Инструкция: как работать с ЭДО в 1С для отправки и загрузки документов
Чтобы правильно работать с ЭДО в 1С, необходимо настроить обмен в разделе «Администрирование», а затем использовать штатный функционал для отправки исходящих документов, автоматической загрузки входящих и создания исправлений при обнаружении ошибок. Весь процесс строится вокруг рабочего места «Текущие дела ЭДО» и учетных документов программы.
Оглавление
Отправка исходящих документов
Отправка электронных документов (УПД, счетов-фактур, актов) обычно производится непосредственно из учетных документов 1С.
Перед первой отправкой необходимо проверить настройки в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» и убедиться, что организация подключена к сервису.
Порядок отправки:
- Создайте и проведите первичный документ (например, «Реализация товаров и услуг»).
- Нажмите кнопку «ЭДО» и выберите пункт «Отправить электронный документ».
Для массовой отправки или передачи неформализованных файлов используйте функционал «Загрузка формализованного документа из файла» или «Массовая отправка» в рабочем месте ЭДО.
Статус отправки отслеживается в разделе «Текущие дела ЭДО», где также доступна команда принудительной синхронизации «Отправить и получить».
Загрузка и получение входящих
Входящие документы могут загружаться автоматически по расписанию или вручную.
Для автоматизации процесса рекомендуется настроить плановое задание «Получить ЭД», чтобы система сама опрашивала оператора без участия пользователя.
Ручное получение выполняется через команду «Отправить и получить» в форме списка «Текущие дела ЭДО» или на начальной странице программы.
После загрузки входящий документ отображается в списке полученных ЭД. Оттуда его можно открыть и создать соответствующий учетный документ в 1С одним нажатием кнопки. Если документ получен, но не распознан системой, его можно обработать вручную через помощник создания документов.
Исправление и переформирование
Порядок исправления зависит от статуса документа и типа ошибки.
| Статус документа | Действие |
|---|---|
| До отправки | Использовать функцию «Переформирование отправленного электронного документа» (доступна с версии модуля ЭДО 1.9.1) |
| После завершения документооборота | Создать новый исправительный электронный документ через кнопку «ЭДО» → «Создать исправление» |
| Невозможность исправления (например, неверный контрагент) | Аннулировать исходный документ и отправить правильный комплект взамен |
При внесении исправлений в УПД важно корректно указывать причину и номер исправления, чтобы избежать расхождений в книгах покупок и продаж.
Частые ошибки
- Отсутствие подключения к сервису: Перед отправкой система не может сформировать пакет, если не проверены настройки в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами».
- Расхождения в учете: При исправлении УПД некорректное указание причины и номера исправления приводит к ошибкам в книгах покупок и продаж.
- Невозможность редактирования: Если документ уже подписан обеими сторонами, его нельзя просто отредактировать — требуется создание исправительного документа.
- Нераспознанные файлы: Входящие документы могут не распознаваться системой автоматически, что требует ручной обработки через помощник создания документов.
FAQ
Как отслеживать статус отправки документов? Статус отслеживается в разделе «Текущие дела ЭДО». Там же можно выполнить принудительную синхронизацию командой «Отправить и получить».
Можно ли редактировать подписанный документ? Нет, если документ уже подписан обеими сторонами, редактировать его нельзя. Необходимо создать новый исправительный электронный документ через кнопку «ЭДО» → «Создать исправление».
Что делать, если документ отправлен с ошибкой? Если ошибка обнаружена до ухода контрагенту, используйте функцию «Переформирование отправленного электронного документа» (доступна с версии модуля ЭДО 1.9.1). Если документооборот завершен, создайте исправление или аннулируйте документ.
Как получать документы без участия пользователя? Настройте плановое задание «Получить ЭД». Система будет сама опрашивать оператора по расписанию.