Как настроить и провести зарплату в 1С ЗУП: полный расчетный цикл

Чтобы настроить и провести зарплату в 1С ЗУП, пройдите пять этапов: настройте состав начислений, внесите кадровые документы, рассчитайте зарплату и взносы, сформируйте ведомости и закройте месяц.

Ниже приведена сводная таблица основных действий в программе:

Предварительная настройка программы

Перед первым расчетом необходимо убедиться, что параметры учета заданы корректно в редакции 3.1:

• Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и откройте ссылку «Настройка состава начислений и удержаний». Здесь выбираются используемые виды оплат (оклады, премии, больничные) и удержания.
• В этом же разделе проверьте параметры расчета, такие как порядок выплаты аванса (расчетом за первую половину месяца или фиксированной суммой) и учет НДФЛ.
• Настройте показатели расчета зарплаты (например, надбавки за стаж или классность), определив, являются ли они постоянными или вводятся ежемесячно.

Ввод исходных данных

Корректный расчет невозможен без актуальной кадровой информации:

• Оформите документы приема на работу, переводов и увольнений в разделе «Кадры». Начисления напрямую зависят от планового вида начисления и графика работы сотрудника.
• Введите индивидуальные показатели для сотрудников через документ «Данные для расчета зарплаты» или непосредственно в карточке сотрудника.
• Занесите данные о неявках (больничные, отпуска, прогулы) в соответствующие документы раздела «Зарплата».

Расчет и начисление зарплаты

Основным документом для ежемесячного расчета является «Начисление зарплаты и взносов»:

1. Создайте новый документ в разделе «Зарплата» → «Начисления зарплаты и взносов» за нужный месяц.
2. Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подтянет всех сотрудников и выполнит расчет окладов, компенсаций, НДФЛ и страховых взносов согласно настроенным формулам.
3. Проверьте результаты расчета на вкладках «Начисления», «Удержания», «НДФЛ» и «Взносы». При необходимости отредактируйте отдельные суммы вручную или измените показатели стажа и отработанного времени.
4. Проведите документ, чтобы зафиксировать результаты в учете. Именно этот документ формирует проводки и регистры накопления по зарплате.

Формирование ведомостей и выплата

После проведения начисления создаются документы на выплату:

• Для наличной выплаты сформируйте «Ведомость на выплату зарплаты в кассу».
• Для безналичной — «Ведомость перечисления зарплаты на счета» (или «В банк») из раздела «Зарплата» → «Выплаты».

Документы на выплату заполняются автоматически на основании проведенного «Начисления зарплаты и взносов» с учетом ранее выплаченного аванса. После фактической выдачи денег или получения выписки банка проведите ведомость и создайте соответствующий расходный кассовый ордер или списание с банковского счета.

Отчетность и закрытие месяца

• Сформируйте регламентированные отчеты (РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1) в разделе «Налоги и взносы» на основе данных проведенных начислений.
• Выполните закрытие месяца в разделе «Зарплата» → «Закрытие месяца», чтобы проверить отсутствие ошибок и пересчитать итоговые суммы НДФЛ и взносов.

Частые ошибки

• Игнорирование неявок. Если не внести больничные, отпуска или прогулы в документы раздела «Зарплата», программа ошибочно начислит зарплату за неотработанное время как за рабочее.
• Непроведение документа начисления. Пока документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведен, проводки и регистры накопления по зарплате не формируются, что блокирует создание ведомостей на выплату.
• Отсутствие кадровых документов. Расчет напрямую зависит от планового вида начисления и графика работы, поэтому приемы, переводы и увольнения должны быть оформлены в разделе «Кадры» до начала расчета.

FAQ

Как учитывается ранее выплаченный аванс? Документы на выплату (ведомости в кассу или в банк) заполняются автоматически на основании проведенного документа «Начисление зарплаты и взносов» и самостоятельно учитывают суммы ранее выплаченного аванса.

Где указать индивидуальные надбавки сотруднику? Индивидуальные показатели (например, надбавки за стаж или классность) вводятся через документ «Данные для расчета зарплаты» или непосредственно в карточке сотрудника. В настройках состава начислений можно определить, являются ли такие показатели постоянными или должны вводиться ежемесячно.

Какие регламентированные отчеты формируются по итогам месяца? На основе проведенных начислений в разделе «Налоги и взносы» формируются РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1. Перед сдачей отчетности рекомендуется выполнить закрытие месяца для проверки отсутствия ошибок и пересчета итоговых сумм НДФЛ и взносов.