Как начислить и выплатить зарплату сотрудникам в 1С Бухгалтерия: полное руководство
Процесс начисления и выплаты зарплаты сотрудникам в 1С Бухгалтерия состоит из трех последовательных этапов: создание документа начисления, формирование ведомости на выплату и проведение фактической выплаты через банк или кассу с последующим перечислением налогов.
Оглавление
Подготовка к расчету
Для корректного автоматического заполнения табеля и расчета зарплаты необходимо предварительно заполнить производственный календарь и графики работы сотрудников. Также должны быть введены кадровые приказы и настроены плановые начисления для каждого сотрудника — это позволит программе автоматически подтягивать данные при создании документов.
Начисление зарплаты
Основным документом для расчета является «Начисление зарплаты».
Перейдите в раздел меню «Зарплата и кадры» → подраздел «Зарплата» (или «Все начисления»). Нажмите кнопку «Создать» и выберите пункт «Начисление зарплаты».
В открывшемся документе:
- Укажите месяц начисления и организацию
- Программа автоматически подтянет сотрудников и их оклады
- На вкладке «Начисления» можно скорректировать суммы вручную или добавить дополнительные виды оплат (премии, надбавки)
- На вкладке «Пособия» добавьте больничные и отпуска, если они не были рассчитаны отдельными документами ранее
После проверки данных нажмите «Рассчитать», чтобы программа пересчитала НДФЛ и страховые взносы, затем проведите документ.
Формирование ведомости на выплату
После проведения начисления создайте документ для фиксации обязательства по выплате.
В разделе «Зарплата» выберите пункт «Ведомость на выплату зарплаты» и создайте новый документ:
- Выберите месяц и способ выплаты (на карты через зарплатный проект, наличными через кассу или перечислением на личные счета)
- Документ заполняется автоматически на основании проведенного «Начисления зарплаты»
- Указывается дата выплаты и конкретные суммы к выдаче с учетом удержаний
При выборе способа «Через банк» и наличии подключенного зарплатного проекта программа сформирует реестр для отправки в банк непосредственно из интерфейса документа.
Выплата и отражение в учете
Завершающим этапом является проведение фактической выплаты.
При выплате через банк:
На основании ведомости формируется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выплата заработной платы». Документ можно отправить в банк-клиент прямо из 1С.
При выплате наличными:
Создается документ «Расходный кассовый ордер» на основании ведомости, после чего зарплата считается выплаченной.
Не забудьте сформировать и провести документ «Перечисление НДФЛ и взносов», так как уплата налогов и страховых платежей отражается отдельными операциями, часто синхронизированными с датой выплаты зарплаты.
Важные нюансы
Аванс рассчитывается отдельным документом «Начисление зарплаты» за первую половину месяца или специальным документом «Аванс», в зависимости от настроек параметров учета.
Весь цикл расчетов с персоналом в «1С:Бухгалтерии» включает цепочку: сотрудники/оклады → начисление → НДФЛ/взносы → ведомость → выплата → перечисление налогов.
| Этап | Документ | Назначение |
|---|---|---|
| 1 | Начисление зарплаты | Расчет сумм, НДФЛ и взносов |
| 2 | Ведомость на выплату зарплаты | Фиксация обязательства и сумм к выплате |
| 3 | Списание с расчетного счета / Расходный кассовый ордер | Фактическая выплата |
| 4 | Перечисление НДФЛ и взносов | Уплата налогов и страховых платежей |
Частые ошибки
- Не заполнен производственный календарь и графики работы — приводит к некорректному автоматическому заполнению табеля и ошибкам в расчете зарплаты
- Отсутствие кадровых приказов и плановых начислений — программа не сможет автоматически подтянуть сотрудников и их оклады при создании документа начисления
- Пропущен документ перечисления налогов — без документа «Перечисление НДФЛ и взносов» уплата налогов и страховых платежей не будет отражена в учете
- Больничные и отпуска не рассчитаны отдельными документами — необходимо вручную добавить их на вкладке «Пособия» в документе начисления
FAQ
Как рассчитать аванс в 1С Бухгалтерия?
Аванс рассчитывается отдельным документом «Начисление зарплаты» за первую половину месяца или специальным документом «Аванс», в зависимости от настроек параметров учета.
Можно ли отправить зарплатный реестр в банк прямо из 1С?
Да, при выборе способа выплаты «Через банк» и наличии подключенного зарплатного проекта программа формирует реестр для отправки в банк непосредственно из интерфейса документа «Ведомость на выплату зарплаты».
Что делать, если программа не подтянула оклады сотрудников?
Убедитесь, что ранее были введены кадровые приказы и настроены плановые начисления. Также проверьте, что заполнены производственный календарь и графики работы сотрудников.
Как отразить выплату зарплаты наличными?
При выплате наличными создается документ «Расходный кассовый ордер» на основании ведомости, после чего зарплата считается выплаченной.