УПД в бухгалтерии: простые слова и инструкция по заполнению
УПД в бухгалтерии — это единый бланк, заменяющий счет-фактуру, накладную ТОРГ-12 и акт. С 2026 года в ЭДО он стал единственным документом для подтверждения отгрузки.
Оглавление
Какие документы заменяет УПД
В зависимости от потребностей сторон один бланк может заменять:
- Счет-фактуру — налоговый документ для вычета НДС.
- Товарную накладную ТОРГ-12 — подтверждает передачу товара.
- Акт выполненных работ/услуг — фиксирует факт выполнения работ или оказания услуг.
Один УПД способен заменить сразу два документа: счет-фактуру и накладную (или акт). Это сокращает объем документооборота и снижает риск ошибок.
Статусы документа: 1 и 2
В бланке предусмотрено специальное поле «Статус», где указывается цифра 1 или 2.
| Статус | Для кого применяется | Функции | Право на вычет НДС у покупателя |
|---|---|---|---|
| 1 | Плательщики НДС на ОСНО | Счет-фактура + первичный документ | Дает право |
| 2 | Организации на УСН, ЕСХН, патенте | Только первичный документ | Не дает права |
Статус «1» требует заполнения всех реквизитов, включая налоговую ставку и сумму НДС. Статус «2» выполняет только функцию накладной или акта, счет-фактура не выставляется, а часть налоговых реквизитов можно не заполнять.
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Определите статус
Выберите статус 1 или 2 в зависимости от того, нужен ли покупателю вычет НДС.
Шаг 2. Заполните шапку документа
- Строка 1: номер и дата УПД (присваиваются в хронологическом порядке).
- Строки 2, 2а, 2б: данные продавца (наименование, адрес, ИНН/КПП).
- Строка 3: грузоотправитель и адрес (если совпадает с продавцом — пишут «он же»).
- Строка 4: грузополучатель и адрес.
- Строка 5: номер и дата платежного документа (заполняется при авансовой оплате).
- Строки 6, 6а, 6б: данные покупателя.
- Строка 7: валюта (наименование и код по ОКВ).
- Строка 8: идентификатор госконтракта (при наличии).
- Поле «Статус»: цифра 1 или 2.
Шаг 3. Заполните табличную часть
В таблице построчно перечисляются товары, работы или услуги. Основные графы:
- 1а: наименование (точно как в договоре).
- 2: единица измерения (код по ОКЕИ и обозначение).
- 3: количество.
- 4: цена за единицу без НДС.
- 5: стоимость без налога.
- 7: налоговая ставка (22%, 10%, 0% или «без НДС»).
- 8: сумма НДС.
- 9: стоимость с налогом.
- 10, 10а, 11: страна происхождения и регистрационный номер декларации (для импорта).
- 12-13: данные о прослеживаемости.
Для статуса «2» графы 6, 7, 8, 9, 10, 10а и 11 можно не заполнять.
Шаг 4. Заполните нижнюю часть
Укажите итоговую сумму «Всего к оплате». Потребуются подписи руководителя и главного бухгалтера со стороны продавца, а также подписи лиц, передавших и принявших товар, с указанием основания передачи (договор, доверенность).
Шаг 5. Подпишите документ
На бумаге документ подписывают уполномоченные лица сторон. В электронном виде он подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП).
Особенности применения в 2026 году
- Новая ставка НДС: с 2026 года действует повышенная ставка 22% (вместо прежних 20%).
- Актуальный формат ЭДО: версия 5.03, утвержденная приказом ФНС.
- Обязательность в ЭДО: старые форматы ТОРГ-12 и актов больше не действуют для электронного обмена. Через операторов ЭДО можно передавать только УПД.
- Маркировка и прослеживаемость: для маркируемых и прослеживаемых товаров нужно заполнять дополнительные графы (код вида товара, РНПТ и др.).
Когда УПД применять нельзя
- Для учета НДС с аванса (нужна отдельная авансовая счет-фактура).
- Для операций с алкогольной продукцией (требуются специальные формы).
- Когда нужна только счет-фактура без первичного документа.
Частые ошибки
- Использование старых форматов в ЭДО. Передача ТОРГ-12 и актов через операторов ЭДО, которые отменены с 1 января 2026 года.
- Некорректный статус для спецрежимов. Выставление статуса «1» организациями на УСН, что приводит к ошибочному формированию счета-фактуры.
- Избыточное заполнение. Внесение данных в налоговые графы (6-11) при статусе «2», что не требуется законодательством.
- Замена авансового документа. Попытка использовать УПД для учета НДС с аванса вместо выставления отдельной авансовой счет-фактуры.
FAQ
Что делать, если продавец на УСН, а покупатель на ОСНО? Продавец на УСН выставляет документ со статусом «2». Он выполняет функцию первичного документа, но не дает покупателю права на вычет НДС, так как продавец не является плательщиком этого налога.
Как подписать электронный документ? Электронный вариант подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) уполномоченных лиц обеих сторон.
Нужно ли заполнять графы прослеживаемости для обычных товаров? Нет, графы 12-13 и дополнительные реквизиты заполняются только для маркируемых и прослеживаемых товаров.