Как заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдается при каждом кадровом событии: приеме, увольнении, переводе или заключении договора ГПХ. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или наступления события. Для заполнения потребуются данные сотрудника (СНИЛС, ФИО), реквизиты приказа и код выполняемой функции по классификатору ОКЗ.
Ниже приведена подробная инструкция по заполнению каждого поля, сроки сдачи для разных ситуаций и разбор типичных ошибок, приводящих к отказу в приеме отчета.
Оглавление
Сроки сдачи отчетности
Важно различать срочные и ежемесячные события. Ошибка в сроке может привести к штрафу.
| Тип события | Срок подачи ЕФС-1 (подраздел 1.1) |
|---|---|
| Прием на работу | Не позднее следующего рабочего дня |
| Увольнение | Не позднее следующего рабочего дня |
| Начало договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня |
| Окончание договора ГПХ | Не позднее следующего рабочего дня |
| Перевод на другую постоянную работу | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Переименование работодателя | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| Присвоение новой квалификации | До 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
Если дата события выпадает на выходной или праздник, срок «следующего рабочего дня» сдвигается на первый рабочий день после выходных. Это касается только срочных событий (прием/увольнение/ГПХ).
Структура отчета: три обязательных шага
Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа и нескольких разделов. Для подраздела 1.1 критически важны три части.
Шаг 1. Титульный лист
Заполняется один раз на весь отчет. Укажите:
- Регистрационный номер страхователя в СФР.
- ИНН/КПП организации (или ИП).
- Наименование организации.
- Код ОКВЭД (основной вид деятельности).
- Контактный телефон и email.
Шаг 2. Раздел 1 (Сведения о застрахованном лице)
Это «паспорт» сотрудника в отчете. Без корректного заполнения этого раздела подраздел 1.1 не примут.
- СНИЛС: основной идентификатор. Проверяйте контрольное число.
- ИНН: заполняется при наличии.
- ФИО: полностью, без сокращений, как в паспорте.
- Дата рождения: в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Гражданство: код страны (643 — для РФ).
Шаг 3. Подраздел 1.1 (Сведения о трудовой деятельности)
Здесь фиксируется само событие. Каждая строка таблицы — это одно действие по одному сотруднику.
Ключевые поля таблицы:
- Дата мероприятия: дата издания приказа или фактического наступления события (например, последний день работы при увольнении).
- Мероприятие: выбирается код из справочника (ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ, ПЕРЕВОД и т.д.).
- Трудовая функция: должность, профессия или специальность с указанием квалификации. Для ГПХ указывается вид работ или услуг.
- Код выполняемой функции (ОКЗ): 4-значный код из Общероссийского классификатора занятий. Обязателен для заполнения.
- Основание: реквизиты документа (номер и дата приказа, договора).
Разбор конкретных ситуаций
Прием на работу
- Мероприятие:
ПРИЕМ. - Дата: день начала работы (обычно совпадает с датой приказа).
- Трудовая функция: пишите точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре.
- Код ОКЗ: подберите код, соответствующий должности (например, 2411 для бухгалтера, 5223 для продавца).
Увольнение
- Мероприятие:
УВОЛЬНЕНИЕ. - Дата: последний день работы сотрудника.
- Причина увольнения: указывается статья ТК РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
- Основание: приказ об увольнении.
При увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон убедитесь, что дата в приказе и дата в отчете совпадают. Расхождение даже в один день вызовет ошибку в базе СФР.
Договор ГПХ (гражданско-правового характера)
Для исполнителей по договорам ГПХ (подряда, оказания услуг) правила отличаются от трудовых договоров.
- Начало работ: мероприятие
НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ. Срок — следующий рабочий день после даты начала действия договора. - Окончание работ: мероприятие
ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ. Срок — следующий рабочий день после даты окончания (подписания акта). - Трудовая функция: не заполняется в привычном смысле, указывается характер работ.
- Код ОКЗ: обязателен, выбирается по виду выполняемых работ.
Перевод и переименование
- Перевод: используется, если меняется должность, отдел или условия труда. Срок сдачи — до 25 числа следующего месяца.
- Переименование: если изменилось название компании или должности (без изменения трудовой функции). Также сдается до 25 числа следующего месяца.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие кода ОКЗ. Это самая массовая причина возврата отчета. Код должен быть действующим на дату события.
- Неверная дата события. Для приема и увольнения дата в отчете должна строго соответствовать дате в приказе. Нельзя указывать «авансовые» или «прошлые» даты.
- Путаница в сроках. Подача перевода в срок «следующего дня» (как при приеме) или приема в срок «до 25 числа» приведет к нарушению регламента, хотя технически система может принять файл.
- Опечатки в СНИЛС. Одна неверная цифра сделает отчет бесполезным, так как система не сможет привязать событие к лицевому счету работника.
- Дублирование событий. Нельзя подавать два раза одно и то же событие (например, два приема). Если ошиблись, нужно подать форму с признаком отмены предыдущей записи, а затем — корректную.
FAQ
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник принят и уволен в один день? Да. Необходимо подать сведения о приеме (не позднее следующего дня) и сведения об увольнении (также не позднее следующего дня). Это две отдельные строки в отчете.
Что делать, если ошиблись в коде ОКЗ? Если отчет уже принят СФР, нужно подать корректирующую форму. Сначала отмените ошибочную запись (поставьте признак отмены), затем подайте новую строку с верными данными.
Как заполнить подраздел 1.1 на директора-учредителя? Так же, как и на любого другого сотрудника. Факт наличия трудового договора с генеральным директором обязывает работодателя подавать сведения о его приеме и увольнении в общем порядке.
Нужно ли сдавать отчет, если сотрудник работает удаленно? Да, форма трудоустройства (удаленная или офисная) не влияет на обязанность подачи ЕФС-1. В подразделе 1.1 это никак отдельно не маркируется, главное — верно указать трудовую функцию и код ОКЗ.