Как законно уничтожить документы в компании

Иван Корнев·27.05.2026·⏱6 мин

Уничтожение документов в фирме — это регламентированная процедура, которая включает экспертизу ценности документов, истечение сроков их хранения и составление акта об утилизации. Нарушение порядка грозит штрафами за нарушение правил архивного дела или утечку персональных данных. Главный принцип: уничтожать можно только те документы, срок хранения которых истек и которые не требуются для текущих судебных или налоговых проверок.

Законодательная база и общие принципы

Процесс регулируется несколькими нормативными актами. Основные из них:

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» — устанавливает общие правила комплектования, хранения и учета документов.
Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236) — главный документ для определения сроков хранения (вступил в силу с 2020 года).
Налоговый кодекс РФ (ст. 29) — требует хранить документы для налогообложения не менее 4 лет (на практике рекомендуется 5 лет).
Трудовой кодекс РФ — регламентирует хранение кадровых документов (особенно тех, что содержат персональные данные).

Не путайте сроки хранения для бухгалтерии и для архива. Даже если налоговая проверка возможна только за 3 года, некоторые кадровые приказы нужно хранить 50 или 75 лет.

Сроки хранения: таблица основных документов

Прежде чем инициировать уничтожение, необходимо свериться с номенклатурой дел вашей организации. Ниже приведены ориентировочные сроки для самых распространенных категорий документов согласно действующему законодательству РФ.

Типовые сроки хранения документов

Категория документов	Срок хранения	Примечание
Бухгалтерская первичка, регистры, отчетность	5 лет	Если нет нарушений налогового законодательства
Налоговые декларации и расчеты	5 лет	Срок исчисляется с момента окончания проверки
Кадровые приказы (прием, увольнение, отпуск)	50 / 75 лет	Зависит от даты создания документа (до или после 2003 г.)
Личные дела сотрудников	50 / 75 лет	Хранятся отдельно от приказов
Договоры с контрагентами	5 лет после окончания действия	Или срок исковой давности + 1 год
Документы по основной деятельности (устав, протоколы собраний)	Постоянно	Не подлежат уничтожению
Переписка с клиентами и партнерами	3–5 лет	Если не содержит важных юридических решений
Журналы учета пропусков, заявок на канцелярию	1–3 года	Вспомогательные документы

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по документу. Например, договор, закрытый в декабре 2020 года, может быть уничтожен не ранее 2026 года (5 полных лет).

Пошаговый порядок уничтожения документов

Процедура уничтожения не может быть стихийной. Она должна быть оформлена документально, чтобы в случае проверки можно было доказать законность действий.

Шаг 1. Создание экспертной комиссии

В организации должен быть создан постоянно действующий орган — Экспертная комиссия (ЭК) или Протокол заседания ЭК. В её состав обычно входят:

Руководитель организации или его заместитель.
Главный бухгалтер.
Юрист.
Ответственный за архив/делопроизводство.
Специалист по информационной безопасности (если уничтожаются носители с конфиденциальной информацией).

Деятельность комиссии регулируется Положением об экспертной комиссии, утвержденным приказом руководителя.

Шаг 2. Экспертиза ценности и отбор документов

Ответственный за архив формирует опись документов, предложенных к уничтожению. Комиссия проверяет:

Истек ли срок хранения.
Не находятся ли документы в стадии судебного разбирательства или налоговой проверки.
Не имеют ли они исторической или научной ценности (для крупных компаний).

Если документы хранятся в электронном виде, проводится аналогичная процедура: выявляются файлы с истекшим сроком хранения, проверяется наличие резервных копий (если они нужны) и необходимость сохранения метаданных.

Шаг 3. Составление Акта о выделении к уничтожению

Это ключевой документ. Он составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты:

Название организации.
Дата составления акта.
Перечень документов (можно ссылаться на описи дел постоянного и временного хранения).
Количество томов/дел/листов.
Даты документов (с какой по какую).
Подписи всех членов комиссии.
Гриф утверждения руководителем организации.

