Кадровый учет в 1С: пошаговая инструкция по приему, ГПХ и совместительству

Иван Корнев·18 августа 2026·⏱3 мин

Кадровый учет в 1С имеет строгие правила: основной прием оформляется документом «Прием на работу», ГПХ — через карточку договора, а совместительство требует предварительной настройки программы.

Оглавление

Прием сотрудников на основное место

Оформление приема на работу является базовым кадровым мероприятием и выполняется через специальный документ.

  1. Регистрация физлица: Перед созданием приказа необходимо внести человека в справочник «Физические лица» и создать карточку в справочнике «Сотрудники», заполнив личные и паспортные данные.
  2. Создание документа: В разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» создается документ «Прием на работу» (или «Прием на работу списком» для массового оформления).
  3. Заполнение данных: В документе указывается дата приема, подразделение, должность, график работы и размер оплаты труда; вид занятости выбирается «Основное место».

Особенность 1С:Бухгалтерия: Если кадровый учет ведется в бухгалтерской конфигурации, необходимо предварительно включить функциональность «Сотрудники» и «Кадровые документы» в настройках параметров учета. Без этого шага нужные документы будут недоступны.

Оформление договоров ГПХ

Исполнители по договорам ГПХ не являются штатными сотрудниками, поэтому их оформление кардинально отличается от трудового приема.

  • Настройка учета: Для работы с ГПХ в «1С:ЗУП» необходимо установить флаг регистрации выплат по договорам ГПХ в меню «Настройка» → «Расчет зарплаты» (или «Кадровый учет» в зависимости от версии).
  • Регистрация договора: Документ создается в разделе «Зарплата» → «Договоры (в т. ч. авторские)», где выбирается вид договора, указываются сроки действия и сумма вознаграждения.
  • Начисления: Выплаты по таким договорам проводятся отдельным документом начисления, привязанным к конкретному договору ГПХ, а не через стандартный документ «Начисление зарплаты».

Критическое отличие: Исполнитель по ГПХ не принимается на должность через документ «Прием на работу». Он регистрируется именно через карточку договора, что исключает его из штатного расписания и предотвращает ошибки в отчетности.

Оформление совместительства

Совместительство (как внутреннее, так и внешнее) требует специальной настройки программы и особого указания вида занятости.

  • Предварительная настройка: В разделе «Настройка» → «Кадровый учет» обязательно нужно активировать возможность ведения учета по совместителям и неполным ставкам.
  • Внешнее совместительство: Оформляется как новый сотрудник (новая карточка в справочнике «Сотрудники»), но при создании документа «Прием на работу» в поле «Вид занятости» выбирается значение «Внешний совместитель».
  • Внутреннее совместительство: Для уже работающего сотрудника также создается документ «Прием на работу», но в качестве вида занятости указывается «Внутренний совместитель»; программа автоматически предложит выбрать существующее физлицо.

Важное отличие: Не следует путать совместительство с совмещением должностей. Для последнего используется отдельный документ «Совмещение должностей», а не документ приема. Ошибка в выборе документа ведет к неверному расчету стажа и налогов.

Частые ошибки

  1. Оформление ГПХ через «Прием на работу». Это автоматически добавляет исполнителя в штатное расписание, искажает кадровую статистику и может привести к штрафам при проверках.
  2. Отсутствие настройки для совместителей. Попытка оформить внутреннее совместительство без активации галочки в разделе «Настройка» → «Кадровый учет» приведет к тому, что программа не позволит выбрать нужный вид занятости.
  3. Использование стандартного начисления зарплаты для ГПХ. Выплаты по гражданско-правовым договорам требуют отдельного документа начисления, привязанного к договору, иначе система не корректно рассчитает страховые взносы.

FAQ

В: Нужно ли создавать новую карточку физического лица для внешнего совместителя?
О: Да, внешнее совместительство оформляется как новый сотрудник с новой карточкой в справочнике «Сотрудники», при этом в документе приема указывается вид занятости «Внешний совместитель».

В: Где именно включить кадровый учет в 1С:Бухгалтерия?
О: Функциональность «Сотрудники» и «Кадровые документы» включается в настройках параметров учета. Без этого шага разделы кадрового документооборота будут скрыты.

В: Как правильно начислить оплату исполнителю по договору ГПХ?
О: Выплаты проводятся отдельным документом начисления, который привязывается к конкретному договору ГПХ. Стандартный документ «Начисление зарплаты» для этого не используется.