Пошаговая инструкция: как оформить отпуск и график работы в 1С ЗУП

Иван Корнев·17 августа 2026·⏱3 мин

Разобраться, как оформить отпуск и график работы в 1С ЗУП, помогут разделы «Кадры», «Зарплата» и «Настройки». Вы создадите ежегодный график, проведете документы отдыха и назначите режимы труда.

Оглавление

Оформление графика отпусков

График отпусков формируется ежегодно и является обязательным кадровым документом. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) этот процесс автоматизирован.

  1. Перейдите в раздел «Кадры» и откройте пункт «Графики, переносы отпусков».
  2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид документа «График отпусков».
  3. Заполните табличную часть списком сотрудников. Это можно сделать вручную или с помощью кнопок «Подбор» и «Добавить».
  4. Для каждого сотрудника укажите запланированные даты начала и продолжительность отдыха.
  5. После заполнения нажмите «Записать и провести».
  6. Для формирования печатной формы (унифицированная форма Т-7 или произвольная) используйте кнопку «График отпусков».

В актуальных версиях программы доступен сбор желаемых дат напрямую от сотрудников через сервис «1С:Кабинет сотрудника», что существенно упрощает планирование.

Проведение фактического отпуска сотрудника

Когда сотрудник уходит в отпуск (согласно графику или вне его), оформляется отдельный документ для фиксации отсутствия и начисления выплат.

  1. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Отпуска» (альтернативный путь: «Кадры» → «Отпуска»).
  2. Нажмите «Создать» и выберите документ «Отпуск сотрудников».
  3. Выберите организацию и сотрудника. Программа автоматически подтянет остаток доступных дней.
  4. Укажите месяц начисления, вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный и т.д.) и точные даты периода.
  5. На вкладке «Начислено» рассчитайте средний заработок и сумму отпускных. При необходимости данные можно отредактировать вручную.
  6. Проведите документ, чтобы зафиксировать отсутствие сотрудника и начислить выплаты.

Для оформления отдыха за свой счет в том же документе необходимо выбрать операцию «Отпуск без сохранения оплаты».

Настройка графика работы сотрудников

Для корректного расчета зарплаты и учета рабочего времени необходимо правильно настроить индивидуальные или общие графики.

  • Создание шаблонов: Графики работы настраиваются в разделе «Настройки» → «Графики работы сотрудников». По умолчанию используется стандартная пятидневная рабочая неделя, но можно создать индивидуальные шаблоны (сменные, скользящие, неполный день).
  • Назначение сотруднику: Конкретный график назначается в документах «Прием на работу», «Кадровый перевод» или «Индивидуальный график работы».
  • Производственные календари: Нормы часов и праздничные дни зависят от производственных календарей. Они проверяются и заполняются в разделе «Настройки» → «Производственные календари».

Частые ошибки

  • Непроведение документа. Заполнение табличной части без нажатия кнопки «Записать и провести» не фиксирует отсутствие сотрудника в системе и не формирует начисления.
  • Игнорирование производственного календаря. Если не заполнить или не проверить производственные календари в настройках, нормы рабочего времени и учет праздничных дней будут рассчитаны некорректно.
  • Неверный выбор вида отпуска. Ошибочный выбор типа (например, использование основного вместо дополнительного) ведет к неправильному расчету остатков дней и сумм выплат.

FAQ

Как собрать пожелания сотрудников по датам отдыха? В новых версиях ЗУП доступен сервис «1С:Кабинет сотрудника». Через него работники могут напрямую указать желаемые даты, что упрощает составление общего графика.

Как оформить отдых за свой счет? В документе «Отпуск сотрудников» нужно выбрать операцию «Отпуск без сохранения оплаты». Создавать отдельный тип документа для этого не требуется.

Где настроить производственный календарь для корректного расчета норм часов? Производственные календари проверяются и заполняются в разделе «Настройки» → «Производственные календари». Они напрямую влияют на учет праздничных дней и нормы рабочего времени.