Проведение сотрудников и оформление трудовых функций в 1С: актуальная инструкция
Проведение сотрудников и оформление трудовых функций в 1С требует настройки справочников и корректного заполнения кадровых документов для сдачи отчетности ЕФС-1.
Оглавление
Подготовка справочника Трудовые функции
Перед оформлением приема или перевода сотрудника необходимо убедиться, что нужная трудовая функция создана в системе. Программа может автоматически заполнить поля контрольного числа, категории и кода по ОКЗ при создании элемента справочника.
| Конфигурация 1С | Путь к справочнику «Трудовые функции» |
|---|---|
| 1С:ЗУП 3.1 | Раздел «Настройки» → «Трудовые функции» |
| 1С:Бухгалтерия 8.3 | Карточка должности («Зарплата и кадры» → «Должности») или раздел «Кадры» → «Трудовые функции» |
Для массового заполнения данных в позициях штатного расписания предусмотрен специальный сервис «Заполнение трудовых функций в позициях штатного расписания», который находится в разделе «Кадры».
Оформление приема на работу и указание функции
При регистрации нового сотрудника трудовая функция фиксируется в документе «Прием на работу», который создается в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».
Если ведение штатного расписания включено в настройках, поле «Трудовая функция» заполняется автоматически на основании выбранной позиции. Для корректного формирования сведений о трудовой деятельности на вкладке «Главное» документа необходимо установить флажок «Отразить в трудовой книжке» и выбрать соответствующую трудовую функцию.
Код ОКЗ является обязательным к заполнению при видах мероприятия «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ» и «УВОЛЬНЕНИЕ» для корректной сдачи отчетности ЕФС-1.
Трудовая функция должна строго отражать прямые обязанности работника. Например, нельзя указывать код бухгалтера для сотрудника, выполняющего иные функции.
Важные нюансы заполнения и отчетности
Код профессиональной деятельности (код ОКЗ) обозначает должность и обязанности сотрудника в числовом виде и необходим для электронного кадрового документооборота. Сведения о трудовой функции, подразделении и должности автоматически попадают в графу 5 формы отчета о трудовой деятельности.
Если сотрудник принимается как совместитель, на вкладке «Главное» документа приема следует установить соответствующий код занятости. После оформления всех кадровых документов рекомендуется проверить корректность отражения данных в регистрах сведений перед отправкой отчетности в СФР.
Частые ошибки
- Некорректный код ОКЗ: указание кода, не соответствующего реальным обязанностям (например, код бухгалтера для сотрудника с иными функциями).
- Отсутствие кода ОКЗ: пропуск заполнения кода при видах мероприятия «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ» и «УВОЛЬНЕНИЕ», что приводит к ошибкам в отчете ЕФС-1.
- Забытый флажок: отсутствие отметки «Отразить в трудовой книжке» на вкладке «Главное» при приеме на работу, что блокирует формирование сведений о трудовой деятельности.
FAQ
Где найти справочник трудовых функций в 1С:ЗУП 3.1?
В разделе «Настройки» → «Трудовые функции».
Обязательно ли заполнять код ОКЗ при приеме на работу?
Да, код профессиональной деятельности обязателен для корректной сдачи отчетности ЕФС-1 при видах мероприятия «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ» и «УВОЛЬНЕНИЕ».
Как ускорить заполнение данных в штатном расписании?
Используйте специальный сервис «Заполнение трудовых функций в позициях штатного расписания» в разделе «Кадры».