Пошаговое руководство: как сформировать, изменить и отправить счета-фактуры и УПД в 1С
Работа со счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) в «1С:Бухгалтерия 8» включает создание документов на основании первичных данных, корректировку при изменении условий сделки и отправку через системы электронного документооборота с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Оглавление
Формирование счетов-фактур и УПД
Счет-фактура
Документ обычно создается на основании первичной накладной или акта через кнопку «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный». Альтернативный способ — нажать кнопку «Выписать счет-фактуру» в нижней части открытого документа реализации. Также возможно создание документа напрямую из журнала «Счета-фактуры выданные» с использованием ввода на основании.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД формируется в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)», где необходимо переключить тумблер в табличной части в положение формирования УПД вместо отдельных акта и счета-фактуры. Быстрое создание УПД доступно через информационную панель на начальной странице программы.
Для корректного формирования единого электронного УПД в настройках ЭДО по контрагенту должна быть установлена галочка «Счет-фактура и первичный документ в одном документе». При создании УПД на услуги можно указывать наименование и стоимость без количества, если это предусмотрено форматом.
Изменение и корректировка документов
Важно различать исправление ошибок и изменение условий сделки.
Исправленный счет-фактура/УПД
Оформляется при обнаружении технических ошибок (опечатки, неверные реквизиты, ставки НДС), которые препятствуют вычету. В 1С это делается путем создания нового экземпляра документа с тем же номером и датой, но с указанием номера и даты исправления.
Корректировочный счет-фактура/УПД
Выставляется при согласованном изменении стоимости или количества товаров/услуг (например, изменение цены, возврат части товара). В программе для этого используется документ «Корректировка реализации», создаваемый на основании исходной накладной.
Корректировочный документ должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней со дня составления подтверждающих документов.
Исправленные и корректировочные документы регистрируются в дополнительных листах книги покупок/продаж за тот период, в котором был отражен аннулированный документ.
Отправка через ЭДО
Для юридически значимого обмена используется сервис «1С-ЭДО» или интегрированные решения операторов (Такском, Контур.Диадок и др.).
Настройка
Перед отправкой необходимо настроить профили ЭДО в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки ЭДО».
Форматы документов
С августа 2025 года актуальным является формат 5.03, поддержка которого добавлена в последние релизы конфигурации. Ранее использовались форматы 5.02 и приказ ФНС № 93/155.
Процесс отправки
В проведенном документе реализации или счете-фактуре нужно нажать кнопку «ЭДО» → «Отправить электронный документ». Система автоматически подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и направляет контрагенту.
Если требуется отправить только акт/накладную без счета-фактуры, в настройках ЭДО по конкретному контрагенту следует снять соответствующие галочки использования УПД и счетов-фактур.
Контроль статуса отправки и получение подтверждений осуществляется в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
Частые ошибки
Не установлен тумблер формирования УПД В документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» не переключен тумблер в табличной части для формирования УПД вместо отдельных акта и счета-фактуры.
Отсутствует галочка в настройках ЭДО Для формирования единого электронного УПД в настройках ЭДО по контрагенту не установлена галочка «Счет-фактура и первичный документ в одном документе».
Нарушен срок выставления корректировочного документа Корректировочный документ выставлен позже пяти календарных дней со дня составления подтверждающих документов.
Путаница между типами корректировок При технических ошибках (опечатки, неверные реквизиты) оформляется исправленный документ, а при согласованном изменении стоимости/количества — корректировочный. Использование не того типа документа приводит к ошибкам учета.
FAQ
В чем разница между исправленным и корректировочным счетом-фактурой?
Исправленный оформляется при обнаружении технических ошибок (опечатки, неверные реквизиты, ставки НДС), которые препятствуют вычету. Создается новый экземпляр документа с тем же номером и датой, но с указанием номера и даты исправления.
Корректировочный выставляется при согласованном изменении стоимости или количества товаров/услуг (например, изменение цены, возврат части товара). В программе для этого используется документ «Корректировка реализации», создаваемый на основании исходной накладной.
Какой формат УПД актуален с августа 2025 года?
С августа 2025 года актуальным является формат 5.03, поддержка которого добавлена в последние релизы конфигурации. Ранее использовались форматы 5.02 и приказ ФНС № 93/155.
Можно ли отправить только акт без счета-фактуры через ЭДО?
Да. Если требуется отправить только акт/накладную без счета-фактуры, в настройках ЭДО по конкретному контрагенту следует снять соответствующие галочки использования УПД и счетов-фактур.
Где контролировать статус отправки документов?
Контроль статуса отправки и получение подтверждений осуществляется в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».