Belgeye elektronik imza nasıl atılır: eksiksiz rehber

Belgeye elektronik imza (Eİ) atmak için özel kriptografik programlar (örneğin CryptoARM), ofis paketlerinin yerleşik işlevleri (Microsoft Word) veya sertifika sağlayıcılarının çevrimiçi servisleri kullanılabilir. Belgenin hukuki geçerliliği için çoğunlukla akredite edilmiş bir sertifika sağlayıcısı veya Federal Vergi Dairesi tarafından verilen nitelikli güçlendirilmiş elektronik imza (NGEİ) gerekir. Süreç, sertifikanın yüklenmesini, dosyanın seçilmesini ve kriptografik imzalama algoritmasının uygulanmasını içerir.

Aşağıda PDF ve DOCX formatındaki dosyaları imzalamanın temel yollarını ve devlet portallarıyla çalışmanın inceliklerini inceleyeceğiz.

Hazırlık: elinizin altında olması gerekenler

İmzalama işlemine başlamadan önce aşağıdaki koşulların yerine getirildiğinden emin olun:

1. NGEİ'nin mevcut olması. Sertifika geçerli olmalıdır (süresi dolmamış olmalı).
2. Yazılımın yüklü olması. Bilgisayarda bir kripto sağlayıcı programı (çoğunlukla CryptoPro CSP) ve çevrimiçi çalışıyorsanız tarayıcı eklentisi yüklü olmalıdır.
3. Taşıyıcıya erişim. Anahtar token'a (Rutoken, JaCarta) veya USB belleğe kaydedildiyse, onu USB bağlantı noktasına takın.
4. PIN kodu. Özel anahtar konteynerinin şifresine ihtiyacınız olacaktır (genellikle imza alınırken verilir).

Yöntem 1: CryptoARM ile imzalama (evrensel yöntem)

"CryptoARM", Rusya'da Eİ ile çalışmak için en popüler programlardan biridir. Herhangi bir formattaki dosyaları (PDF, DOCX, XLSX, JPG vb.) imzalamanıza olanak tanır. Sonuç genellikle .sig uzantılı bir dosya (ayrık imza) veya imzayı içinde barındıran bir dosya olur.

Adım adım talimat:

1. CryptoARM programını başlatın.
2. Ana paneldeki «İmzala» düğmesine basın veya menüden Dosya -> İmzala seçeneğini belirleyin.
3. Açılan sihirbazda «Ekle» düğmesine basın ve imzalanacak dosyayı seçin. "İleri" düğmesine basın.
4. Kodlama ve format seçim aşamasında varsayılan ayarları bırakın (genellikle DER veya Base64). "İleri" düğmesine basın.
5. İmzalayanın seçimi:
   • Program sertifika seçmenizi isteyecektir. Birden fazla imzanız varsa gerekli olanı seçin.
   • Sertifikanın durumunun "Geçerli" olduğundan emin olun.
6. «Tamam» veya "İmzala" düğmesine basın.
7. Sistem taşıyıcınızdan (token/USB bellek) PIN kodu isteyecektir. Kodu girin.
8. İşlem başarıyla tamamlandıktan sonra orijinal dosyanın yanında .sig uzantılı bir dosya görünecektir.

Yöntem 2: Adobe Acrobat Reader ile PDF imzalama

PDF formatında bir sözleşme göndermeniz gerekiyorsa ve alıcı imzanın görselleştirilmesini veya yerleşik damgayı bekliyorsa, CryptoPro PDF eklentisiyle birlikte Adobe Acrobat Reader DC kullanabilirsiniz (CryptoPro lisansı gereklidir).

1. PDF dosyasını Adobe Acrobat Reader'da açın.
2. «Sertifikalar» araç çubuğuna gidin (yoksa, Araçlar -> Sertifikalar yoluyla etkinleştirin).
3. «Belgeyi İmzala» düğmesine basın.
4. İmzanın bulunması gereken alanı fareyle seçin.
5. Açılan pencerede dijital kimliğinizi (Eİ sertifikanız) seçin.
6. «İmzala» düğmesine basın.
7. Dosyayı kaydedin. Artık imza PDF belgesinin içine yerleştirilmiştir.

