Hizmet sunum tutanağı: hatasız doldurma ve kayda alma

Kerem Aydın·6 Temmuz 2026·⏱5 dk

Hizmet sunum tutanağı (veya iş tamamlama tutanağı), sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirildiğini teyit eden iki taraflı bir belgedir. Hizmetlerin hacmini, maliyetini ve kalitesini sabitler; ayrıca muhasebe ve vergi kayıtlarında ödeme dayanağı olarak ve giderlerin yansıtılması amacıyla kullanılır. Hazır bir şablon arıyorsanız, aşağıda Word'e kopyalayabileceğiniz zorunlu unsurlar ve belge yapısı yer almaktadır.

Temel kural: Tutanak her iki tarafça imzalanmalıdır. Tek taraflı tutanak, yalnızca sözleşmede bu koşul açıkça belirtilmişse veya diğer taraf gerekçeli bir ret bildirerek imzalamaktan haksız yere kaçınıyorsa hukuki geçerliliğe sahiptir.

Tutanak için zorunlu unsurlar (yasal ve vergi amaçlı)

Rusya Federasyonu mevzuatı, tüm durumlar için tek bir kesinlikle zorunlu tutanak formu belirlemez (kasa fişleri veya faturalardan farklı olarak). 402 sayılı "Muhasebe Kaydı Hakkında" Federal Kanun'un 9. maddesine göre, her birincil muhasebe belgesi aşağıdaki zorunlu unsurları içermelidir:

Belgenin adı (örneğin, "Sunulan Hizmetlerin Teslim-Alım Tutanağı").
Belgenin düzenlenme tarihi.
Belgeyi düzenleyen ekonomik birimin adı (Yüklenici).
İşlem gerçeğinin içeriği (hangi hizmetlerin sunulduğu, hacim, dönem).
İşlem gerçeğinin ölçüm büyüklüğü (fiyat, miktar, toplam tutar) doğal veya parasal ifadeyle.
İşlemi gerçekleştiren kişilerin görev unvanları.
İşlemi gerçekleştiren kişilerin soyadı ve ad başharfleri belirtilerek imzaları.

Vergi muhasebesi amaçları için (KDV indirimine konu edilmesi veya kurumlar vergisi matrahının azaltılması için giderlerin kabul edilmesi amacıyla) ayrıca şunların belirtilmesi son derece tavsiye edilir:

Hizmetlerin sunulduğu sözleşmenin künyesi (numarası ve tarihi).
Her iki tarafın TIN (Vergi Kimlik Numarası) ve KPP (Vergi Dairesi Kayıt Kodu).
Kurumların kaşeleri (şirkette kullanılıyorsa; 2016'dan itibaren LLC'ler için kaşe kesinlikle zorunlu bir unsur olmasa da genellikle iş ortakları tarafından talep edilmektedir).

Word'de doldurmak üzere tutanak yapısı ve örneği

Kendi şablonunuzu Word'de oluşturmak için aşağıdaki yapıyı kullanabilirsiniz. Aşağıdaki metni kopyalayın ve köşeli parantez içindeki verileri kendi bilgilerinizle değiştirin.

TUTANAK NO [Tutanak numarası] sunulan hizmetlerin teslim-alım tutanağı

[Şehir] şehri "[Gün]" [Ay] 20[Yıl]

İleride "Yüklenici" olarak anılacak [Yüklenicinin tam ünvanı], [Görev] [Ad Soyad] şahsında, [Ana Sözleşme/Vekaletname] esasına göre hareket eden, bir tarafta, ve

İleride "Müşteri" olarak anılacak [Müşterinin tam ünvanı], [Görev] [Ad Soyad] şahsında, [Ana Sözleşme/Vekaletname] esasına göre hareket eden, diğer tarafta,

birlikte " Taraflar " olarak anılanlar, aşağıdakiler hakkında bu Tutanakı düzenlediler:

Yüklenici, [Sözleşme numarası] numaralı ve [Sözleşme tarihi] tarihli Sözleşme kapsamında aşağıdaki hizmetleri sunmuş, Müşteri ise kabul etmiştir:

Sıra No	Hizmetin adı	Ölçü birimi	Miktar	Birim fiyat, RUB	Toplam tutar, RUB
1	[Örn: Yazılım kurulumu için danışmanlık hizmetleri]	hizmet	1	10.000,00	10.000,00
2	[Örn: Mayıs 2026 için teknik destek]	ay	1	5.000,00	5.000,00
Toplam:					15.000,00

Toplam sunulan hizmet tutarı: 15.000,00 (On beş bin) ruble 00 kopik. KDV: [Vergiden muaf / XXX RUB tutarındadır / KDV %20 dahil - XXX RUB].

