PDF belgesini doğru şekilde imzalama: Çizimden NES'e kadar

PDF'i imzalamak için belgenin yasal geçerliliğine göre bir yöntem seçin. Dahili belgeler için ücretsiz çevrimiçi servisler (örneğin PDF24 veya iLovePDF) aracılığıyla el yazısı imza görüntüsü eklemek yeterlidir. Karşı taraflarla yapılan sözleşmeler için özel platformlar aracılığıyla basit elektronik imza (BES) uygundur. Devlet kurumlarına raporlama ve ihalelere katılım için kripto sağlayıcıları (CryptoPro) ve sertifikalı programlar (CryptoARM) kullanılarak oluşturulan nitelikli elektronik imza (NES) zorunludur.

İçindekiler

1. Hangi imza türünü seçmeli
2. Yöntem 1: Görsel el yazısı imza (hızlı ve ücretsiz)
3. Yöntem 2: Basit elektronik imza (BES)
4. Yöntem 3: Nitelikli imza (NES)
5. Araçların karşılaştırılması
6. Sık yapılan hatalar
7. SSS

Hangi imza türünü seçmeli

Bir program aramadan önce belgenin statüsünü belirleyin. Bu, araç seçimini ve sonucun yasal gücünü etkiler.

• Görsel imza (resim). Bu sadece imzanızın grafiksel bir görüntüsüdür. Yasal olarak ancak taraflar önceden bunun hakkında anlaşmışsa (taranmış kopyaların değişimi, sözleşmedeki bir madde) elle atılmış imzaya eşdeğer kabul edilir. Dahili hizmet notları, taslaklar ve gayri resmi onaylar için uygundur.
• Basit elektronik imza (BES). Belgenin belirli bir kişi tarafından oluşturulduğunu doğrular (genellikle giriş/parola veya SMS kodu aracılığıyla). Elektronik etkileşime katılanlar arasında bir anlaşma olması durumunda yasal güce sahiptir. B2B sektöründe kira sözleşmeleri, hizmet sunumu ve iş tamamlama tutanakları için kullanışlıdır.
• Nitelikli elektronik imza (NES). Akredite bir Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (SHS) tarafından verilir. İmzaladıktan sonra belgenin değiştirilmezliğini ve imzalayan kişinin kimliğini garanti eder. Federal Vergi Dairesi (FNS), mahkemeler, devlet alımları (44-FZ, 223-FZ) ve kişisel verilerle çalışma için tek seçenektir.

Yöntem 1: Görsel el yazısı imza

Karmaşık yazılım kurulumu gerektirmeyen en hızlı yöntem. Özü, şeffaf arka plana sahip bir PNG görüntüsünün belge metninin üzerine eklenmesidir.

Adım 1. İmza görüntüsünün hazırlanması

1. Temiz beyaz bir kağıda siyah jel kalemle imza atın.
2. Gölge olmadan iyi aydınlatmada imzanızı fotoğrafını çekin veya tarayın.
3. Herhangi bir çevrimiçi servis kullanarak ("fotoğraftan arka plan kaldırma" aramasıyla) veya grafik editörde arka planı kaldırın, böylece şeffaf zemin üzerinde sadece siyah imza kalsın. Dosyayı PNG formatında kaydedin.

Adım 2. PDF'e ekleme

Tarayıcı tabanlı araçları veya masaüstü programlarını kullanabilirsiniz.

Seçenek A: Çevrimiçi servisler (PDF24, iLovePDF, Smallpdf)

1. Servisin web sitesine gidin (örneğin tools.pdf24.org veya ilovepdf.com).
2. "PDF İmzala" veya "Resim Ekle" aracını seçin.
3. PDF dosyanızı yükleyin.
4. Hazırladığınız PNG imza dosyasını yükleyin veya arayüzde doğrudan fare/trackpad ile çizin.
5. İmzayı gerekli alana yerleştirin, boyutunu değiştirin.
6. Hazır belgeyi indirin.

Seçenek B: Adobe Acrobat Reader (Ücretsiz sürüm)

1. Dosyayı Adobe Acrobat Reader DC'de açın.
2. Sağ panelde veya "Araçlar" menüsünde "Doldur ve İmzala" (Fill & Sign) seçeneğine tıklayın.
3. "İmza Ekle"yi seçin. Çizebilir, metin girebilir (program italik oluşturur) veya bir resim yükleyebilirsiniz.
4. İmzanın durması gereken belge konumuna tıklayın.

Yöntem 2: Basit elektronik imza (BES)

Yazarlığı sabitlemek ve belgeyi fark edilmeyen düzenlemelere karşı korumak gerekiyorsa ancak NES fazlaysa, bulut tabanlı elektronik belge yönetimi (EBY) servislerini veya özel imzalama platformlarını kullanın.

