Как работать с УПД после 1 апреля 2026 года: инструкция по новой форме и ЭДО

Иван Корнев·27.05.2026·⏱7 мин

С 1 апреля 2026 года вступила в силу обновленная форма универсального передаточного документа (УПД). Главные изменения: появление строки 5б для указания авансовых счетов-фактур, обновление реквизитов для индивидуальных предпринимателей (теперь указывается ОГРНИП и дата его присвоения) и применение новой ставки НДС 22%. В электронном документообороте (ЭДО) единственным допустимым форматом отгрузочных документов стал УПД версии 5.03 — старые форматы ТОРГ-12 и актов больше не поддерживаются.

Ниже подробно разберем, как правильно заполнять новый документ, какие ошибки могут стоить вам вычетов по НДС, и как подготовить учетную систему к работе в новых условиях.

Оглавление

Ключевые нововведения в форме УПД

Обновленная форма утверждена Постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 № 26. Она действует для всех документов, создаваемых с 1 апреля 2026 года.

Строка 5б: связь отгрузки с авансом

Самое важное структурное изменение — добавление строки 5б. Она предназначена для указания реквизитов счетов-фактур на аванс, полученных в счет предстоящих поставок.

Как заполнять:

  • Если отгрузка происходит в счет ранее полученной предоплаты, в строке 5б укажите номер и дату соответствующего авансового счета-фактуры.
  • Если авансов не было, строка остается пустой.
  • При наличии нескольких авансов перечисляйте их через точку с запятой.

Это изменение автоматизирует сверку данных для ФНС и снижает риск разногласий с контрагентами при зачете авансов.

Новые реквизиты для ИП

Для индивидуальных предпринимателей изменен блок идентификационных данных. Свидетельство о государственной регистрации (ОГРНИП) больше не является основным идентификатором в том виде, в котором оно использовалось ранее.

Теперь обязательно указывать:

  1. ОГРНИП (Основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя).
  2. Дату присвоения ОГРНИП.

Реквизиты свидетельства о регистрации больше не заполняются. В электронных форматах (XML) эти данные передаются в специализированных тегах схемы XSD.

Обновление шапки документа

В правом верхнем углу УПД необходимо указывать актуальную ссылку на нормативный акт:

«Приложение № 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 23 января 2026 г. № 26)»

Использование старой редакции постановления сделает документ некорректным с точки зрения формальных требований.

Запрет на формулировку «Тот же»

В электронной версии УПД (и счета-фактуры) в строке 5а («Документ об отгрузке») запрещено использовать сокращение «Тот же». Необходимо указывать полные реквизиты документа-основания (наименование, номер, дата). Это требование направлено на унификацию машиночитаемых данных.

Важно: Для бумажных документов запрет на «Тот же» не является критичным, если это не противоречит внутренним стандартам компании, но для ЭДО соблюдение этого правила строго обязательно.

Ставка НДС 22%: нюансы заполнения

С 1 января 2026 года основная ставка НДС повышена до 22% (ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ). С 1 апреля эта ставка должна корректно отражаться во всех новых УПД.

Правила заполнения графы 7 (Налоговая ставка):

  • Для товаров, работ и услуг, облагаемых по основной ставке, указывайте 22%.
  • При расчете суммы налога «сверху» (если цена включает НДС) используйте расчетную ставку 22/122.
  • Льготные ставки 10% и 0% сохраняются для соответствующих категорий товаров (социально значимые продукты, экспорт и др.).

Совет: Проверьте договоры с долгосрочными поставками. Если цена фиксирована и включает НДС, уточните, пересматривается ли она в связи с изменением ставки налога, чтобы избежать убытков или споров с контрагентами.

Переход на ЭДО: отказ от ТОРГ-12 и актов

С 1 января 2026 года ФНС отменила формализованные форматы электронных товарных накладных (ТОРГ-12) и актов выполненных работ.

Что это значит для бизнеса:

  1. Единый стандарт: Единственным официальным электронным первичным документом, подтверждающим отгрузку и оказание услуг, стал УПД формата 5.03.
  2. Старые форматы недействительны: Операторы ЭДО больше не принимают к отправке XML-файлы старых форматов ТОРГ-12 и актов. Документы, созданные в этих форматах после 01.01.2026, не имеют юридической силы для налогового учета.
  3. Бумажный документооборот: Отмена касается только электронных формализованных документов. Вы по-прежнему можете использовать бумажные ТОРГ-12 и акты, если это предусмотрено вашим соглашением с контрагентом, но это теряет смысл с точки зрения цифровизации.
Тип документаСтатус в ЭДО с 2026 годаСтатус на бумаге
УПД (формат 5.03)✅ Обязателен к использованию✅ Действует
ТОРГ-12 (электронный)❌ Запрещен / Не принимается✅ Действует
Акт выполненных работ (электронный)❌ Запрещен / Не принимается✅ Действует

Чек-лист: как подготовить учет и ПО

Чтобы избежать сбоев в отгрузках и проблем с вычетами, выполните следующие шаги:

  1. Обновите учетное ПО. Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа (1С, Контур.Бухгалтерия, Мое Дело и др.) обновлена до версии, поддерживающей:

    • Формат УПД 5.03 для ЭДО.
    • Новую печатную форму УПД с строкой 5б и реквизитами ОГРНИП.
    • Расчет НДС по ставке 22%.