Hizmetler tam hacimde, süresinde ve uygun kalitede sunulmuştur.
Müşterinin sunulan hizmetlerin hacmi, süreleri ve kalitesi açısından herhangi bir itirazı bulunmamaktadır.
Bu Tutanak, eşit hukuki geçerliliğe sahip iki nüsha halinde, Tarafların her biri için birer nüsha olacak şekilde düzenlenmiştir.

TARAFLARIN İMZALARI:

YÜKLENİCİ:
[Kuruluş adı]
TIN: [XXXXXXXXXX]
Adres: [Yasal adres]

_________________ / [İmza açıklaması] /
M.P. (varsa)

MÜŞTERİ:
[Kuruluş adı]
TIN: [XXXXXXXXXX]
Adres: [Yasal adres]

_________________ / [İmza açıklaması] /
M.P. (varsa)

Tutanak ile UPD arasındaki fark

2013'ten beri Evrensel Aktarım Belgesi (UPD) aktif olarak kullanılmaktadır. Bu belge, aynı anda iki belgenin yerine geçer: fatura ve tutanak (veya irsaliye).

Özellik	Normal Tutanak	UPD (Statü 2)	UPD (Statü 1)
Fonksiyon	Hizmet sunumu gerçeğini teyit eder	Hizmet sunumu gerçeğini teyit eder (KDV'siz)	Gerçeği teyit eder + fatura işlevi görür (KDV'li)
Zorunluluk	Seçmeli form	Seçmeli form	KDV mükellefleri için sevkiyatta zorunludur
Kullanım kolaylığı	KDV için ayrı fatura gerektirir	Kağıt ve zaman tasarrufu sağlar	En kapsamlı belgedir
Uygulama	Genellikle KDV'siz hizmetlerde veya Bireysel Girişimcilerde kullanılır	Basitleştirilmiş vergi rejimi (USN), meslek vergisi (NPD), KDV'den muaf olanlar için uygundur	Genel vergi rejimi (OSNO) için standarttır

Şirketiniz KDV ile çalışıyorsa, "1" statülü UPD kullanmak daha avantajlıdır. Bu, ayrı bir fatura düzenleme zorunluluğundan kurtarır. Basitleştirilmiş vergi rejimindeyseniz (USN) — normal Tutanak veya "2" statülü UPD kullanın.

Tutanak doldururken sık yapılan hatalar

Belirsiz ifadeler. "Danışmanlık hizmetleri" gibi detaylandırılmamış ifadeler vergi makamlarınca sorgulanabilir. Şunu belirtmek daha iyidir: "X konusu hakkında danışmanlık, Y saat süre, Z sonucu".
Tarih eksikliği. Tutanak tarihi, giderlerin hangi dönemde kayda alındığının belirlenmesi açısından önemlidir.
Yetkisiz kişi tarafından imza. Tutanaka genel müdür değil de bir yönetici imza atıyorsa, birincil belgeleri imzalama yetkisine ilişkin vekaletnamesi olmalıdır. Aksi takdirde iş ortağı işlemi itiraz edebilir.
Geriye dönük "kağıt işi". Özellikle raporlama dönemini (çeyrek/yıl) aşan durumlarda, hizmetlerin fiilen tamamlandığı tarihten farklı bir tarihle tutanak imzalamak tavsiye edilmez. Bu, ek vergi tahakkuku riski taşır.
Anlaşmazlıkların göz ardı edilmesi. Hizmetler kısmen sunulmuşsa veya kusurluysa, Müşteri çekince koymadan tutanağı imzalamamalıdır. Eksikliklerin listelendiği iki taraflı bir tutanak düzenlenmeli veya imzalamaya yönelik gerekçeli ret bildirilmelidir.

SSS: Hizmet sunum tutanakları hakkında sorular

Sözleşme ve fatura varken tutanak gerekli mi? Evet. Sözleşme ilişkileri düzenler, fatura teklif veya ödeme talebi niteliğindedir, ancak yalnızca Tutanak (veya UPD) hizmetin fiilen sunulduğunu ve kabul edildiğini teyit eder. Tutanak olmadan vergi denetçileri giderleri düşebilir.

Tek bir tutanakla birkaç ay kapatılabilir mi? Evet, sözleşmede öngörülüyorsa (örneğin, abonelik hizmeti). Bu durumda tutanakta hizmet sunum dönemi belirtilir (örneğin, "Ocak–Mart 2026 dönemi için"). Ancak birçok muhasebeci, kayıt kolaylığı açısından her ayı ayrı kapatmayı tercih eder.

Müşteri tutanağı imzalamazsa ne yapılmalı? Hizmetler kaliteli ve süresinde sunulmuşsa ve Müşteri sessiz kalıyor veya kaçınıyorsa, tutanağı iade alınmak kayıtlı ve içerik listeli posta ile gönderin. Sözleşmede belirtilen süre sonunda (genellikle 5–10 gün), gerekçeli ret bulunmaması halinde tutanak otomatik olarak kabul edilmiş sayılır, eğer sözleşmede "otomatik kabul" hükmü varsa.