Popüler servisler

• Podpisal.ru — Küçük işletmelere odaklanmış Rus servisi. Belgelerin basit elektronik imza ile imzalanmasına olanak tanır. Yasal güç, teklif ve günlüklerdeki işlemlerin kaydedilmesiyle sağlanır.
• Kontur.Sign / Diadok — Büyük EBY sistemleri. Kayıt gerektirir ancak yüksek güven düzeyi ve muhasebe entegrasyonu sağlar.
• SberCloud eSign — Sber'den belgeleri hızlıca imzalamak için çözüm.

İşlem algoritması

1. Servise kaydolun (genellikle telefon numarası veya e-posta ile onay gerekir).
2. PDF belgesini yükleyin.
3. İmzalayanın bilgilerini (Ad Soyad, unvan) belirtin. Servis bu verileri işlemle ilişkilendirir.
4. Belgeyi imzaya gönderin (birden fazla imzalayan varsa) veya kendiniz imzalayın.
5. Nihai dosyayı indirin. Genellikle sadece görsel damgayı değil, aynı zamanda aynı servis üzerinden kontrol edilebilen gizli dijital izi (meta verileri) de içerir.

Yöntem 3: Nitelikli imza (NES)

Devlet organları ve büyük şirketlerle yasal açıdan önemli belge alışverişi için. Süreç, çalışma alanının hazırlanmasını gerektirir.

Gerekli yazılım ve donanım

1. Anahtar taşıyıcı: Güvenli token (Rutoken, JaCarta) veya bilgisayardaki kayıt defteri girişi.
2. Kripto sağlayıcı: CryptoPro CSP programı (lisans ücretlidir, deneme süresi vardır). GOST şifreleme algoritmalarının çalışmasını sağlar.
3. NES Sertifikası: Akredite Sertifika Hizmet Sağlayıcısından (Vergi Dairesi, Tenzor, Kontur vb.) alınır.
4. İmzalama programı:
   • CryptoARM (temel sürüm genellikle bireyler için ücretsizdir) — ES ile çalışmak için evrensel yardımcı program.
   • CryptoPro PDF Modülü — Adobe Acrobat için eklenti, PDF düzenleyici arayüzünden doğrudan NES atmaya olanak tanır.

CryptoARM için talimatlar

1. CryptoARM'ı açın. "İmzala" -> "Dosyaları İmzala"yı seçin.
2. PDF dosyanızı ekleyin.
3. Sertifika seçimi aşamasında tokenınızdan geçerli NES sertifikasını belirtin.
4. İmza ayarlarında CAdES-BES formatını (RF standardı) veya PAdES formatını (yabancı yazılımlar tarafından desteklenen PDF içinde imza görselleştirmesi gerekiyorsa) seçin.
5. İşlemi tamamlayın. Orijinal dosyanın yanında .sig uzantılı bir dosya (ayrık imza) veya yerleşik imzalı yeni bir PDF (PAdES/CryptoPro PDF kullanıldığında) görünecektir.

Araçların karşılaştırılması

Sık yapılan hatalar

1. PNG yerine JPG kullanımı. İmza JPG olarak kaydedildiğinde, belge metnini kapatan beyaz bir arka plan oluşur. Her zaman şeffaflığa sahip PNG kullanın.
2. NES format karışıklığı. Rus devlet organları için çoğunlukla CAdES-X Long Type 1 formatı gerekir. Uluslararası sözleşmeler için — PAdES. Alıcı tarafın gereksinimlerini önceden netleştirin.
3. İmzaladıktan sonra dosyayı değiştirmek. Elektronik imza uygulandıktan sonra PDF'te yapılan herhangi bir düzenleme (boşluk eklemek bile) onu geçersiz kılar. Önce tüm değişiklikleri yapın, sonra imzalayın.
4. Sertifika geçerlilik süresinin kontrol edilmemesi. NES 1 yıl veya bazı durumlarda bireyler için 3 ay süreyle verilir. Önemli belgeleri imzaladan önce sertifika özelliklerinde bitiş tarihini kontrol edin.

SSS

Mac'te üçüncü taraf programlar olmadan PDF imzalanabilir mi? Evet. Dosyayı standart "Önizleme" (Preview) programında açın. Kalem simgesine (İşaretleme), ardından imza simgesine tıklayın. Trackpad üzerinde parmağınızla imza atarak veya Mac kamerasıyla fotoğrafını çekerek imza oluşturabilirsiniz.

PDF'deki elektronik imzanın geçerli olup olmadığını nasıl kontrol ederim? Dosyayı Adobe Acrobat Reader'da açın. İmza geçerliyse, belgenin üst kısmında "İmza geçerli" mesajıyla mavi bir panel görünür. Ayrıca çevrimiçi doğrulama servislerini (örneğin Devlet Hizmetleri portalında veya sertifikayı veren SHS web sitesinde) kullanabilirsiniz.

İmzanın taranmış kopyası orijinalinin yerine geçer mi? Tarama (görsel kopya), taraflar arasındaki sözleşmede e-posta yoluyla tarama alışverişinin yasal güce sahip olduğu açıkça belirtilmişse orijinalinin yerine geçer. Aksi takdirde mahkeme kağıt orijinalini talep edebilir.