Microsoft Word'de Eklerin Biçimlendirilmesi: Kapsamlı Kılavuz
Word'de bir eki doğru şekilde biçimlendirmek için, onu "Bölüm Sonu" kullanarak belgenin ayrı bir bölümüne taşımanız, başlıklara içindekiler tablosuna dahil edilmek üzere stil atamanız ve sayfa numaralandırmasını (ardışık veya bağımsız) ayarlamanız gerekir. Bu, bağlantıların otomatik olarak güncellenmesini ve PDF'ye aktarılırken yapının korunmasını sağlar.
Ekler; tablolar, grafikler, belge kopyaları veya hesaplamalar gibi ana metni aşırı yükleyen destekleyici materyaller içerir. Doğru biçimlendirme, belgeyi profesyonel ve gezinmesi kolay hale getirir.
İçindekiler
Yapıyı hazırlama: Bölüm sonları
Yeni başlayanların en büyük hatası, normal "Sayfa Sonu" (Ctrl+Enter) kullanmaktır. Bu, yalnızca ekler için üstbilgi/altbilgi parametrelerini veya sayfa numaralandırmasını değiştirmenize olanak tanımaz.
Doğru biçimlendirme için bölüm sonu kullanın:
- İmleci ana metnin sonuna (ilk ekin önüne) yerleştirin.
- Düzen (Layout) sekmesine gidin → Sonlar (Breaks).
- "Bölüm sonları" bloğunda Sonraki Sayfa (Next Page) seçeneğini belirleyin.
Artık ek izole edilmiş bir bölümde bulunur. Belgenin ana kısmını etkilemeden üstbilgilerini ve sayfa numaralandırmasını değiştirebilirsiniz.
Eklerde sayfa numaralandırması
Sayfa numaralandırması için iki yaklaşım vardır; seçim, GOST gereksinimlerine veya şirketin iç standartlarına bağlıdır.
Seçenek 1: Ardışık numaralandırma
Eklerin sayfaları, ana metnin numaralandırmasını devam ettirir. Bu, bölüm sonu oluşturulduktan sonra ek ayar gerektirmeyen en basit seçenektir.
Seçenek 2: Bağımsız numaralandırma (A-1, A-2...)
Her bir ekin numaralandırmasının yeniden başlaması veya bir önek içermesi gerekiyorsa:
- Ek içeren bölümdeki üstbilgi/altbilgi alanına çift tıklayın.
- Üstbilgi ve Altbilgi (Header & Footer) sekmesinde Öncekiyle Aynı (Link to Previous) düğmesini devre dışı bırakın. Bu, ana kısım ile bağlantıyı keser.
- Sayfa Numarası → Sayfa Numarası Biçimi yolunu izleyin.
- "Şundan başla: 1" seçeneğini belirleyin veya istediğiniz biçimi ayarlayın.
Karmaşık numaralandırma için (örneğin, "Ek A, sf. 1"), SEQ alanları kullanmadan otomatik modda alfasayısal önekleri Word'ün standart araçlarının kötü desteklemesi nedeniyle, otomatik sayfa numarasının yanına üstbilgiye manuel metin girişi yapmak daha kolaydır.
Başlıklar ve içindekiler tablosuna dahil etme
Eklerin otomatik olarak içindekiler tablosuna düşmesi için, başlıklarının doğru stile sahip olması gerekir.
- Bir başlık yazın, örneğin:
Ek A. Finansal Rapor. - Buna Başlık 1 veya Başlık 2 stilini uygulayın (içindekiler tablonuzdaki girinti seviyesine bağlı olarak).
- Eğer "Ek" kelimesinin içindekiler tablosuna girmemesini, sadece adın girmesini istiyorsanız, gizli metin veya TC alanlarını kullanın (basit belgelerde nadiren gerekir).
Ek içindeki alt bölümler için (A.1, A.2) Başlık 3 veya Başlık 4 stillerini kullanın.
Başlıkları ayarladıktan sonra içindekiler tablosunu güncelleyin:
- İçindekiler tablosuna sağ tıklayın → Alanı Güncelleştir → Tümünü Güncelleştir.
Metin içindeki çapraz başvurular
"bkz. Ek A, sf. 15" şeklinde manuel yazmak yerine, otomatik bağlantılar kullanın. Ek başka bir sayfaya kayarsa bunlar güncellenir.
- Ana metinde, bağlantının gerekli olduğu yere imleci yerleştirin.
- Ekle sekmesine gidin → Çapraz Başvuru (Cross-reference).
- Başvuru türü alanında Başlık seçeneğini belirleyin.
- Şuna başvuru ekle alanında Sayfa Numarası veya Başlık Metni seçeneğini belirleyin.
- Listeden ilgili eki seçin ve Ekle düğmesine basın.
Artık belge hacmi değiştiğinde, bağlantıları güncel hale getirmek için alanları güncellemek yeterlidir (Ctrl+A, ardından F9).
Biçimlendirmede sık yapılan hatalar
| Hata | Sonuç | Nasıl Düzeltilir |
|---|---|---|
| Basit sayfa sonu kullanımı | Numaralandırma veya üstbilgi/altbilgileri ayrı olarak değiştirmek imkansız hale gelir | "Bölüm sonu (sonraki sayfa)" ile değiştirin |
| İçindekiler tablosuna ek numaralarının manuel girilmesi | Metin kayması durumunda numaralar yanlış olur | Başlık stilleri ve otomatik içindekiler tablosu kullanın |
| Ardışık numaralandırmada "Öncekiyle Aynı" bağlantısının olmaması | Numaralandırma bozulur veya yanlışlıkla yeniden başlar | Üstbilgi/altbilgilerde "Önceki Bölümle Aynı" düğmesinin durumunu kontrol edin |
| Eklerde farklı yazı tipi kullanımı | Belge tutarlılığının bozulması | Ana metinde kullanılan aynı stilleri (Normal, Başlık) uygulayın |
Herhangi bir yapısal değişiklikten (metin ekleme, yeni ekler) sonra belgedeki tüm alanların güncellenmesi gerektiğini unutmayın. Ctrl+A (tümünü seç), ardından F9 (alanları güncelle) tuşlarına basın.
SSS
Ekler nerede konumlandırılmalıdır: kaynakça listesinden önce mi sonra mı? Çoğu standarda (GOST 7.32 dahil) göre, ekler kaynakça listesinden (bibliyografya) sonra yer alır. Ancak, her zaman belirli müşterinin veya eğitim kurumunun gereksinimlerini netleştirin.
Eklerin harfli numaralandırmasını (A, B, C) nasıl yaparım? Word, başlıkları "Ek A" stiliyle otomatik olarak harflerle numaralandırmaz. Harfleri başlıklara manuel olarak yazmanız gerekir (Ek A, Ek B). Başlık stilleri kullanıyorsanız, bu içindekiler tablosundaki sıralama için kritik değildir.
Her eki ayrı bir dosyaya yerleştirebilir miyim? Evet, ancak bu durumda ardışık numaralandırma ve tek bir içindekiler tablosu olanağı kaybolur. Tek bir PDF gerekiyorsa, bölüm sonları kullanarak nihai biçimlendirmeden önce belgeleri tek bir Word dosyasında toplamak daha iyidir.
Gerekli olmadığında ekleri baskıdan nasıl gizlerim? Ek metnini seçin ve "Gizli" özelliğini ayarlayın (yazı tipi → ek seçenekler). Ardından baskı ayarlarında "Gizli metni yazdır" kutusundaki işareti kaldırın. Bu geçici bir çözümdür; kalıcı olarak hariç tutmak için bölümü silmek daha iyidir.