Avans raporunu hatasız doldurma: Talimatlar ve örnek

Avans raporu, çalışanın şirkete zimmetine aldığı fonların harcamalarını sorumluluk altına aldığı bir belgedir. Muhasebenin raporu ilk seferde kabul etmesi için kanıtlayıcı belgeleri (fişler, biletler) eklemek, kalan tutarı veya fazla harcamayı doğru hesaplamak ve raporu belirlenen sürede teslim etmek gerekir (genellikle iş seyahatinden dönüşten sonraki 3 iş günü içinde).

Avans raporu nedir ve neden gereklidir?

Avans raporu, bir ekonomik olayı sabitler: çalışana para verilmesi ve bunun amacına uygun kullanılması. Bu belge şu amaçlarla gereklidir:

1. Şirketin vergi dairesi nezdinde harcamalarını teyit etmek (kurumlar vergisini azaltmak için).
2. Muhasebe kayıtlarında zimmet tutarının kapatılması.
3. Kullanılmayan bakiyenin iadesi veya çalışan tarafından yapılan fazla harcamanın tazmini.

2013 yılından bu yana AO-1 formunun standart halinin kullanımı kesinlikle zorunlu olmasa da (şirketler kendi formlarını geliştirebilir), çoğu kuruluş bunu kullanmaya devam etmektedir. Bu, tüm muhasebeciler ve denetçilerin aşina olduğu bir standarttır.

AO-1 Formunun Adım Adım Doldurulması

Doldurma işlemi iki bölümden oluşur: ön yüz (kapak sayfası) ve arka yüz (gider tablosu).

Ön Yüz: Temel Bilgiler

Burada işlemle ilgili genel bilgiler belirtilir.

Arka Yüz: Giderlerin Detaylandırılması

Bu, her harcamanın ayrıntılı olarak yazıldığı tablo kısmıdır. Satırlar ardışık olarak numaralandırılır.

1. Gider Tarihi. Satın almanın veya hizmet ödemesinin yapıldığı tarih.
2. Belge. Belgenin türü (fiş, makbuz, bilet), seri ve numarası.
3. İşlemin Kısa İçeriği. Ne satın alındığı veya ödendiği. "Genel giderler" gibi genel ifadelerden kaçının. Spesifik yazın: "A4 ofis kağıdı, 5 paket".
4. Tutar. Belgedeki satın alma bedeli.

Rapora Hangi Belgeler Eklenmelidir?

Kanıtlayıcı belgeler olmadan avans raporunun geçerliliği yoktur. Gerekli evrak seti harcamanın amacına bağlıdır.

İş Seyahatleri İçin

• Ulaşım biletileri (tren, uçak, otobüs biletleri).
• Biniş kartları (elektronik biletiniz olsa bile mutlaka saklayın).
• Otellerden alınan faturalar (veya konut kiralaması durumunda ev sahibinden alınan hizmet tutanakları).
• Taksi ödemelerine ait fişler, eğer yolculuk resmi nitelikteyse (tercihen rota belgesi veya seyahat amacının açıklaması ile birlikte).

Genel Giderler ve Satın Alımlar İçin

• Kasa fişleri (ürün kalemlerinin dökümü ile birlikte).
• Mal fişleri veya irsaliyeler (kasa fişinde sadece genel tutarlar belirtilmişse).
• Düzenli Seri Belgeler (DSB), eğer hizmet KKT kullanılmadan sağlandıysa (örneğin, otopark, kuru temizleme).

Avans Raporunun Teslim Süreleri

Mevzuat, yalnızca seyahat giderleri için katı sınırlar belirler.

• İş Seyahati: Rapor, çalışanın seyahatten dönüşünden itibaren 3 iş günü içinde sunulmalıdır (749 Sayılı Yönetmeliğin 26. Maddesi).
• Diğer Giderler: Süre, şirketin iç belgeleriyle (emir veya zimmetli kişiler yönetmeliği) belirlenir. Genellikle bu da satın almadan sonra 3–5 gündür.

