Оформление отпуска и увольнения в 1С 8.3: пошаговое руководство

Чтобы корректно провести кадровые события, важно знать, как оформить отпуск и увольнение в 1С 8.3. Процедура требует последовательного создания документов в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» или «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) для точного расчета среднего заработка, компенсаций и формирования обязательной отчетности.

Оформление отпуска в 1С 8.3

Перед расчетом отпускных убедитесь, что у сотрудника накоплены дни ежегодного оплачиваемого отдыха.

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Все начисления» (для Бухгалтерии) или «Отпуска» (для ЗУП).
2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Отпуск».
3. Выберите сотрудника из справочника и укажите организацию.
4. Заполните период отдыха: после ввода дат начала и окончания программа автоматически рассчитает количество календарных дней.
5. Укажите месяц начисления и вид отпуска (например, «Ежегодный основной оплачиваемый»).
6. Нажмите «Рассчитать». Система заполнит суммы среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов.
7. Проведите документ. При необходимости распечатайте приказ по форме Т-6 или записку-расчет.

Оформление увольнения сотрудника

Документ «Увольнение» фиксирует прекращение трудового договора и служит основанием для итогового финансового расчета.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учет» (или «Приемы, переводы, увольнения») → «Кадровые документы».
2. Нажмите «Создать» → «Увольнение».
3. Выберите увольняемого сотрудника и установите дату увольнения (последний рабочий день).
4. Заполните основание увольнения со ссылкой на статью ТК РФ и внесите реквизиты приказа.
5. Для автоматического расчета компенсации за неиспользованный отдых перейдите по ссылке «Компенсация отпуска» внутри документа и выполните расчет.
6. Проведите документ.
7. Сформируйте и отправьте отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) в СФР — это обязательная процедура при расторжении договора.
8. Создайте документ «Выплата» или «Ведомость на выплату зарплаты» на основании проведенного увольнения для выдачи окончательного расчета.

Отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник использует оставшиеся дни отдыха перед уходом из компании, дата увольнения в программе указывается как последний день отпуска, а не день перед его началом.

Порядок действий:

1. Сначала оформляется и проводится документ «Отпуск» для начисления отпускных.
2. Затем создается документ «Увольнение» датой окончания периода отдыха.

Компенсация за оставшиеся дни в этом случае не выплачивается, так как они используются фактически.

Частые ошибки

• Неверная дата увольнения при отпуске с последующим увольнением. Ошибочно ставить дату последнего рабочего дня перед началом отдыха. В 1С нужно указывать последний календарный день самого отпуска.
• Отabsence отчета ЕФС-1. Бухгалтеры иногда забывают сформировать подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 и отправить его в СФР после проведения документа об увольнении.
• Игнорирование остатка дней. Попытка рассчитать отпускные без предварительной проверки доступного остатка дней ежегодного оплачиваемого отпуска у сотрудника.

FAQ

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении? В документе «Увольнение» предусмотрена специальная ссылка «Компенсация отпуска». Перейдите по ней, и программа выполнит автоматический расчет суммы на основании накопленных дней и среднего заработка.

Можно ли оформить отпуск без сохранения зарплаты через документ «Отпуск»? Да, используется тот же самый документ «Отпуск». Главное отличие заключается в выборе соответствующего вида отсутствия, после чего система не будет производить расчет среднего заработка.

Где создать документ на выплату окончательного расчета при увольнении? После проведения документа «Увольнение» необходимо создать документ «Выплата» или «Ведомость на выплату зарплаты» на его основании.