Как заполнить подраздел 1.3 в форме ЕФС-1
Подраздел 1.3 формы ЕФС-1 используется для передачи сведений о приеме на работу, переводе или увольнении сотрудника. Отчет необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего кадрового приказа. В этом разделе указываются код мероприятия, дата события и основание (приказ). Ошибка в коде или дате может привести к штрафам и необходимости подачи корректирующего отчета.
Важно: С 2023 года единая форма ЕФС-1 заменила собой старые отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ (в части стажа). Подраздел 1.3 отвечает именно за кадровые перемещения (прием, перевод, увольнение).
Если статья длиннее 3000 знаков, автоматически добавь перед первым H2:
Оглавление
- Что такое подраздел 1.3 и когда его сдавать
- Пошаговый алгоритм заполнения
- Коды мероприятий: справочник
- Типичные ошибки и штрафы
- [Часто задаваемые вопросы (FAQ)]#chasto-zadavaemye-voprosy-faq)
Что такое подраздел 1.3 и когда его сдавать
Подраздел 1.3 «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» является частью раздела 1 формы ЕФС-1. Он предназначен для фиксации изменений в трудовых отношениях между работодателем и сотрудником.
Когда подавать отчет:
- Прием на работу: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
- Перевод: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о переводе.
- Увольнение: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении (или внесения записи в трудовую книжку).
Срок исчисляется в рабочих днях. Если приказ издан в пятницу, крайний срок подачи — понедельник (при условии, что это рабочий день). Подача в выходной день технически возможна, но датирована будет следующим рабочим днем, что может считаться нарушением срока.
Пошаговый алгоритм заполнения
Заполнение происходит в программе бухгалтерского учета или через личный кабинет страхователя на сайте Социального фонда России (СФР). Рассмотрим структуру полей подраздела 1.3.
Шаг 1. Идентификация работника
В верхней части подраздела указываются данные сотрудника:
- ФИО: Фамилия, Имя, Отчество (при наличии) полностью, без сокращений.
- Дата рождения: в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС): основной идентификатор. Проверьте актуальность номера.
Шаг 2. Выбор кода мероприятия (ГРАФ)
Это ключевое поле. Необходимо выбрать код, соответствующий кадровому событию. Коды состоят из двух символов (например, ПР, УВ). Полный список приведен ниже.
Шаг 3. Указание даты события
Указывается дата, с которой произошло событие:
- Для приема — дата начала работы согласно трудовому договору.
- Для увольнения — последний день работы.
Дата в отчете должна строго совпадать с датой в приказе и записью в трудовой книжке (если она ведется). Расхождение даже в один день вызовет ошибку при проверке.
Шаг 4. Наименование мероприятия
Поле заполняется автоматически на основе выбранного кода, но требует проверки.
- При приеме указывается должность, профессия или специальность с указанием квалификации (согласно штатному расписанию).
- При переводе указывается новая должность.
- При увольнении причина не пишется, только факт увольнения.
Важно: Должность должна соответствовать Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС) или профессиональным стандартам, если это предусмотрено законом для данной профессии.
Шаг 5. Кадровое основание (Приказ)
Указываются реквизиты документа-основания:
- Номер приказа.
- Дата приказа.
Пример: № 15-к от 20.05.2026.
Шаг 6. Статья Трудового кодекса РФ (для увольнений)
При увольнении (код УВ) обязательно указывается пункт, часть и статья ТК РФ, являющиеся основанием для прекращения трудового договора.
- Пример:
п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ(по соглашению сторон). - Пример:
п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ(несоответствие занимаемой должности).
Для приемов и переводов это поле обычно не заполняется или заполняется добровольно (зависит от версии ПО), но для увольнений оно критично.
Коды мероприятий: справочник
Используйте актуальные коды согласно постановлению Правления ПФР (действующим нормам СФР). Наиболее распространенные:
| Код | Наименование мероприятия | Когда применять |
|---|---|---|
| ПР | Прием на работу | Оформление нового сотрудника или восстановление ранее уволенного. |
| ПЕРЕВ | Перевод на другую работу | Изменение должности, отдела, характера работы. |
| УВ | Увольнение | Прекращение трудовых отношений. |
| ВПЕР | Временный перевод | Перевод на срок до 1 месяца или на период замещения. |
| ДЕКР | Декретный отпуск | Отпуск по беременности и родам. |
| ОТПУСК | Отпуск без сохранения зарплаты | Административный отпуск. |
| СОКР | Сокращение штата | Увольнение по сокращению численности или штата. |
Коды могут обновляться. Всегда проверяйте актуальный классификатор в вашем программном обеспечении или на сайте СФР перед сдачей отчетности.
Типичные ошибки и штрафы
Ошибки в ЕФС-1 приводят к административной ответственности по ст. 15.23.25 КоАП РФ.
Частые ошибки
- Нарушение сроков сдачи. Штраф составляет от 300 до 500 рублей за каждый несданный документ на каждого работника.
- Неверный код мероприятия. Например, использование кода
ПРвместоВПЕРпри временном переводе. Это искажает историю трудовой деятельности. - Ошибка в СНИЛС или ФИО. Приводит к тому, что сведения не привязываются к лицевому счету гражданина. Требуется подача отрицательного отчета (аннулирующего) и нового корректного.
- Некорректное наименование должности. Использование разговорных названий вместо штатных.
- Отсутствие статьи ТК РФ при увольнении. Без указания основания увольнение считается оформленным с нарушением.
Как исправить ошибку
Если ошибка обнаружена после отправки:
- Сформируйте отчет с тем же подразделом 1.3.
- Укажите тот же самый СНИЛС и дату события.
- В признаке отчета укажите «Отменяющий» (или используйте специальный код отмены, зависящий от ПО, часто это повторная отправка с нулевыми значениями или специальным маркером аннулирования).
- Отправьте корректный отчет с правильными данными.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник принят и уволен в один день?
Да, нужно сдать два отчета (или один сводный, зависящий от настроек ПО): один на прием (ПР), другой на увольнение (УВ). Срок для каждого — не позднее следующего рабочего дня после соответствующего приказа.
Что делать, если ошиблись в дате приказа? Необходимо подать отменяющий отчет на неверные данные и затем направить правильный. Просто отправить новый отчет с новой датой нельзя — в системе будут висеть два противоречащих друг другу события.
Обязательно ли указывать статью ТК РФ при приеме на работу?
Нет, при мероприятиях ПР (прием) и ПЕРЕВ (перевод) указание статьи ТК РФ не требуется. Это поле обязательно только для увольнений.
Можно ли подать ЕФС-1 задним числом? Технически система может принять отчет с прошлой датой, но это будет считаться нарушением срока сдачи, если прошло более одного рабочего дня с момента издания приказа. За просрочку грозит штраф.