Maddi değerlerin teslim alma ve teslim etme tutanağı: Nasıl doğru düzenlenir

Maddi değerlerin teslim alma ve teslim etme tutanağı (TDM), bir malın bir kişiden diğerine geçişini, miktarını, durumunu ve belirli bir tarihteki ekipman eksiksizliğini kaydeden birincil bir belgedir. Taraflar arasında herhangi bir itirazın bulunmadığını teyit etmek ve maddi sorumluluğu belirlemek için gereklidir. Belge serbest biçimde hazırlanır, ancak muhasebe kanunu tarafından öngörülen zorunlu unsurları içermelidir.

Tutanak ne zaman düzenlenir

Belge, kuruluş veya bireysel girişimciye tahsis edilen malın fiziksel olarak el değiştirdiği her durumda düzenlenir. Başlıca kullanım senaryoları şunlardır:

1. Çalışana teslim. İş görevlerini yerine getirmek için ekipman, iş kıyafeti, alet veya anahtarların verilmesi. Genellikle tam maddi sorumluluk sözleşmesine ek olarak hazırlanır.
2. Emanet depolama. Malların veya malzemelerin bir iş ortağının deposuna veya uzmanlaşmış bir kuruluşa teslim edilmesi.
3. Şirket içi yer değiştirme. Mal varlığının aynı şirketin şubeleri, depoları veya departmanları arasında taşınması.
4. Sözleşme uyarınca teslim. Malzeme sevkiyatı, ekipmanın kiraya verilmesi veya ücretsiz kullanım hakkı tanınması.

Belgenin zorunlu unsurları

Tüm durumlar için tek bir onaylanmış form bulunmadığından (MХ-1 hariç), kuruluş kendi şablonunu geliştirme hakkına sahiptir. Tutanığın yasal geçerliliğe sahip olması ve vergi dairesi tarafından kabul edilmesi için, 402 Sayılı "Muhasebe Kaydı Hakkında" Federal Kanun'un 9. maddesinde belirtilen unsurları içermelidir:

• Belgenin adı ("Teslim Alma ve Teslim Etme Tutanığı...").
• Düzenlenme tarihi.
• Düzenleyen kuruluşun adı.
• İşlemin içeriği (tam olarak neyin teslim edildiği).
• İşlemin doğal ve parasal cinsinden ölçüleri (miktar, fiyat, toplam tutar).
• İşlemi gerçekleştirmekten ve doğru şekilde belgelendirmekten sorumlu kişilerin unvanları.
• Bu kişilerin imzaları ve imza açıklamaları.

Ek olarak, tutanağa teslim dayanağı (emir numarası, iş sözleşmesi veya satış/depolama sözleşmesi) ve düzenleme yeri dahil edilir.

Doldurma için adım adım talimatlar

Tutanak doldurmak özel bilgi gerektirmez, ancak detaylara dikkat etmeyi gerektirir. Mal tanımlamalarındaki hatalar, bir anlaşmazlık durumunda belgeyi işe yaramaz hale getirebilir.

1. Belgenin başlığı. Şehri, tarihi, teslim eden ve alan tarafların tam adlarını belirtin. Taraf bir fiziksel kişi (çalışan) ise, kimlik tespiti için (isteğe bağlı ancak önerilir) tam adını ve pasaport bilgilerini yazın.
2. Dayanak. Teslim hakkı veren belgeye atıfta bulunun: "10.05.2026 tarihli ve 5 numaralı Emir uyarınca" veya "12 numaralı Hizmet Sözleşmesi çerçevesinde".
3. Tablo kısmı. Bu ana bölümdür. Her pozisyonu ayrı bir satıra girin.
   • Ad: Spesifik olun. "Mobilya" değil, "Model X Ergonomik Ofis Sandalyesi" yazın.
   • Tanımlayıcılar: Envanter numaralarını, seri numaralarını, ürün kodlarını mutlaka belirtin. Bu, öğenin kesin olarak tanımlanmasını sağlar.
   • Durum: Kusurlar varsa (çizikler, aşınmalar), bunları burada açıklayın. "Kullanılmış, kullanım izleri var" ifadesi hiçbir şey yazmamaktan iyidir, ancak "arka kapakta 2 cm'lik çizik" idealdir.
4. Sonuç cümlesi. Tarafların miktar, kalite ve ekipman eksiksizliği konusunda herhangi bir itirazı olmadığını belirten maddeyi mutlaka ekleyin.
5. İmzalar. Belgeyi her iki taraf da imzalar. Kopya sayısı taraf sayısına uygun olmalıdır (en az iki).

Basit tutanak örneği (çalışana teslim için)

Aşağıda, çalışanlara mal varlığı tesliminin çoğu durumu için uygun evrensel bir şablon sunulmaktadır.