Yöntem 3: Microsoft Word'de imzalama

Microsoft Word, dijital imza ekleme için yerleşik bir işleve sahiptir, ancak bu işlev yalnızca Windows deposuna yüklenmiş X.509 formatındaki sertifikalarla çalışır.

1. Word belgesini açın.
2. Dosya -> Bilgi seçeneğine tıklayın.
3. «Belgeyi Koru» -> «Dijital İmza Ekle» seçeneğini belirleyin.
4. İmzaladıktan sonra belgenin salt okunur hale geleceğine dair bir uyarı görünecektir. "Tamam" düğmesine basın.
5. İmzalama amacını girin (isteğe bağlı) ve «İmzala» düğmesine basın.
6. Belge kaydedilecek ve durum çubuğunda imza simgesi görünecektir.

Yöntemin dezavantajları: Bu tür bir imza, MS Office uluslararası şifreleme standartlarını kullandığı için Rus devlet sistemleri tarafından GOST formatında tam teşekküllü bir NGEİ olarak genellikle tanınmaz. Bu yöntemi yalnızca kuruluşunuzun yönetmeliği izin veriyorsa iç belge yönetimi için kullanın.

Yöntem 4: Çevrimiçi servisler (karmaşık yazılım kurulumu olmadan)

Birçok sertifika sağlayıcısı (SP) ve elektronik belge değişimi operatörü, belgeleri imzalamak için bulut tabanlı servisler sunar. Bilgisayarınıza CryptoPro yüklemek istemiyorsanız bu kullanışlıdır.

Popüler çözümler:

• Kontur.Kripto (temel işlemler için ücretsiz).
• Kompas 3D (çevrimiçi sürüm).
• Tenzor (SBIS), Takskom, Kaluga Astral servisleri.

Eylem algoritması:

1. Servisin web sitesine gidin (kayıt gerekecektir).
2. İmzalanacak dosyayı yükleyin.
3. Servis, mevcut sertifikaları otomatik olarak tespit edecektir (tarayıcı eklentisi yüklüyse) veya bulut imzası seçmenizi önerecektir.
4. PIN kodunu girin.
5. İmzalı hazır dosyayı indirin.

İmzalama sırasında sık yapılan hatalar

SSS

Telefonda (Android/iOS) Eİ ile belge imzalanabilir mi? Evet, bulut imza veya elektronik belge değişimi operatörlerinden özel uygulamalar (örneğin SBIS, Kontur.Diadoc uygulamaları) kullanıyorsanız mümkündür. Telefonda yerel dosyalarla çalışmak için mobil kripto sağlayıcı sürümleri gerekir, bu daha nadir görülür ve kurulumu daha zordur.

Belge hazırlanırken Eİ'nin süresi dolarsa ne yapılmalı? Belgeyi geriye dönük tarihle imzalamak mümkün değildir. Yeni bir sertifika almanız gerekir. Eski imza belge oluşturulduğu anda hala geçerliydise ancak kontrol zamanında süresi dolmuşsa, böyle bir belge genellikle hukuki geçerliliğini korur (imzalama tarihi önemlidir), ancak bunu kabul eden tarafla netleştirmek daha iyidir.

Pasaport kopyası için EP gerekir mi? Hayır, pasaport kopyası normal amaçlar için EP ile imzalanmaz. EP, irade beyanı gerektiren belgelere atılır: sözleşmeler, başvurular, iş tamamlama tutanakları.

Aynı anda birden fazla dosya nasıl imzalanır? CryptoARM gibi programlarda "İmzala" düğmesine basmadan önce listeye birden fazla dosya eklenebilir. Ayrıca dosyaları ZIP arşivinde sıkıştırıp tek bir arşivi imzalayabilirsiniz.