EFS-1'de Bölüm 2.3'ü Hatasız Nasıl Doldurursunuz

EFS-1 formunun 2.3 bölümü, belirli insan kaynakları faaliyetlerini kaydetmek amacıyla tasarlanmıştır: işe alım, transfer, işten çıkarma ile iş sözleşmesinin askıya alınması ve yeniden başlatılması. Doldurmadaki ana görev, faaliyet kodunu (FK) ve olayın tarihini doğru belirtmektir; bu tarih, emir ve iş sözleşmesindeki tarihle kesinlikle eşleşmelidir. Kod veya tarihteki bir hata, raporun kabul edilmemesine ve düzeltme bildirimi verilmesine neden olacaktır.

Bölüm 2.3 Nedir ve Ne Zaman Teslim Edilir

Birleşik Bilgi Formu (EFS-1), alışılmış SZV-TD ve SZV-STAJ raporlarının yerini almıştır. Birkaç bölümden oluşur, ancak "İş Faaliyetine İlişkin Bilgiler" başlıklı 2.3 bölümü en dinamik olanıdır.

Bilgiler ne zaman teslim edilmelidir:

• İşe alım, transfer, işten çıkarma: Emrin (olayın) yayımlandığı günü takip eden ilk iş gününden geç olmamak üzere.
• İş defteri formunun seçimi (elektronik/kağıt): Çalışanın başvurusunu yaptığı ayı takip eden ayın 25'ine kadar.
• Şirketin unvan değişikliği: Unvan değişikliğinin yapıldığı ayı takip eden ayın 25'ine kadar.

Bölüm 2.3'ün Yapısı: Temel Alanlar

Doldurma işlemi kişiselleştirilmiş muhasebe kapsamında gerçekleştirilir. Her çalışan için ayrı bir veri bloğu oluşturulur.

1. Çalışanın Kimlik Bilgileri

• Ad Soyad: Pasaportta yazıldığı şekilde tam olarak.
• SNILS: Temel tanımlayıcı. Form sayısal format gerektiriyorsa boşluk ve tire olmadığından emin olun.
• Doğum Tarihi: Yeni bir çalışan için bilgilerin ilk kez sunulması sırasında belirtilir.

2. Faaliyet Kodu (FK)

Bu, 2.3 bölümünün en kritik unsurudur. Her insan kaynakları eyleminin kendi sayısal kodu vardır.

3. Olay Tarihi

2.3 bölümünde belirtilen tarih, olayın fiilen gerçekleştiği tarihle (emir tarihi, işten çıkarma tarihi, Elektronik İş Defteri seçimi başvuru tarihi) eşleşmelidir.

Adım Adım Doldurma Algoritması

1. Olay türünü belirleyin. Bir çalışan aynı raporlama dönemi içinde işe alınıp hemen transfer ediliyorsa, bu eylemler yazılım güncellemelerine bağlı olarak ayrı satırlar veya kombine bir yaklaşım gerektirebilir. Genellikle her durum değişikliği ayrı bir blokla düzenlenir.
2. Emir detaylarını doldurun. İşe alımlar, transferler ve işten çıkarmalar için, eylemin dayandığı emrin (talimatın) numarası ve tarihi mutlaka belirtilmelidir.
3. Gerekçeyi belirtin (işten çıkarmalar için). "İş sözleşmesinin feshi gerekçesi" alanına RF İş Kanunu maddesini yazın (örneğin, madde 77 fıkra 1 bent 1 - tarafların anlaşması).
4. Görev unvanını kontrol edin. Unvan, kadro planına ve eğer unvan avantajlar veya erken emeklilik öngörüyorsa, Tek Tarife-Nitelik Referans Kitabı'na (ETKS) veya meslek standartlarına kesinlikle uygun olmalıdır.

