делать, если ошиблись в фамилии сотрудника? Если отчет уже принят СФР, необходимо подать корректирующий отчет. В нем указывается тот же СНИЛС, но исправленные данные ФИО и признак предоставления сведений «2» (корректирующий).

Как заполнять подраздел для совместителей? Порядок заполнения такой же, как для основных работников. В сведениях о трудовой функции можно указать характер работы (совместительство), если этого требует внутренняя инструкция, но главное — корректно указать дату приема и должность.

Можно ли подать бумажную форму ЕФС-1? Нет. Форма ЕФС-1 принимается только в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Бумажный документооборот для этой отчетности не предусмотрен.

Где взять актуальные коды мероприятий? Коды утверждены в Приложении № 5 к Порядку заполнения формы ЕФС-1. Основные коды: 1 — прием, 2 — перевод, 3 — увольнение, 4 — переименование работодателя. Полный список следует смотреть в актуальной редакции нормативных актов СФР на текущий год.