MADDİ DEĞERLERİN TESLİM ALMA VE TESLİM ETME TUTANAĞI

Moskova                                                                 15 Mayıs 2026

Limited Şirket "Romashka" (LLC "Romashka"), bundan böyle "İşveren" olarak anılacak olup, Yönetim Kurulu Başkanı Ivanov Ivan Ivanovich adına hareket eden ve Tüzük hükümlerine dayanan taraf ile, bundan böyle "Çalışan" olarak anılacak Yönetici Petrov Petr Petrovich arasında aşağıdaki hususlar hakkında bu Tutanak düzenlenmiştir:

1. İşveren, çalışma amaçlı kullanılmak üzere aşağıdaki maddi değerleri Çalışana teslim etmiş, Çalışan da bunları teslim almıştır:

| Sıra No | Mal Varlığı Adı | Envanter / Seri Numarası | Ölçü Birimi | Miktar | Maliyet Değerlendirmesi (Rub.) | Durum / Not |
|-------|------------------------|------------------------------|----------|--------|-------------------------|------------------------|
| 1     | Lenovo ThinkPad Dizüstü Bilgisayar | SN: PF-12345678              | adet      | 1      | 85 000,00               | Yeni, ambalajlı        |
| 2     | Logitech Kablosuz Mouse | M-R00123                   | adet      | 1      | 2 500,00                | Kullanılmış, aşınma izi yok |
| 3     | Ofis No 402 Anahtarı    | Yok                          | adet      | 1      | -                       | Yeni                  |

2. Maddi değerler, İşverenin huzurunda Çalışan tarafından incelenmiştir. Miktar ve kalite beyan edilenlere uygundur. Çalışanın dış görünüş ve ekipman eksiksizliği konusunda herhangi bir itirazı yoktur.

3. Çalışan, teslim alınan mal varlığına özenle davranmayı ve yalnızca resmi görevlerini yerine getirmek için kullanmayı taahhüt eder.

4. Bu Tutanak, her biri eşit yasal güce sahip olmak üzere, tarafların her biri için birer tane olmak üzere iki kopya halinde düzenlenmiştir.

TARAFLARIN İMZALARI:

Teslim Eden (İşveren):
____________ / Ivanov I.I. /

Teslim Alan (Çalışan):
____________ / Petrov P.P. /

Düzenleme seçeneklerinin karşılaştırılması

Form seçimi teslimin amacına bağlıdır. Hızlıca yön bulmak için aşağıdaki tabloyu kullanın:

Düzenleme sırasında yapılan yaygın hatalar

Aşağıdaki sorunlardan kaçınmak için imzalamadan önce tutanağı kontrol edin:

• Envanter numaralarının olmaması. Teknik ekipman teslim ediliyorsa, seri numarası olmadan iade edilenin başka bir aynı model dizüstü bilgisayar değil de tam olarak bu dizüstü bilgisayar olduğunu kanıtlamak imkansızdır.
• Belirsiz durum tanımı. "Kullanılmış" kaydı, çizik zaten varsa alıcı tarafın cihazı kırdığı suçlamalarına karşı koruma sağlamaz. Fotoğraf kaydı veya kusurların detaylı metinsel tanımı daha iyidir.
• Yanlış tarih. Tutanaktaki tarih, fiili teslim günüyle eşleşmelidir. Sonradan düzenlenen tutanaklar itiraz edilebilir.
• Alan tarafın imzasının olmaması. Tek imzalı tutanak, sorumluluğun kabul edildiğine dair kanıt niteliği taşımaz.

Belgenin saklama süresi

Teslim alma ve teslim etme tutanağı birincil muhasebe belgesidir. 402 Sayılı Federal Kanun'un 29. maddesine göre, saklama süresi düzenlendiği raporlama yılından sonra en az 5 yıldır.

Tutanak sabit kıymetleri (SK) ilgilendiriyorsa, saklama süresi nesnenin kayıtlardan düşülmesine kadar artı 5 yıla kadar uzayabilir. Tutanakların, çalışanın mal varlığını kullandığı tüm süre boyunca elektronik ortamda (imzaların taranmış kopyaları veya Nitelikli Elektronik İmza ile) veya kağıt arşivde saklanması önerilir.

SSS

Tutanak kuruluş mührü ile onaylanmalı mı? 2016'dan itibaren, şirket tüzüğünde aksi belirtilmedikçe, LLC'ler ve JSC'ler için mühür bulunması yasal bir zorunluluk değildir. Ancak birçok iş ortağı alışkanlıkla mühür talep eder. Çalışanlarla yapılan şirket içi tutanaklar için mühür gerekmez, yöneticinin imzası yeterlidir.

Tutanak elektronik ortamda düzenlenebilir mi? Evet, şirkette elektronik belge yönetimi (EBY) kurulmuşsa ve Nitelikli Elektronik İmzalar (NEİ) kullanılıyorsa düzenlenebilir. Böyle bir belge, kağıt belgeyle aynı yasal güce sahiptir.

Mal iadesi sırasında hasar tespit edilirse ne yapılmalı? Yeni hasarların açıklandığı çift taraflı bir tutanak düzenleyin. Çalışan hasar tutanağını imzalamayı reddederse, en az üç kişiden oluşan bir komisyon huzurunda tek taraflı tutanak düzenleyin ve çalışana maddi sorumluluğa çekilmesine ilişkin bir bildirim gönderin.