Оформление договоров ГПХ и прием сотрудников на работу в 1С: пошаговая инструкция

Иван Корнев·17 августа 2026·⏱4 мин

Оформление договоров ГПХ и прием сотрудников на работу в 1С имеют существенные методологические и интерфейсные различия. Трудовые отношения регулируются ТК РФ и требуют внесения работника в штат, тогда как договоры ГПХ оформляются для выполнения конкретных задач без включения в штатное расписание. Ниже приведены алгоритмы работы для конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия».

Оглавление

Прием сотрудника на работу по трудовому договору

Прием на работу регулируется Трудовым кодексом РФ и предполагает внесение сотрудника в штат организации.

Пошаговый алгоритм:

  1. Создание физического лица: Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте новый элемент справочника, заполнив персональные данные.
  2. Оформление приема: В карточке сотрудника нажмите кнопку «Оформить документ» → «Прием на работу» (или используйте одноименный документ в разделе «Кадры»).
  3. Заполнение данных: Укажите дату приема, должность, подразделение, график работы и размер оплаты труда. Обязательно заполняется должность и трудовая функция.
  4. Печать документов: Из документа «Прием на работу» можно сразу сформировать печатную форму трудового договора и приказа о приеме.
  5. Настройка выплат: Для трудовых отношений назначаются плановые начисления (оклад, надбавки), которые действуют бессрочно или до изменения условий.

Оформление договора ГПХ

Договор гражданско-правового характера направлен на выполнение конкретной задачи или оказание услуги. В отличие от трудового договора, при ГПХ не оформляется штатное расписание и трудовая книжка. В предмете договора указывается конкретный объем работ или услуг.

Пошаговый алгоритм:

  1. Проверка настроек: Убедитесь, что в параметрах расчета зарплаты установлен флаг учета договоров ГПХ (в ЗУП: «Настройка» → «Расчет зарплаты»).
  2. Создание договора: Перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т. ч. авторские)» и создайте новый документ. Альтернативный путь: через карточку сотрудника кнопка «Оформить документ» → «Договоры ГПХ».
  3. Вид договора: Выберите вид договора (обычный ГПХ или авторский), так как от этого зависят коды вычетов НДФЛ и страховые взносы.
  4. Условия оплаты: В договоре ГПХ указывается стоимость работ/услуг и порядок выплаты вознаграждения (этапами или по факту выполнения), а не оклад.
  5. Регистрация выплат: Начисления по ГПХ производятся отдельными документами («Начисление по договорам ГПХ»), а не через плановые начисления.

Ключевые отличия в учете

  • Раздел учета: Трудовые отношения ведутся преимущественно в блоке «Кадры», а договоры ГПХ — в блоке «Зарплата» или «Договоры».
  • Совмещение: Если с одним физлицом заключены и трудовой договор, и договор ГПХ, они оформляются разными документами, но привязываются к одному элементу справочника «Физические лица».
  • Предмет договора: Для трудового договора обязательно заполняется должность и трудовая функция, тогда как для ГПХ указывается конкретный объем работ или услуг.
  • Отчетность: Сведения о приеме по трудовому договору подаются в СФР (ЕФС-1), а выплаты по ГПХ отражаются в отчетности по страховым взносам и НДФЛ без подачи сведений о трудовой деятельности (за исключением некоторых случаев).

Частые ошибки

  • Не включен флаг учета договоров ГПХ в параметрах расчета зарплаты, из-за чего договоры не отображаются в учете.
  • Неверный выбор вида договора (например, вместо обычного ГПХ выбран авторский), что приводит к ошибкам в применении кодов вычетов НДФЛ и расчете страховых взносов.
  • Создание дубля физического лица при совмещении трудового договора и ГПХ. Оба документа должны привязываться к одному элементу справочника «Физические лица».
  • Назначение плановых начислений для ГПХ. Выплаты по договорам гражданско-правового характера регистрируются отдельным документом «Начисление по договорам ГПХ», а не через плановые начисления.

FAQ

Нужно ли подавать сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) при заключении договора ГПХ? Сведения о приеме по трудовому договору подаются в СФР через форму ЕФС-1. Выплаты по ГПХ отражаются только в отчетности по страховым взносам и НДФЛ, без подачи сведений о трудовой деятельности (за исключением некоторых случаев).

В каком разделе 1С оформлять трудовые отношения, а в каком — ГПХ? Трудовые отношения ведутся преимущественно в блоке «Кадры», а договоры ГПХ регистрируются в блоке «Зарплата» или «Договоры».

Можно ли оформить и трудовой договор, и договор ГПХ с одним физлицом? Да, совмещение возможно. Документы оформляются разными видами, но привязываются к одному элементу справочника «Физические лица».