Оформление приема сотрудника на работу в 1С: ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 8.3
Чтобы принять сотрудника на работу в 1С, нужно создать его карточку в справочнике, оформить документ «Прием на работу», указать должность, условия оплаты и данные трудового договора, а затем провести документ и сформировать отчет ЕФС-1. Алгоритм схож для ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3, но отличается расположением меню и полнотой функционала.
Прием в 1С:ЗУП 3.1
В ЗУП кадровый учет ведется наиболее полно, поэтому процесс состоит из нескольких обязательных этапов:
- Создание карточки сотрудника. Перейдите в раздел «Кадры» → «Работа с кадрами» или «Сотрудники» и создайте новый элемент справочника «Сотрудники», если работник еще не числится в базе. Заполните поле «Полное имя» и проверьте, нет ли задвоений по физическим лицам, чтобы избежать ошибок в отчетности.
- Заполнение персональных данных. В карточке сотрудника укажите паспортные данные, адрес регистрации и контактную информацию, так как эти сведения необходимы для формирования документов и отчетов ЕФС-1.
- Оформление документа «Прием на работу». Из карточки сотрудника нажмите кнопку «Оформить документ» и выберите «Прием на работу», либо создайте его через журнал «Кадровые документы».
- Указание условий труда. Заполните дату приема, должность, подразделение, график работы и размер оплаты труда; на вкладке «Трудовой договор» внесите номер и дату договора.
- Печать форм. После проведения документа можно распечатать приказ о приеме (форма Т-1 или собственная форма) и трудовой договор непосредственно из программы.
Прием в 1С:Бухгалтерия 8.3
В «Бухгалтерии» функционал кадрового учета базовый и подходит для небольших организаций:
- Регистрация физического лица. Зайдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Физические лица» и создайте нового человека, если он отсутствует в базе.
- Создание кадрового документа. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и нажмите кнопку «Создать», выбрав вид документа «Прием на работу».
- Заполнение реквизитов. Выберите созданное ранее физическое лицо, укажите должность, трудовую функцию, дату приема и условия оплаты труда.
- Назначение трудового договора. На соответствующей вкладке заполните данные договора или нажмите кнопку «Назначить», чтобы система автоматически сгенерировала шаблон для печати.
- Проведение и проверка. Проведите документ и убедитесь, что сотрудник попал в штатное расписание и плановые начисления зарплаты.
Важные нюансы
- В обеих программах после проведения документа «Прием на работу» рекомендуется сразу формировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1), так как сведения о приеме необходимо сдавать не позднее следующего рабочего дня.
- Если в организации используется ЭДО, документ о приеме и трудовой договор можно отправить сотруднику на подписание прямо из интерфейса 1С.
- Для массового приема нескольких сотрудников в ЗУП предусмотрена специальная обработка «Прием на работу списком», которая ускоряет ввод данных.
Частые ошибки
- Задвоение физических лиц. Перед созданием карточки всегда проверяйте справочник, чтобы избежать задвоений по физическим лицам и последующих ошибок в отчетности.
- Пропуск сроков сдачи ЕФС-1. После оформления приема необходимо сформировать и сдать отчет ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
- Непроверенное проведение документа. В Бухгалтерии 8.3 после проведения документа обязательно убедитесь, что сотрудник попал в штатное расписание и плановые начисления зарплаты.
FAQ
Как отправить документы сотруднику при приеме на работу? Если в организации используется ЭДО, документ о приеме и трудовой договор можно отправить сотруднику на подписание прямо из интерфейса 1С.
Как принять сразу несколько сотрудников в ЗУП? Для массового приема нескольких сотрудников в ЗУП предусмотрена специальная обработка «Прием на работу списком», которая ускоряет ввод данных.
Какие отчеты нужно сдавать после приема сотрудника? После проведения документа «Прием на работу» рекомендуется сразу формировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1), так как сведения о приеме необходимо сдавать не позднее следующего рабочего дня.