Кадровый учет в 1С ЗУП: правила оформления приема, увольнения и отзыва из отпуска

Кадровый учет в 1С ЗУП редакции 3.1 ведется через раздел «Кадры». Оформление приема, увольнения и отзыва из отпуска выполняется специальными документами с автоматическим расчетом выплат.

Оформление приема на работу

Оформление приема на работу осуществляется документом «Прием на работу». Создать его можно в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» или напрямую через журнал «Приемы на работу».

При заполнении документа необходимо указать:

• дату приема (она может отличаться от даты приказа);
• подразделение и должность;
• график работы;
• размер оплаты труда.

Важно корректно выбрать вид занятости (основное место работы или совместительство) и количество ставок. Если в настройках кадрового учета установлен флажок «Прием на работу без приказа о приеме», документ оформляется упрощенно, без немедленного формирования печатной формы приказа. Для массового оформления нескольких сотрудников одновременно используется функция «Прием на работу списком».

Регистрация увольнения сотрудника

Для регистрации прекращения трудовых отношений используется документ «Увольнение», доступный в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».

В документе фиксируются:

• дата увольнения;
• основание увольнения в соответствии с ТК РФ;
• данные для расчета окончательного расчета и компенсации за неиспользованный отпуск.

После проведения документа программа автоматически рассчитывает компенсацию отпуска и прочие положенные выплаты. Обязательным шагом после оформления увольнения является передача сведений в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1). При сокращении штата или реорганизации допускается оформление увольнения списком для нескольких работников, что ускоряет процесс.

Корректировка и отзыв из отпуска

Отзыв сотрудника из отпуска оформляется путем исправления исходного документа «Отпуск» или создания нового документа-исправления, если период уже закрыт.

Процесс корректировки включает следующие действия:

1. На вкладке «Основной отпуск» корректируется дата окончания отпуска с учетом фактического выхода сотрудника на работу.
2. Дни, когда сотрудник был отозван, фиксируются на вкладке «Продление, переносы, отзывы» с обязательным указанием причины и периода отзыва.
3. Неиспользованные дни отпуска возвращаются на остаток отпусков сотрудника и могут быть использованы позже или компенсированы при увольнении.

Перерасчет отпускных происходит автоматически: программа сторнирует начисления за неотгулянные дни и начисляет зарплату за дни фактической работы во время отзыва. Отзыв возможен только с письменного согласия работника и законодательно запрещен для определенных категорий сотрудников, например, для несовершеннолетних.

Частые ошибки

• Отсутствие отчетности в СФР: забывают передать сведения об увольнении через отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) после проведения документа.
• Некорректный перерасчет: при отзыве из отпуска не заполняют вкладку «Продление, переносы, отзывы», из-за чего дни не возвращаются на остаток и баланс отпусков искажается.
• Нарушение трудовых норм: попытка оформить отзыв из отпуска для сотрудников, для которых это запрещено законом (например, несовершеннолетних), или отсутствие письменного согласия работника в деле.

FAQ

Можно ли оформить прием нескольких сотрудников одновременно?
Да, для этого используется функция «Прием на работу списком», которая позволяет зарегистрировать несколько работников одновременно.

Как программа рассчитывает выплаты при отзыве из отпуска?
Программа автоматически сторнирует начисления за неотгулянные дни и начисляет зарплату за дни фактической работы во время отзыва.

Обязательно ли формировать печатную форму приказа при приеме на работу?
Нет, если в настройках кадрового учета установлен флажок «Прием на работу без приказа о приеме», документ оформляется упрощенно без немедленного формирования печатной формы.