Оформление сотрудников в 1С: пошаговое руководство по приему, переводам и перемещениям
Оформление сотрудников в 1С включает три основные операции: прием на работу, кадровый перевод и перемещения. В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» эти процессы имеют четкую структуру и выполняются через специальные кадровые документы.
Прием на работу
Процесс приема сотрудника состоит из двух основных этапов: создания карточки физического лица и оформления трудового договора.
Создание карточки сотрудника
Сначала необходимо внести персональные сведения в справочник «Сотрудники», нажав кнопку «Создать». В карточке указываются ФИО, дата рождения, паспортные данные и СНИЛС, после чего можно переходить к оформлению приказа.
Документ «Прием на работу»
Основной документ формируется в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или непосредственно из карточки сотрудника. В документе обязательно указывается дата приема (которая может отличаться от даты приказа), количество ставок и вид занятости (основное место или совместительство).
Трудовой договор и начисления
На вкладке «Трудовой договор» заполняются данные для печати договора, а кнопка «Назначить» позволяет автоматически установить плановые начисления и оклад. После заполнения всех табличных частей документ проводится и печатаются необходимые формы (Т-1, трудовой договор).
Кадровый перевод
Перевод используется при изменении существенных условий труда: должности, подразделения, оклада или характера работы.
Индивидуальный перевод
Документ «Кадровый перевод» создается в журнале кадровых документов, где выбирается сотрудник и указывается новая должность или подразделение. При изменении оплаты труда необходимо заполнить новые плановые начисления и проверить корректность дат действия изменений.
Массовый перевод
Для перевода группы сотрудников одновременно используется документ «Кадровый перевод списком», который находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы». Этот инструмент удобен при реорганизации отделов или массовом изменении окладов.
При оформлении перевода программа автоматически рассчитывает стаж и проверяет пересечения с другими кадровыми событиями.
Кадровые перемещения
В 1С существует различие между полноценным переводом и простым перемещением, которое зависит от того, меняются ли условия трудового договора.
| Критерий | Кадровый перевод | Перемещение |
|---|---|---|
| Изменение условий договора | Да (должность, подразделение, оклад, характер работы) | Нет (должность и оклад остаются прежними) |
| Документ | «Кадровый перевод» | «Перемещение в другое подразделение» |
| Дополнительное соглашение | Требуется | Не требуется |
Перемещение без изменения условий
Если сотрудник переходит в другое подразделение, но его должность и оклад остаются прежними, оформляется документ «Перемещение в другое подразделение». Такой документ не требует подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и упрощает кадровый учет.
Временные перемещения
Для временной замены или перевода на определенный срок используются специальные настройки в документе перевода, где указывается период действия изменений. Важно корректно указать дату окончания временного перемещения, чтобы программа автоматически вернула сотрудника на основное место работы.
Любое кадровое перемещение должно быть проведено до расчета зарплаты за соответствующий месяц, чтобы начисления распределились правильно.
Частые ошибки
Непроведение перемещения до расчета зарплаты
Если кадровое перемещение не проведено до расчета зарплаты за соответствующий месяц, начисления распределятся некорректно.
Отсутствие даты окончания временного перемещения
При временном переводе необходимо указать дату окончания периода, иначе программа не вернет сотрудника на основное место работы автоматически.
Использование перевода вместо перемещения
Если меняется только подразделение без изменения должности и условий оплаты, использование документа «Кадровый перевод» избыточно. В таких случаях рекомендуется использовать отдельный документ «Перемещение в другое подразделение».
FAQ
В чем разница между переводом и перемещением в 1С?
Перевод используется при изменении существенных условий трудового договора (должность, подразделение, оклад, характер работы) и требует подписания дополнительного соглашения. Перемещение оформляется, когда сотрудник переходит в другое подразделение, но его должность и оклад остаются прежними — дополнительное соглашение не требуется.
Как оформить массовый перевод сотрудников?
Для перевода группы сотрудников одновременно используйте документ «Кадровый перевод списком», который находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы». Это удобно при реорганизации отделов или массовом изменении окладов.
Можно ли принять на работу с датой, отличной от даты приказа?
Да, в документе «Прием на работу» дата приема может отличаться от даты приказа. Дата приема — это фактическая дата начала работы сотрудника.
Нужно ли дополнительное соглашение при перемещении в другое подразделение?
Нет, если при перемещении должность и оклад сотрудника остаются прежними, дополнительное соглашение к трудовому договору не требуется. Оформляется только документ «Перемещение в другое подразделение».