Акт утверждается руководителем компании. Только после подписи руководителя документы получают статус «подлежащих уничтожению».

Шаг 4. Физическое уничтожение

Способ зависит от типа носителя и степени конфиденциальности.

Бумажные носители:

Шредирование (измельчение). Оптимальный способ для офисов. Для обычных документов достаточно уровня секретности P-3 или P-4. Для конфиденциальных данных — P-5 и выше (узкая стружка или пыль).
Сжигание. Применяется для больших объемов или строгой отчетности. Требует соблюдения пожарных норм и часто привлечения специализированных служб.
Макулатура. Передача сторонней организации возможно только после предварительного шредирования. Отдавать целые документы на переработку нельзя — это нарушение закона о персональных данных и коммерческой тайне.

Электронные носители:

Программное стирание (форматирование недостаточно, требуется многократная перезапись или использование спецсофта).
Физическое разрушение жестких дисков, SSD, флеш-накопителей (дегазация, дробление).

Если объем документов велик, целесообразно нанять специализированную компанию. Обязательно проверьте наличие у неё лицензии ФСБ (если работаете с гостайной) или сертификатов соответствия стандартам защиты информации. Заключите договор, где прописана ответственность за сохранность данных до момента их полного уничтожения.

Шаг 5. Оформление итоговых документов

После физического уничтожения составляется Акт об уничтожении документов. В нем фиксируются:

Номер и дата акта о выделении к уничтожению (на основании которого действовали).
Способ уничтожения (шредирование, сожжение и т.д.).
Дата проведения процедуры.
ФИО и подписи лиц, присутствовавших при уничтожении.
Данные подрядчика (если привлекался), включая номер лицензии/сертификата.

Акт подшивается в номенклатуру дел и хранится постоянно или в течение срока, установленного внутренними правилами (обычно не менее 5 лет), как подтверждение законности действий.

Частые ошибки при уничтожении документов

Уничтожение «на всякий случай» без акта. Если налоговая запросит документ, а его нет, компания не сможет сослаться на то, что «срок истек», если нет подписанного Акта об уничтожении. Штраф за отсутствие документов может достигать десятков тысяч рублей.
Выбрасывание в мусорные контейнеры. Даже обычные счета-фактуры содержат ИНН, названия контрагентов и суммы. Это информация, которую конкуренты могут использовать. Бумагу нужно измельчать.
Игнорирование электронных копий. Уничтожив бумажный оригинал, многие забывают удалить скан-копию из общей папки или облака. Это создает риск утечки.
Смешивание сроков. Уничтожение кадровых документов вместе с бухгалтерскими. Кадровые приказы хранятся десятилетиями, их преждевременное уничтожение лишает сотрудников возможности подтвердить стаж для пенсии, что ведет к судебным искам против компании.

FAQ: Вопросы и ответы

Можно ли уничтожить документы, если идет налоговая проверка? Нет. На период проведения камеральной или выездной проверки уничтожение любых документов, которые могут иметь отношение к предмету проверки, запрещено. Лучше переждать окончание проверки и получение решения.

Нужно ли нотариально заверять акт уничтожения? Нет, законодательство не требует нотариального удостоверения. Достаточно подписей членов внутренней комиссии и утверждения руководителем. Однако, если документы передаются сторонней организации, акт приема-передачи на уничтожение подписывается обеими сторонами.

Что делать с документами на электронных носителях (диски, флешки)? Просто отформатировать их недостаточно. Данные можно восстановить. Необходимо использовать программы для безопасного стирания (wiping) или физически уничтожить носитель. Акт уничтожения должен содержать серийные номера уничтоженных носителей.

Хранятся ли акты об уничтожении бессрочно? Сами акты об уничтожении документов временного хранения обычно хранятся постоянно или длительное время (например, 50 лет), так как они являются доказательством того, что документы были утрачены законно, а не потеряны. Точный срок лучше закрепить во внутренней номенклатуре дел.