Sürelerin ihlal edilmesi, tutarın kasaya iade edilmemesi durumunda çalışanın geliri olarak kabul edilmesine (Gelir Vergisi ve sosyal güvenlik primlerine tabi) yol açabilir.

Doldurma Sırasında En Sık Yapılan 7 Hata

İadenin önlenmesi için raporu muhasebeye teslim etmeden önce bu liste üzerinden kontrol edin.

1. Yönetici İmzasının Eksikliği. Avans raporu, kuruluşun yöneticisi veya yetkili kişi tarafından onaylanmalıdır. Bu onay olmadan muhasebecinin raporu kayıtlara geçme yetkisi yoktur.
2. Okunaksız veya Hasarlı Fişler. Termal kağıt zamanla solar. Fiş beyazladıysa, satın almadan hemen sonra bir kopya çıkarın veya satıcıdan yedek nüsha isteyin.
3. Kişisel Nitelikteki Giderler. Zimmet yoluyla kişisel satın almaların (eve gıda, giysi vb.) ödenmesi yasaktır. Bu tür tutarlar derhal kasaya iade edilmelidir.
4. Toplam Hesaplamalarında Hata. Tablodaki satır toplamları, toplam gider tutarıyla eşleşmelidir. Kalan Bakiye = Verilen Avans – Kanıtlanmış Giderler.
5. Fişte Açıklamanın Olmaması. Kalemlerin listesi olmadan "Tüketim Malları" ibaresi içeren fiş kabul edilmez. Detaylı fiş veya mal irsaliyesi gereklidir.
6. Onaysız Düzeltmeler. Herhangi bir silinti tek bir çizgiyle iptal edilmeli, üzerine doğru metin yazılmalı ve yanına "Düzeltilmiş hali doğrudur", tarih ve çalışan imzası eklenmelidir. Düzeltici sıvı kullanımı yasaktır.
7. Döviz Giderlerinin Çevrilmemesi. Harcamalar yurt dışında yapıldıysa, raporda tutar, raporun onaylandığı tarihteki (veya muhasebe politikasına bağlı olarak kayda alındığı tarihteki) TCMB kuruna göre ruble cinsinden belirtilir. Fişe döviz kuru bilgisi eklenir.

Muhasebeye Teslim Öncesi Kontrol Listesi

• [ ] Tüm fişler ve biletler mevcut, okunabilir ve solmamış.
• [ ] Rapor tablosundaki tutarlar fişlerdeki tutarlarla eşleşiyor.
• [ ] Toplam gider tutarı doğru hesaplanmış.
• [ ] Doğru bakiye (iade edilecek) veya fazla harcama (ödenecek) hesaplanmış.
• [ ] Rapor çalışan (zimmet sahibi) tarafından imzalanmış.
• [ ] Rapor yönetici tarafından onaylanmış.
• [ ] Belgenin teslim süresine uyulmuş.

SSS: Avans Raporları Hakkında Sorular

Avans raporu elektronik olarak teslim edilebilir mi? Evet, şirkette elektronik belge yönetimi (EBY) kurulmuşsa ve çalışan ile muhasebecide nitelikli elektronik imza (NEİ) varsa mümkündür. Birçok servis, fişlerin taranmasına ve kişisel panelde rapor oluşturulmasına olanak tanır.

Fiş kaybolursa ne yapılmalı? Kasa fişi satıcıdan geri alınabilir (kopya veya yedek nüsha istenerek). Bu mümkün değilse, çalışan açıklayıcı bir dilekçe yazabilir. Ancak vergi dairesi, kurumlar vergisinin azaltılması amacıyla bu tür giderleri kabul etmeyebilir; yine de şirket, giderleri net kârdan karşılayarak çalışana tazminat ödeyebilir.

Harcanmayan bakiye için Gelir Vergisi ödenmeli mi? Hayır, eğer çalışan bakiyeyi belirlenen süre içinde kasaya veya şirketin cari hesabına iade ederse. Gelir Vergisi, yalnızca para iade edilmediğinde ve çalışanın borcu olarak belirli bir süreden fazla kaldığında doğar (bağlama göre değişir, ancak genellikle zimmet iadesi yapılmadığında tutar gelir olarak kabul edilebilir).