EFS-1 Doldurulurken Sık Yapılan Hatalar (Bölüm 2.3)

1. Yanlış faaliyet kodu. Eski kodların kullanılması veya "Transfer" ile "İş fonksiyonunun değişimi" arasındaki karışıklık. Sadece maaş değişiyor ancak görev unvanı ve departman değişmiyorsa, bu her zaman transfer değildir; RF İş Kanunu'ndaki ifadeleri netleştirin.
2. Tarih hatası. Olay tarihinin, bu çalışan için verilen önceki rapordaki tarihten daha eski olması (kronoloji ihlali). SFR sistemi böyle bir dosyayı reddedebilir.
3. Elektronik İş Defteri (EID) seçimine ilişkin verilerin eksikliği. 2021 sonrası işe alımlarda varsayılan olarak elektronik iş defteri tutulur. Ancak, çalışan kağıt iş defteri tutulması için başvuru yaptıysa, bu durum IS_DEFTERI_SECIMI koduyla yansıtılmalıdır.
4. Bilgilerin tekrarlanması. Fon tarafından başarıyla kabul edilmiş bir olaya ilişkin verilerin tekrar gönderilmesi. Gönderim öncesi daha önce teslim edilen raporların durumunu kontrol edin.
5. Geçersiz işten çıkarma gerekçesi. RF İş Kanunu maddesinin fıkra ve bendi olmadan belirtilmesi veya mevcut olmayan bir kombinasyonun yazılması.

Kontrol Listesi: SFR'ye Gönderim Öncesi Neler Kontrol Edilmeli

Dosyayı nitelikli gelişmiş elektronik imza (N GES) ile imzalayıp göndermeden önce aşağıdaki listeyi gözden geçirin:

• [ ] Kronoloji: Olay tarihleri mantıklı mı (işten çıkarma işe alımdan önce olamaz, transfer görev unvanının oluşturulma tarihinden önce olamaz).
• [ ] SNILS: Rapordaki SNILS numaraları çalışan kartındaki verilerle eşleşiyor mu? Tek bir rakamdaki hata, bilgilerin "kaybolmasına" veya yanlış hesaba yansımasına neden olur.
• [ ] Faaliyet kodları: Seçilen kodlar (İŞE_ALIM, TRANSFER vb.) gerçek insan kaynakları eylemleriyle uyumlu mu?
• [ ] İşten çıkarma gerekçeleri: RF İş Kanunu maddelerine atıflar kontrol edildi mi?
• [ ] Görev unvanları: Özellikle çalışma koşullarının özel değerlendirmesini (SOUT) etkiliyorsa, görev unvanlarında yazım hatası var mı?
• [ ] Dosya formatı: XML dosyası geçerli değişim formatı şemasına uygun mu (yazılımınızdaki şema versiyonunu kontrol edin).
• [ ] Test gönderimi: Çok sayıda çalışan varsa, yapının doğruluğundan emin olmak için önce tek bir test çalışanı içeren bir dosya göndermeniz (veya sigortalı kişisel hesabında test modunu kullanmanız) önerilir.

SSS: Bölüm 2.3 Hakkında Sorular

Hata bildirimli bir makbuz gelirse ne yapılmalı? SFR giriş kontrol protokolünde bir hata ilettiyse, eksiklik giderilmeli (örneğin tarih veya kod değiştirilmeli) ve rapor "Düzeltici" işaretiyle tekrar gönderilmelidir. Düzeltici raporda, doğru değerlerle aynı veriler belirtilir.

Bölüm 2.3 için sıfır rapor teslim edilmeli mi? Hayır. Raporlama döneminde hiçbir insan kaynakları olayı (işe alım, işten çıkarma, transfer, iş defteri seçimi başvurusu) yoksa, 2.3 bölümü oluşturulmaz ve teslim edilmez. Sadece Bölüm 1 (sigortalı kişiler varsa) veya faaliyet yürütülmemişse hiçbir şey gönderilmez.

Uzaktan çalışanlar nasıl yansıtılır? Doldurma sırası herkes için aynıdır. "Çalışma yeri" sütununda, iş sözleşmesinde öngörülüyorsa uzaktan çalışma niteliğine ilişkin bir ifade belirtilebilir, ancak ana odak faaliyet koduna (İŞE_ALIM) ve tarihe yöneliktir.

"Takip eden ilk iş günü" hangi tarihten itibaren sayılır? Bu, kurumunuzun hafta sonu ve resmi tatil günleri hariç, emrin yayımlandığı veya olayın gerçekleştiği günü takip eden gündür. Kurum beş günlük çalışma takvimine göre çalışıyorsa ve olay Cumartesi günü gerçekleşmişse, teslim süresi Pazartesi gününden başlar.