Kontur ekosisteminde PDF dosyalarının imzalanması

Kontur hizmetlerinde (örneğin Kontur.Diadok, Kontur.Podpis veya Kontur.Faylı) PDF imzalamak için belgeyi ilgili bölüme yüklemeniz, nitelikli elektronik imza (KEP) sertifikasını seçmeniz ve işlemi onaylamanız gerekir. Görünür veya görünmez imzalı hazır dosya, yerleşik belge değişim araçları aracılığıyla doğrudan karşı tarafa gönderilebilir.

"Kontur"un farklı ürünleri olan bir şirketler grubu olduğunu anlamak önemlidir. Süreç, yasal açıdan anlamlı değişim için elektronik belge yönetimi sistemi (EBY) mi yoksa dosyaların kriptografik imzalanması için bir yardımcı program mı kullandığınıza bağlı olarak değişiklik gösterir. Aşağıda her iki senaryo da açıklanmıştır.

Yöntem 1: Kontur.Diadok üzerinden (EBY)

Amacınız karşı tarafla yasal açıdan anlamlı belgeleri (sözleşmeler, tutanaklar, faturalar) değiştirmekse Kontur.Diadok'u kullanın. Bu sistemde PDF genellikle resmi bir belgeye ek olarak veya resmi olmayan bir belge olarak işlev görür.

Resmi olmayan belgenin yüklenmesi ve imzalanması

1. Taslak oluşturma. «Belgeler» → «Taslaklar» → «Oluştur» → «Resmi olmayan belge» bölümüne gidin.
2. Dosya yükleme. «Dosya yükle» düğmesine tıklayın ve PDF dosyanızı seçin. Sistem belge türünü otomatik olarak belirleyecektir (mümkünse) veya manuel olarak seçmenizi isteyecektir (örneğin, «Diğer belge»).
3. Bilgilerin doldurulması. Belge adını, tarihini ve numarasını belirtin. Dosyayı kartına ekleyin.
4. İmzalama. «İmzala» düğmesine tıklayın. Sistem EP sertifikasına erişim isteyecektir. İlgili sertifikayı seçin (geçerli olduğundan emin olun) ve anahtar kapsayıcısında parola ayarlanmışsa parolayı girin.
5. Gönderme. Başarılı imzalamanın ardından durum «İmzalandı» olarak değişecektir. «Gönder» düğmesine tıklayın, listeden karşı tarafı seçin veya TIN/E-posta adresini girin.

Yöntem 2: Kontur.Podpis üzerinden (Yardımcı Program)

"Kontur.Podpis" aracı (veya tarayıcı eklentisi), e-posta ile göndermek veya harici portallara (devlet hizmetleri, ihale platformları) yüklemek amacıyla ekli elektronik imzalı bir dosya (.sig formatı veya PDF'e gömülü imza) oluşturmanız gerektiğinde kullanılır.

Adım adım süreç

1. Hizmete geçiş. Kontur.Podpis hizmetini açın (genellikle Kontur.Extern kişisel hesabı üzerinden veya ayrı bir web uygulaması olarak erişilebilir).
2. Eylem seçimi. «Dosya imzala» veya «PDF imzala» seçeneğini belirleyin.
3. Belge yükleme. PDF dosyasını çalışma alanına sürükleyip bırakın veya dosya gezgini aracılığıyla seçin.
4. İmza parametrelerinin ayarlanması.
   • İmza türü: «Ekli» (imza dosyası ayrı olarak oluşturulur) veya «Ekli olmayan» (hizmet PDF değiştirmeyi destekliyorsa PDF'e gömülür) seçeneğini belirleyin. Çoğu devlet portalı için CMS (.sig) formatı gereklidir.
   • Sertifika: Geçerli bir KEP sertifikası seçin.
5. İmzalama süreci. «İmzala» düğmesine tıklayın. Kontur.Plugin veya CSP eklentisi işlem onayı isteyecektir. Token'in (Rutoken/JaCarta) PIN kodunu veya kapsayıcı parolasını girin.
6. Sonucun kaydedilmesi. Hazır dosyayı indirin. İmza ekliyse, bir arşiv veya iki dosya alırsınız: orijinal PDF ve .sig dosyası.

İmzalı belge nasıl gönderilir

Gönderme yöntemi, dosyayı nerede imzaladığınıza bağlıdır.

İmzalama sırasında sık karşılaşılan hatalar

1. Sertifikanın süresi dolmuş.
   • Belirti: «Sertifika geçerli değil» veya «Süre doldu» hatası.
   • Çözüm: Sertifika özelliklerinde bitiş tarihini kontrol edin. Süre dolmuşsa, Sertifika Hizmet Sağlayıcısında yeni bir sertifika çıkartmanız gerekir.
2. Eklenti veya sürücülerin eksikliği.
   • Belirti: «İmzala» düğmesi etkin değil veya tarayıcı token'ı görmüyor.
   • Çözüm: Kontur.Plugin'in güncel sürümünü ve token'ınız için (Rutoken, JaCarta) sürücüleri yükleyin. Tarayıcıyı yeniden başlatın.
3. PDF parola ile korunuyor.
   • Belirti: Dosya okuma hatası veya görsel imza eklenememesi.
   • Çözüm: Kontur hizmetine yüklemeden önce PDF korumasını bir düzenleyicide kaldırın.
4. İmza türü uyumsuzluğu.
   • Belirti: Karşı taraf veya devlet kurumu belgeyi reddediyor.
   • Çözüm: KEP (nitelikli) mi yoksa NEP (niteliksiz) mi gerektiğini netleştirin. Şirketler arasında EBY'de yasal geçerlilik için KEP gereklidir.

SSS

Token olmadan basit elektronik imza ile PDF imzalanabilir mi? Kontur sistemlerinde yasal açıdan anlamlı belge yönetimi (EBY) için nitelikli imza (KEP) gereklidir. Basit imza yalnızca kuruluşunuzun ayarlarında belirtilmişse dahili onaylama için kullanılabilir, ancak varsayılan olarak aynı yasal güce sahip değildir.

İmza PDF'de görsel olarak görünmüyorsa ne yapılmalı? EBY'de (Diadok) önemli olan kriptografik bütünlüktür, görsel damga değil. Ancak görsel bir damgaya ihtiyacınız varsa, Kontur.Podpis'te imzalarken «İmza görselleştirme» ayarlarını kullanın veya belgeyi yazdırmadan önce Diadok ayarlarında damga görüntüleme seçeneğini etkinleştirin.

Belgenin gerçekten imzalandığını nasıl kontrol edebilirim? Diadok'ta «İmzalandı» durumu, kontrolün sunucu tarafında başarıyla geçtiği anlamına gelir. Yerel doğrulama için Kontur.Kripto hizmetini veya CryptoPro PDF programını kullanarak dosyayı Adobe Reader'da açın.

Toplu PDF imzalama destekleniyor mu? Evet, Kontur.Diadok'ta bir belge paketi yüklenebilir ve bunların tümü tek bir sertifikayla ardışık olarak veya resmi olmayan belgeler için mevcut arayüz sürümü tarafından destekleniyorsa toplu işlemle imzalanabilir.