Как заполнить подраздел 2.3 в ЕФС-1 без ошибок

Подраздел 2.3 формы ЕФС-1 предназначен для фиксации конкретных кадровых мероприятий: приема на работу, перевода, увольнения, а также приостановления и возобновления трудового договора. Главная задача при заполнении — верно указать код мероприятия (КМ) и дату события, которая должна строго соответствовать дате в приказе и трудовом договоре. Ошибка в коде или дате приведет к отказу в приеме отчета и необходимости подачи корректировки.

Что такое подраздел 2.3 и когда его сдают

Единая форма сведений (ЕФС-1) заменила собой привычные отчеты СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. Она состоит из нескольких разделов, но подраздел 2.3 «Сведения о трудовой деятельности» является самым динамичным.

Когда нужно подавать сведения:

• Прием, перевод, увольнение: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (события).
• Выбор формы трудовой книжки (электронная/бумажная): до 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления работником.
• Переименование компании: не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем переименования.

Структура подраздела 2.3: ключевые поля

Заполнение ведется в персонифицированном учете. На каждого сотрудника формируется отдельный блок данных.

1. Идентификация сотрудника

• ФИО: Полностью, как в паспорте.
• СНИЛС: Основной идентификатор. Проверьте отсутствие пробелов и дефисов, если форма требует цифровой формат.
• Дата рождения: Указывается при первичной подаче сведений на нового сотрудника.

2. Код мероприятия (КМ)

Это самый критичный элемент подраздела 2.3. Каждый кадровой действие имеет свой цифровой код.

3. Дата события

Дата, указанная в подразделе 2.3, должна совпадать с датой фактического наступления события (дата приказа, дата увольнения, дата заявления о выборе ЭТК).

Пошаговый алгоритм заполнения

1. Определите тип события. Если сотрудник принят и сразу переведен внутри одного отчетного периода, эти действия могут требовать отдельных строк или комбинированного подхода в зависимости от обновлений ПО для сдачи отчетности. Обычно каждое изменение статуса оформляется отдельным блоком.
2. Заполните реквизиты приказа. Для приемов, переводов и увольнений обязательно укажите номер и дату приказа (распоряжения), на основании которого совершено действие.
3. Укажите основание (для увольнений). В поле «Основание прекращения трудового договора» впишите статью Трудового кодекса РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — соглашение сторон).
4. Проверьте наименование должности. Оно должно строго соответствовать штатному расписанию и, если должность предусматривает льготы или досрочную пенсию, — Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС) или профессиональным стандартам.

Частые ошибки при заполнении ЕФС-1 (раздел 2.3)

1. Неверный код мероприятия. Использование устаревших кодов или путаница между «Переводом» и «Изменением трудовой функции». Если меняется только зарплата без изменения должности и отдела — это не всегда перевод, уточняйте формулировки в ТК РФ.
2. Ошибка в дате. Дата события раньше даты предыдущего отчета по этому сотруднику (нарушение хронологии). Система СФР может отклонить такой файл.
3. Отсутствие данных о выборе ЭТК. При приеме на работу после 2021 года по умолчанию ведется электронная трудовая книжка. Однако, если сотрудник написал заявление о ведении бумажной ТК, это нужно отразить кодом ВЫБОР ТК.
4. Дублирование сведений. Повторная отправка данных о событии, которое уже было успешно принято фондом. Перед отправкой проверяйте статус ранее сданных отчетов.
5. Некорректное основание увольнения. Указание статьи ТК РФ без части и пункта, либо указание несуществующей комбинации.

Чек-лист: что проверить перед отправкой в СФР

Перед тем как подписать файл усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправить его, пройдитесь по следующему списку:

• [ ] Хронология: Даты событий логичны (увольнение не может быть раньше приема, перевод не может быть раньше даты создания должности).
• [ ] СНИЛС: Совпадают ли номера СНИЛС в отчете с данными в карточке сотрудника? Ошибка в одной цифре приведет к тому, что сведения «потеряются» или лягут на чужой счет.
• [ ] Коды мероприятий: Соответствуют ли выбранные коды (ПРИЕМ, ПЕРЕВОД и т.д.) реальным кадровым действиям?
• [ ] Основания увольнений: Проверены ли ссылки на статьи ТК РФ?
• [ ] Наименования должностей: Нет ли опечаток в названиях должностей, особенно если они влияют на спец. оценку условий труда (СОУТ)?
• [ ] Формат файла: Соответствует ли XML-файл актуальной схеме формата обмена (проверьте версию схемы в вашем ПО).
• [ ] Тестовая отправка: Если сотрудников много, рекомендуется сначала отправить файл с одним тестовым сотрудником (или использовать режим тестирования в ЛК страхователя), чтобы убедиться в корректности структуры.

FAQ: Вопросы по подразделу 2.3

Что делать, если пришла квитанция об ошибке? Если СФР прислал протокол входного контроля с ошибкой, необходимо исправить недочет (например, поменять дату или код) и отправить отчет заново с признаком «Корректирующий». В корректирующем отчете указываются те же данные, но с правильными значениями.

Нужно ли сдавать нулевой отчет по подразделу 2.3? Нет. Если в отчетном периоде не было никаких кадровых событий (приемов, увольнений, переводов, заявлений о выборе ТК), то подраздел 2.3 не формируется и не сдается. Отправляется только раздел 1 (если есть застрахованные лица) или ничего, если деятельность не велась.

Как отражать дистанционных работников? Порядок заполнения одинаков для всех. В графе «Место работы» может указываться формулировка о дистанционном характере, если это предусмотрено трудовым договором, но основной упор делается на код мероприятия (ПРИЕМ) и дату.

С какой даты считается «следующий рабочий день»? Это день, следующий за днем издания приказа или наступления события, исключая выходные и праздничные дни вашей организации. Если организация работает по графику пятидневки, а событие случилось в субботу, срок подачи начинается с понедельника.