Полная инструкция: Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в 1С ЗУП

Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в 1С ЗУП редакции 3.1 осуществляется через единый центр управления кадрами, расположенный в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». Ниже приведена пошаговая инструкция по работе с основными кадровыми событиями.

Оформление приема на работу

Процесс приема сотрудника состоит из двух ключевых этапов: создания карточки физического лица и регистрации трудового договора.

1. Создание сотрудника: Сначала необходимо внести работника в справочник «Физические лица», указав ФИО, дату рождения и пол. Затем создается элемент в справочнике «Сотрудники», привязанный к этому физлицу.
2. Заполнение личных данных: В карточке сотрудника по ссылке «Личные данные» вносятся паспортные сведения, адрес регистрации, контактная информация и данные о воинском учете.
3. Документ «Прием на работу»: Создается через кнопку «Создать» в журнале кадровых документов или непосредственно из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ».
4. Обязательные поля: В документе указываются дата приема, подразделение, должность, график работы, условия оплаты труда и вид занятости (основное место или совместительство).
5. Массовый прием: Для оформления нескольких сотрудников одновременно используется документ «Прием на работу списком».

Оформление перевода сотрудника

Для изменения условий труда (должности, подразделения, ставки, графика) применяется документ «Кадровый перевод».

• Виды перевода: Документ позволяет оформить как постоянный, так и временный перевод; для временного перевода дополнительно указывается дата окончания действия изменений.
• Заполнение документа: На вкладке «Главное» отмечается факт смены должности или подразделения, а на вкладке «Оплата труда» корректируются плановые начисления и размер ставки.
• Изменение ставки: Для перевода с неполной ставки на полную (или наоборот) также используется этот документ, где меняется параметр «Ставка» и при необходимости график работы.
• Массовый перевод: При изменении параметров у группы сотрудников (например, при реорганизации отдела) используется документ «Кадровый перевод списком».
• Перевод к другому работодателю: Если организация входит в холдинг, может использоваться специализированный документ «Перевод к другому работодателю», который фиксирует увольнение в одной организации и прием в другой.

Оформление увольнения

Расторжение трудового договора регистрируется документом «Увольнение», который формирует приказ и данные для расчета окончательного расчета.

• Создание документа: Документ создается в разделе «Приемы, переводы, увольнения» или по кнопке «Оформить документ» в карточке сотрудника.
• Основные реквизиты: Необходимо указать дату увольнения, основание (статью ТК РФ), статью увольнения для статистической отчетности и месяц отражения события.
• Отчетность ЕФС-1: После проведения документа программа автоматически подготавливает сведения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 для передачи в Социальный фонд России (СФР).
• Компенсации и выплаты: На основании документа «Увольнение» можно создать документ «Выплата бывшим сотрудникам» для начисления компенсации за неиспользованный отпуск и выходных пособий.
• Массовое увольнение: В версии КОРП и некоторых других конфигурациях доступен документ «Увольнение списком» для одновременного оформления прекращения договоров с несколькими работниками.

Важные нюансы работы с документами

• Дата кадрового события в документе не обязана совпадать с датой приказа, но должна соответствовать фактической дате начала или прекращения трудовых отношений.
• После проведения любого кадрового документа следует проверить корректность отражения данных в отчетах, например, «Кадровая история сотрудников» или «Штатная расстановка».

Частые ошибки

• Неверный способ создания документа. Создание кадрового документа напрямую из общего журнала без привязки к карточке сотрудника требует ручного заполнения всех полей, что повышает риск ошибок и дублирования данных.
• Игнорирование этапа создания физического лица. Попытка оформить прием без предварительного внесения человека в справочник «Физические лица» и создания связанного элемента в справочнике «Сотрудники» приведет к некорректному ведению учета.
• Путаница с датами. Указание даты приказа вместо фактической даты начала или прекращения трудовых отношений в поле даты кадрового события нарушает хронологию стажа.

FAQ

Как оформить перевод с 0,5 ставки на полную в 1С ЗУП? Для этого используется документ «Кадровый перевод». В нем необходимо изменить параметр «Ставка» и при необходимости скорректировать график работы на вкладке «Оплата труда».

Формируется ли отчет ЕФС-1 автоматически при увольнении? Да, после проведения документа «Увольнение» программа автоматически подготавливает сведения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 для передачи в Социальный фонд России.

Где в программе находятся все кадровые события? Единый центр управления кадрами расположен в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».