Оформление ЭТрН в 1С: пошаговое руководство

Для работы с электронными транспортными накладными (ЭТрН) в 1С необходимо использовать сервис «1С-ЭПД», подключенный через оператора электронного документооборота (ЭДО). Процесс включает создание документа на основе заказа, заполнение титула грузоотправителя (Т1), подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправку в государственную систему ГИС ЭПД. С 1 сентября 2026 года бумажные накладные для внутренних коммерческих перевозок в России становятся незаконными, поэтому настройка этого функционала критически важна для бесперебойной логистики.

В этой статье разберем архитектуру документа, требования к инфраструктуре и детальный алгоритм действий для всех участников перевозки.

Архитектура ЭТрН: 4 обязательных титула

Электронная транспортная накладная — это не один файл, а пакет из четырех последовательно заполняемых титулов. Понимание этой структуры помогает правильно настроить права доступа пользователей в 1С.

Существуют также дополнительные титулы (Т5–Т8) для фиксации стоимости услуг, переадресации груза или замены транспортного средства в пути, но базовый цикл закрывается после подписания Т4.

Подготовка 1С к работе с ЭПД

Чтобы система корректно формировала и отправляла документы, выполните три ключевых шага до начала активной работы.

1. Обновление конфигурации

Функционал поддерживается в актуальных релизах популярных решений:

• 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) — требуется версия не ниже 3.0.121.31.
• 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP — необходима интеграция с сервисом 1С-ЭПД и обновление платформы.

2. Активация сервиса 1С-ЭПД

Обмен данными осуществляется через шлюзы аккредитованных операторов ЭДО (Контур, СБИС, Астрал, Такском и др.). Если у вас уже настроен стандартный ЭДО для счетов-фактур, перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» и активируйте модуль работы с транспортными документами.

3. Настройка электронных подписей

• Для сотрудников офиса: Используйте усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
• Для водителей: Допускается использование простой электронной подписи (ПЭП) через мобильные приложения, однако итоговые титулы от имени компании-перевозчика должны заверяться КЭП организации.

Инструкция для грузоотправителя

Грузоотправитель инициирует процесс создания ЭТрН. Данные обычно подтягиваются из существующих заказов на продажу или документов реализации.

Шаг 1. Создание документа

• В 1С:Бухгалтерии: откройте документ «Реализация товаров и услуг» или УПД, нажмите кнопку «ЭДО» и выберите «Создать электронную транспортную накладную».
• В 1С:УТ и ERP: перейдите в журнал «Электронные транспортные накладные» (раздел «Продажи» или «Логистика») и нажмите «Создать».

Шаг 2. Заполнение титула Т1

В открывшейся форме проверьте следующие блоки:

1. Участники: Корректность выбора грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
2. Груз: Наименование, вес, объем и количество мест.
3. Транспорт: Государственный номер ТС, марка и данные водителя.
4. Маршрут: Точки погрузки и выгрузки с указанием плановых дат и времени.

Система автоматически проверит обязательные поля. Если формат данных нарушен, 1С выдаст предупреждение и заблокирует отправку.

Шаг 3. Отправка и контроль статусов

Нажмите «Отправить». Программа сформирует XML по формату ФНС, подпишет его вашей КЭП и передаст оператору. В журнале ЭТрН отслеживайте статусы:

• Отправлено — документ передан оператору.
• Доставлено перевозчику — перевозчик получил Т1.
• Подписано перевозчиком — получен подтвержденный титул Т2.
• Завершено — получены все титулы, включая Т4 от перевозчика.

Действия перевозчика и грузополучателя

Для перевозчиков

При получении уведомления о новой ЭТрН в 1С откройте документ и заполните титул Т2 («Погрузка»).

• При отсутствии претензий выберите опцию «Без замечаний».
• При выявлении проблем (бой тары, несоответствие веса) укажите причину отказа или частичной приемки.
• После подписания КЭП документ автоматически направляется грузоотправителю и грузополучателю.

Для грузополучателей

Кладовщик или менеджер по приемке заполняет титул Т3 («Приемка») по факту прибытия груза.

• Можно принять груз полностью, частично или отказаться от него.
• Все расхождения фиксируются непосредственно в теле ЭТрН, что заменяет бумажные акты ТОРГ-2 или ТОРГ-4.
• Подписанный титул отправляется всем участникам цепи.

Роль водителя и мобильные приложения

Интеграция с мобильными приложениями операторов ЭДО или специализированными сервисами (например, ГосКлюч) позволяет исключить бумажную волокиту на точках погрузки.

1. Водитель получает QR-код или ссылку на смартфон.
2. Авторизуется в приложении через Госуслуги или ПЭП.
3. На месте сканирует код и подтверждает факт погрузки/выгрузки кнопкой в интерфейсе.

Эти действия мгновенно отражаются в соответствующих титулах ЭТрН в 1С, избавляя диспетчеров от ручного ввода данных со слов водителя.

Частые ошибки при оформлении

FAQ

Можно ли исправить ЭТрН после отправки? Да, но только до момента подписания следующего титула. Для внесения изменений формируется корректировочный документ или новый титул с уточненными данными, который должен быть согласован всеми участниками.

Что делать, если нет интернета на складе? Закон допускает оформление бумажных накладных только в зонах без устойчивой связи или при международных перевозках, но это требует отдельного обоснования и согласования. Для внутренних рейсов рекомендуется использовать офлайн-режим мобильных приложений с последующей синхронизацией при появлении сети.

Нужна ли отдельная КЭП для каждого водителя? Нет. Водитель может использовать простую электронную подпись (ПЭП) или биометрию через приложение. Юридическую силу документу придает КЭП компании-перевозчика, которая ставится на сводные титулы.