Как начислить зарплату, удержать НДФЛ и выплатить сотрудникам в 1С ЗУП: пошаговый порядок
Как начислить зарплату, удержать НДФЛ и выплатить сотрудникам в 1С ЗУП: в 1С:ЗУП 3.1 начисление выполняется документом «Начисление зарплаты и взносов», НДФЛ рассчитывается внутри него, а выплата оформляется ведомостью.
Оглавление
Пошаговый алгоритм начисления зарплаты и НДФЛ в 1С ЗУП
Порядок актуален для «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 и учитывает накопительный принцип расчета НДФЛ, действующий с 2024 года.
1. Начисление зарплаты
- Откройте раздел Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и создайте документ «Начисление зарплаты и взносов».
- Нажмите «Заполнить». Программа автоматически подтянет данные из кадровых документов, графиков работы, плановых начислений и введенных ранее первичных документов: больничных, отпусков, табелей.
- Проверьте, что у всех сотрудников заполнены показатели: отработанные дни или часы, премии, надбавки. При необходимости отредактируйте суммы вручную на вкладке «Начисления».
- Нажмите «Провести». Документ сформирует проводки по бухгалтерскому учету и регистры накопления для расчета НДФЛ и взносов.
С 2024 года НДФЛ исчисляется накопительным итогом с начала года. ЗУП рассчитывает налог автоматически именно по этому принципу. Ручное изменение суммы НДФЛ возможно только через специальный реквизит «Корректировка налога» при наличии обоснований.
2. Удержание НДФЛ
В ЗУП НДФЛ не удерживается отдельным документом: он рассчитывается и фиксируется внутри документа «Начисление зарплаты и взносов».
- Перейдите на вкладку «НДФЛ» в том же документе начисления.
- Проверьте колонки «Исчислено», «Удержано», «К выплате». Сумма «Удержано» должна совпадать с суммой к перечислению в бюджет.
- Если есть необлагаемые доходы или вычеты, они должны быть введены заранее через документы «Вычеты НДФЛ» или «Доходы, не облагаемые НДФЛ».
Выплата зарплаты сотрудникам
Выплата оформляется в зависимости от способа: на банковские карты, через кассу или как межрасчетная выплата.
Способы выплаты зарплаты и документы в 1С ЗУП
| Способ выплаты | Документ в ЗУП | Особенности |
|---|---|---|
| На банковские карты | Ведомость на выплату зарплаты через банк | Формируется реестр для загрузки в клиент-банк. НДФЛ перечисляется единым платежом (ЕНП) до 28-го числа. |
| Через кассу | Ведомость на выплату зарплаты через кассу | Печатается расчетный листок и платежная ведомость. Налог нужно уплатить не позднее следующего рабочего дня после выдачи наличных. |
| Межрасчетная выплата | Выплата зарплаты | Для аванса или депонирования. НДФЛ с аванса теперь также исчисляется накопительно. |
Оформление ведомости на выплату
- Создайте документ «Ведомость на выплату зарплаты» в разделе Зарплата → Выплаты.
- Выберите месяц и организацию, затем нажмите «Заполнить». Подтянутся суммы к выплате за минусом удержанного НДФЛ.
- Проведите документ и распечатайте или выгрузите реестр.
Отражение в учете и отчетность
После начисления и выплаты зарплаты нужно отразить операции в учете и проверить обязательные отчетные формы.
- Для формирования проводок Дт 20/26/44 – Кт 70 и Дт 70 – Кт 68.01 используйте обработку «Отражение зарплаты в бухучете»: раздел Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете.
- ЗУП формирует уведомление об исчисленных суммах налогов автоматически на основании данных о начислении и удержании НДФЛ. Срок подачи — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты.
- Обязательно выдавайте сотрудникам расчетные листки: раздел Зарплата → Расчетные листки. В них отражаются все начисления, удержания, включая НДФЛ, и сумма к выплате.
Законодательство и функционал 1С регулярно обновляются. Перед массовым начислением проверьте актуальность релиза ЗУП и ознакомьтесь с последними изменениями в НК РФ на официальных ресурсах ФНС и ИТС 1С.
Частые ошибки
- Неверная дата получения дохода. Для НДФЛ критически важна дата фактической выплаты. В ЗУП она определяется датой документа выплаты. Не проводите ведомость задним числом без веских причин.
- Аванс считается выплатой без налога. С 2024 года аванс является полноценной выплатой зарплаты, с которой исчисляется НДФЛ. Старый подход «аванс без налога» больше не применяется.
- Ручная правка НДФЛ без оснований. Изменять сумму налога вручную можно только через реквизит «Корректировка налога» и только при наличии обоснований.
- Некорректные настройки учета. Проверьте раздел Настройка → Параметры расчета зарплаты: флаги учета НДФЛ и страховых взносов должны соответствовать вашей системе налогообложения.
FAQ
-
Нужно ли создавать отдельный документ для удержания НДФЛ в 1С ЗУП?
Нет. НДФЛ рассчитывается и фиксируется внутри документа «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «НДФЛ». -
Начисляется ли НДФЛ с аванса?
Да. С 2024 года аванс является полноценной выплатой зарплаты, и НДФЛ с аванса исчисляется накопительно. -
Можно ли вручную изменить сумму НДФЛ?
Ручное изменение возможно только через специальный реквизит «Корректировка налога» при наличии обоснований. -
Как проверить сумму, которую нужно выплатить сотрудникам?
В документе «Ведомость на выплату зарплаты» после заполнения подтягиваются суммы к выплате за минусом удержанного НДФЛ. Дополнительно проверьте вкладку «НДФЛ» в документе начисления: колонки «Исчислено», «Удержано», «К выплате».