  2. Актуализируйте шаблоны. Если вы используете самописные обработки или внешние печатные формы, внесите в них изменения вручную: добавьте поле 5б, измените шапку документа и проверьте вывод реквизитов ИП.

  3. Проверьте настройки ЭДО. В личном кабинете оператора ЭДО убедитесь, что по умолчанию для отгрузок выбран формат «УПД (счет-фактура и передаточный документ)» версии 5.03. Отключите возможность формирования старых форматов ТОРГ-12, чтобы менеджеры по ошибке не отправили невалидный файл.

  4. Обучите сотрудников. Проведите короткий инструктаж для бухгалтеров и менеджеров по продажам:

    • Где брать данные для строки 5б (из карточки аванса).
    • Как правильно указывать ОГРНИП и дату его присвоения для ИП-контрагентов.
    • Почему нельзя писать «Тот же» в электронных документах.

  5. Настройте ЛК ФНС. Помните, что неформализованный документооборот с налоговой (ответы на требования, пояснения) теперь ведется только через Личный кабинет налогоплательщика или Госуслуги. Убедитесь, что доступы актуальны и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) руководителя работает корректно.

Частые ошибки и риски

Неправильное заполнение УПД может привести к отказу в вычете НДС или доначислениям.

  • Ошибка в ставке НДС. Указание 20% вместо 22% для товаров, подлежащих налогообложению по общей ставке. Это прямое основание для отказа в вычете у покупателя и штрафов для продавца.
  • Игнорирование строки 5б. Хотя отсутствие данных в строке 5б не всегда является критической ошибкой, если факт аванса был, это усложняет камеральные проверки и сверку расчетов.
  • Неверные реквизиты ИП. Указание номера свидетельства вместо ОГРНИП или отсутствие даты присвоения ОГРНИП. ФНС может счесть такой документ недостаточно информативным для идентификации лица.
  • Использование старых форматов в ЭДО. Попытка отправить ТОРГ-12 в электронном виде приведет к ошибке оператора и задержке документооборота. Документ придется переформировать в УПД.

Риск: Если в УПД допущены ошибки, которые не позволяют однозначно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товара или сумму налога, налоговый орган вправе отказать в вычете НДС. Технические опечатки в дополнительных полях (например, в строке 5б), не влияющие на суть сделки, обычно не являются основанием для отказа, но требуют исправления.

FAQ: ответы на вопросы бухгалтеров

Вопрос: Можно ли продолжать использовать бумажные ТОРГ-12 и акты после 1 апреля 2026 года? Ответ: Да, можно. Отмена касается только формализованных электронных документов в формате XML. Бумажный документооборот регулируется другими нормами, и вы вправе использовать любые утвержденные формы первичных документов, включая ТОРГ-12 и акты, если это согласовано с контрагентом.

Вопрос: Что делать с документами, созданными в марте 2026 года, но подписанными в апреле? Ответ: Документ должен соответствовать форме, действующей на дату его составления (формирования). Если УПД сформирован и подписан до 1 апреля 2026 года, он действителен в старой форме. Если документ создается 1 апреля и позже — используйте новую форму.

Вопрос: Обязательно ли указывать дату присвоения ОГРНИП для ИП? Ответ: Да, согласно новой форме УПД, это обязательный реквизит. Отсутствие этого поля может быть расценено как нарушение порядка заполнения документа.

Вопрос: Как быть с переходами ставок НДС при авансах, полученных в 2025 году (по ставке 20%), а отгруженных в 2026 году (по ставке 22%)? Ответ: При отгрузке в счет аванса, полученного по старой ставке, необходимо корректно оформить корректировочные счета-фактуры и отразить изменения в книге покупок и продаж в соответствии с переходными положениями НК РФ. В УПД при отгрузке указывается текущая ставка 22%, а зачет аванса производится с учетом разницы. Рекомендуется проконсультироваться с налоговым экспертом для конкретных случаев.

Вопрос: Нужно ли перезаключать договоры с контрагентами из-за смены формы УПД? Ответ: Нет, перезаключать договоры не нужно. Форма первичного учетного документа определяется законодательством, а не договором. Однако рекомендуется уведомить контрагентов о переходе на новый формат ЭДО, чтобы избежать технических сбоев при обмене.