Полное руководство по работе с системой СБИС: отчетность и документооборот

СБИС (Saby) — система для сдачи электронной отчетности в контролирующие органы и обмена юридически значимыми документами через ЭДО. Работать с системой можно через браузер или мобильное приложение, используя квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Как сдать отчетность в СБИС

Система Saby Report позволяет сдавать электронную отчетность в ФНС, СФР (Пенсионный фонд и ФСС), Росстат, ФСРАР, Росприроднадзор и другие контролирующие органы.

Подготовка к сдаче отчета

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП/ЭЦП), выданная удостоверяющим центром из сети доверения ФНС. Подготовьте все необходимые данные: финансовые показатели, сведения о сотрудниках и другие показатели.

Создание и отправка отчета

Шаг 1. Вход в систему Перейдите на официальный сайт online.sbis.ru и войдите в личный кабинет, используя логин и пароль.

Шаг 2. Создание отчета В разделе «Отчетность» выберите вкладку «Создать отчет». В появившемся списке выберите нужный тип документа (например, налоговая декларация по НДС, ЕФС-1, РСВ). Заполните отчет вручную или импортируйте данные из бухгалтерских программ (1С, Excel) — система автоматически преобразует их в нужный формат.

Шаг 3. Проверка отчета СБИС автоматически проверяет заполненный отчет на наличие ошибок и соответствие алгоритмам госорганов. Рекомендуется также провести ручную проверку всех введенных данных.

Шаг 4. Подписание электронной подписью Подключите носитель с КЭП к компьютеру. После проверки нажмите кнопку «Подписать» — система запросит использование вашей ЭЦП.

Шаг 5. Отправка отчета Нажмите кнопку «Отправить» — СБИС автоматически направит отчет в выбранный государственный орган. Система покажет статус отправки: «Отправлено», «Принято» или «Ошибка».

Дополнительные возможности

• Календарь бухгалтера — показывает сроки сдачи отчетности с учетом специфики бизнеса и региона, отправляет уведомления по SMS или email
• Сверка расчетов — возможность сверки с бюджетом (ЕНС) и по НДС в реальном времени
• Архив отчетов — хранение всех отправленных документов с возможностью скачивания копий и квитанций

Работа с электронным документооборотом

СБИС ЭДО (Saby Docs) — система для обмена юридически значимыми электронными документами с контрагентами, клиентами и контролирующими органами.

Подключение ЭДО

Шаг 1. Получение электронной подписи Оформите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в удостоверяющем центре (например, УЦ «Тензор» или ФНС).

Шаг 2. Подготовка компьютера Установите необходимое ПО: СКЗИ (КриптоПро), драйверы для токена, сертификат безопасности и СБИС Плагин.

Шаг 3. Регистрация в системе Войдите в личный кабинет на online.sbis.ru или установите приложение СБИС. Добавьте карточку своей компании (при первом подключении создается автоматически).

Шаг 4. Включение ЭДО Перейдите в раздел «Настройки» → «Наши компании». Кликните по названию организации, найдите пункт «Документооборот». Вставьте рутокен с ЭЦП в компьютер и нажмите на значок переключения для активации ЭДО.

Отправка документов

1. Перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие»
2. Нажмите кнопку «+» и выберите тип документа (счет, акт, договор, сверка)
3. Проверьте поля «Отправитель» и «Получатель»
4. Прикрепите файл одним из способов:
   • Загрузка с ПК
   • Загрузка скан-копии
   • Выгрузка из 1С или SAP
   • Создание документа прямо в СБИС
5. Выберите способ отправки:
   • Напрямую через оператора СБИС
   • Через другого оператора ЭДО (требуется настройка роуминга)
   • По электронной почте или в мессенджеры (если контрагент не использует ЭДО)
6. Отслеживайте статус документа в разделе «Документы» → «Исходящие»

Прием входящих документов

1. Перейдите в раздел «Документы» → «Входящие»
2. Откройте полученное сообщение с вложенными документами
3. Проверьте документы на ошибки
4. Если все верно — утвердите и подпишите своей ЭЦП

Преимущества СБИС ЭДО

• Юридическая сила электронных документов равна бумажным
• Возможность работы внутри компании, с клиентами и госорганами
• Интеграция с другими сервисами экосистемы Saby (бухгалтерия, проверка контрагентов)
• Мобильное приложение Saby Docs для быстрых складских операций

Частые ошибки

Неправильная настройка ЭДО Пользователи часто забывают установить все необходимые компоненты: СКЗИ (КриптоПро), драйверы для токена, сертификат безопасности и СБИС Плагин. Без полного комплекта ПО система не сможет корректно работать с электронной подписью.

Ошибки при импорте из 1С При импорте данных из бухгалтерских программ иногда возникают проблемы с форматом. СБИС автоматически преобразует данные, но рекомендуется проверять корректность переноса перед отправкой отчета.

Проблемы с роумингом ЭДО При отправке документов контрагентам, использующим другого оператора ЭДО, требуется предварительная настройка роуминга. Без этой настройки документы могут не дойти до получателя.

FAQ

Какие отчеты можно сдавать через СБИС? Через систему можно сдавать отчетность в ФНС, СФР (Пенсионный фонд и ФСС), Росстат, ФСРАР, Росприроднадзор и другие контролирующие органы. Поддерживаются налоговые декларации по НДС, ЕФС-1, РСВ и другие формы.

Нужна ли электронная подпись для работы с СБИС? Да, для сдачи отчетности и работы с ЭДО требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП/ЭЦП), выданная удостоверяющим центром из сети доверения ФНС.

Можно ли отправлять документы контрагентам без ЭДО? Да, СБИС позволяет отправлять документы по электронной почте или в мессенджеры, если контрагент не использует систему электронного документооборота.

Как отслеживать статус отправленных отчетов? После отправки отчета система показывает статус: «Отправлено», «Принято» или «Ошибка». Все отправленные документы сохраняются в архиве с возможностью скачивания копий и квитанций.