Оформление кадрового учета в 1С ЗУП: от приема до начисления зарплаты

Кадровый учет в 1С ЗУП редакции 3.1 включает оформление приема, увольнения и расчет выплат. Программа автоматизирует приказы, формирует отчетность ЕФС-1 и выполняет итоговые расчеты.

Прием сотрудников на работу

Оформление приема начинается с регистрации нового сотрудника в справочнике «Сотрудники», который находится в разделе «Кадры». Для создания кадрового приказа используется документ «Прием на работу». Сформировать его можно двумя способами: через меню «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или с помощью кнопки «Оформить документ» непосредственно в карточке сотрудника.

При заполнении документа необходимо указать следующие параметры:

• Дата приема — фактическая дата начала работы, которая может отличаться от даты создания самого приказа.
• Количество ставок — доля занятости в штатном расписании.
• Вид занятости — основное место работы или совместительство.

Программа поддерживает оформление дистанционных работников и автоматически формирует обязательную отчетность ЕФС-1 при приеме на работу.

Увольнение сотрудников

Для оформления расторжения трудового договора создается документ «Увольнение» в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В документе выбирается нужный сотрудник, указывается дата увольнения и основание в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.

На вкладке «Условия увольнения» фиксируется причина расторжения договора и данные, необходимые для итогового расчета. После проведения документа система выполняет следующие действия:

1. Автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск.
2. Формирует сведения ЕФС-1 подраздела 1.1 для последующей передачи в Социальный фонд России (СФР).
3. Позволяет распечатать приказ на увольнение и подготовить необходимые справки для сотрудника.

Начисление выплат и зарплаты

Расчет заработной платы выполняется с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» в профильном разделе программы. Итоговый расчет включает не только базовую зарплату, но и НДФЛ, страховые взносы и другие удержания согласно установленным настройкам.

Для нестандартных ситуаций предусмотрена предварительная настройка:

• Разовые начисления (например, премии или материальная помощь) настраиваются в разделе «Настройка» → «Начисления» с указанием назначения и параметров налогообложения.
• Документы-основания (больничные листы, отпуска) могут проводиться одновременно с общим начислением, что исключает дублирование данных.

Сама выплата средств фиксируется отдельными документами, такими как «Ведомость на выплату». В них детализируются способ и место получения средств сотрудником.

Частые ошибки

• Дублирование данных при расчете. Ошибка возникает, если документы-основания (больничные, отпуска) не проводятся одновременно с начислением зарплаты. Совместное проведение исключает дублирование информации в системе.
• Путаница с датами в приказе. Пользователи часто не учитывают, что фактическая дата приема сотрудника на работу может отличаться от даты создания и регистрации самого кадрового приказа.

FAQ

Какие отчеты формируются автоматически при кадровых изменениях? При приеме и увольнении программа автоматически формирует сведения ЕФС-1 (включая подраздел 1.1 при увольнении) для передачи в Социальный фонд России (СФР).

Как оформить разовые выплаты сотрудникам? Разовые начисления, такие как премии или материальная помощь, предварительно настраиваются в разделе «Настройка» → «Начисления» с указанием назначения и параметров налогообложения.

Что включает в себя итоговый расчет при увольнении? Система автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, а также учитывает все настройки для формирования окончательной суммы к выплате на вкладке «Условия увольнения».