Оформление кадрового учета в 1С ЗУП: прием, совместительство и договоры ГПХ
Кадровый учет в 1С ЗУП требует правильного оформления документов для разных категорий работников. Программа позволяет вести учет основных сотрудников, совместителей и исполнителей по договорам гражданско-правового характера с автоматическим формированием отчетности ЕФС-1.
Оглавление
Прием сотрудников на основное место
Оформление нового сотрудника начинается с регистрации в справочнике «Физические лица», после чего создается карточка в справочнике «Сотрудники». Документ «Прием на работу» формируется через раздел «Кадры» или кнопку «Оформить документ» в карточке сотрудника.
В документе обязательно указываются:
- дата приема
- подразделение
- должность
- график работы
- количество ставок
Для корректного отражения в отчетности ЕФС-1 важно правильно заполнить вид занятости как «Основное место».
Оформление совместительства
В 1С:ЗУП различаются внутреннее и внешнее совместительство, и порядок их оформления отличается.
Внутреннее совместительство
Для внутреннего совместителя необходимо создать новую карточку в справочнике «Сотрудники». У одного физического лица будет две карточки сотрудника с разными должностями. В документе «Прием на работу» в поле «Вид занятости» выбирается значение «Внутреннее совместительство».
Особое внимание следует уделить правильному вводу данных, чтобы программа корректно связала обе позиции с одним физлицом.
Внешнее совместительство
Если сотрудник уже есть в базе, используется существующая карточка физического лица; если нет — создается новая. В справочнике «Сотрудники» также создается отдельный элемент для внешнего совместителя.
В документе «Прием на работу» указывается:
- вид занятости «Внешнее совместительство»
- размер ставки
- специфический график работы
В ЗУП 3 можно оформить только одно внешнее совместительство на одну карточку сотрудника. Для второго внешнего совместительства потребуется создать еще одну карточку сотрудника для того же физлица.
Договоры гражданско-правового характера
Исполнители по договорам ГПХ не являются штатными сотрудниками, поэтому документ «Прием на работу» для них не используется.
Регистрация договора осуществляется через раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или через кнопку «Оформить документ» в карточке физического лица/сотрудника.
В договоре указываются:
- срок действия
- вид договора
- сумма вознаграждения
- порядок выплат
Начисления по таким договорам проводятся отдельными документами, а сведения о заключении/расторжении договора ГПХ передаются в СФР в составе ЕФС-1. Программа позволяет формировать специальные кадровые отчеты по договорникам для анализа и сдачи отчетности.
Частые ошибки
| Ошибка | Правильное решение |
|---|---|
| Использование документа «Прием на работу» для исполнителей по ГПХ | Регистрация договора через раздел «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» |
| Оформление нескольких внешних совместительств на одну карточку сотрудника | Создание отдельной карточки сотрудника для каждого внешнего совместительства |
| Неправильное заполнение вида занятости | Указание «Основное место» для основных сотрудников, «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство» для совместителей |
| Отсутствие связи между позициями внутреннего совместителя | Корректный ввод данных для связывания обеих позиций с одним физлицом |
FAQ
Нужно ли создавать новую карточку физического лица для внутреннего совместителя?
Нет, используется существующая карточка физического лица. Однако в справочнике «Сотрудники» создается новая карточка сотрудника с другой должностью. У одного физического лица будет две карточки сотрудника.
Можно ли оформить несколько внешних совместительств в одной карточке сотрудника?
В ЗУП 3 можно оформить только одно внешнее совместительство на одну карточку сотрудника. Для оформления второго внешнего совместительства потребуется создать еще одну карточку сотрудника для того же физлица.
Как передаются сведения о договорах ГПХ в контролирующие органы?
Сведения о заключении и расторжении договора ГПХ передаются в Социальный фонд России в составе отчетности ЕФС-1. Программа автоматически формирует необходимые данные при регистрации и закрытии договоров.