Как принять сотрудника на работу в 1С: полный пошаговый алгоритм

Иван Корнев·17 августа 2026·⏱3 мин

Чтобы принять сотрудника на работу в 1С, необходимо создать карточку физического лица, сформировать и провести документ «Прием на работу», а затем распечатать кадровые формы. Этот алгоритм универсален для редакций ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3.

Оглавление

Предварительные настройки

Для корректной работы с кадровыми документами убедитесь, что в настройках программы включена опция ведения кадрового учета. Перейдите в раздел «Администрирование» → «Функциональность» и проверьте соответствующие параметры.

Если вы ведете учет в «1С:Бухгалтерии», обратите внимание на режим работы программы: полный кадровый учет или упрощенный. От этого зависит набор доступных документов и пути к ним.

Шаг 1. Создание физического лица и карточки сотрудника

Перед оформлением приказа необходимо внести человека в базу данных. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать».

В открывшейся форме заполните поле «Полное имя». После этого программа автоматически создаст или подтянет соответствующее физическое лицо.

Если сотрудник уже работал в организации ранее, используйте поиск по ФИО, чтобы найти существующую запись и избежать создания дублей.

На этом же этапе рекомендуется внести дополнительные данные во вкладках карточки сотрудника:

  • Паспортные данные;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • Адрес регистрации.

Шаг 2. Оформление документа «Прием на работу»

Создать кадровый документ можно несколькими способами:

  1. Из карточки сотрудника: нажмите кнопку «Оформить документ» → «Прием на работу» или воспользуйтесь ссылкой «Принять на работу» для быстрого перехода к формированию приказа.
  2. Через журнал документов: перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы», нажмите «Создать» и укажите вид операции «Прием на работу».

В «1С:Бухгалтерии» путь к документам может называться «Приемы, увольнения, переводы» вместо отдельного журнала кадровых приказов.

Шаг 3. Заполнение условий приема

В самом документе «Прием на работу» необходимо указать ключевые параметры трудоустройства:

  • Подразделение и должность: выберите штатную единицу из справочника. Если позиция новая, ее нужно предварительно создать.
  • Дата приема: указывается фактическая дата начала работы согласно трудовому договору.
  • График работы и способ расчета: выберите вариант (например, «Оклад по дням/часам» или «Тарифная ставка») и укажите ссылку на график (пятидневка, сменный и т.д.).
  • Испытательный срок: при наличии заполняется соответствующая галочка и указываются даты испытания.

Шаг 4. Проведение документа и печать форм

После проверки всех внесенных данных нажмите кнопку «Провести и закрыть». Это зафиксирует сведения о сотруднике в учете.

Для формирования бумажных документов используйте кнопку «Печать». В выпадающем списке доступны следующие формы:

  • Трудовой договор;
  • Приказ о приеме (форма Т-1);
  • Личная карточка сотрудника.

Частые ошибки

  1. Не включен кадровый учет. Пользователи часто не могут найти нужные документы, если в разделе «Администрирование» → «Функциональность» не активирована опция ведения кадрового учета.
  2. Дублирование физических лиц. Создание новой карточки без предварительного поиска по ФИО приводит к появлению дублей физических лиц в базе.
  3. Игнорирование режима в Бухгалтерии. В «1С:Бухгалтерии» не учитывается настройка полного или упрощенного кадрового учета, из-за чего интерфейс и набор функций отличаются от ожидаемого.
  4. Отсутствие должности в справочнике. Попытка указать несуществующую штатную единицу без ее предварительного создания.

FAQ

Чем отличается процесс приема в «1С:ЗУП» и «1С:Бухгалтерии 8.3»? Общий алгоритм схож, но в «1С:Бухгалтерии» важно проверить режим работы (полный или упрощенный кадровый учет). Кроме того, путь к нужным документам может называться «Приемы, увольнения, переводы» вместо отдельного журнала приказов.

Что делать, если нужной должности нет в справочнике? Если позиция для нового сотрудника новая, ее необходимо предварительно создать в справочнике штатного расписания перед заполнением документа «Прием на работу».

Где распечатать приказ о приеме? После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. В списке доступных печатных форм выберите приказ о приеме (форма Т-1), а также при необходимости трудовой договор и личную карточку.