Акт приема-передачи документов: правила составления и образец оформления
Акт приема-передачи документов — это документ, фиксирующий факт передачи документации от одной стороны другой. Унифицированная форма на законодательном уровне не установлена, поэтому организации вправе использовать собственный шаблон или составлять акт в свободной форме на листе формата А4 в двух экземплярах.
Оглавление
Когда составляется акт
Акт приема-передачи документов оформляется в следующих случаях:
- При смене ответственного лица (увольнение сотрудника, передача дел новому руководителю);
- При передаче документации между подразделениями внутри организации;
- При передаче документов между организациями (например, от заказчика исполнителю).
Обязательные реквизиты акта
Документ должен содержать следующую информацию:
- Наименование документа с кратким обозначением его сути;
- Дата, время и место составления;
- Сведения о сторонах: полное наименование организаций, организационно-правовая форма (ООО, ИП и т.д.), ФИО и должности уполномоченных лиц;
- Перечень передаваемых документов с подробным описанием;
- Количество экземпляров акта и подписи обеих сторон с расшифровкой фамилий.
При передаче особо ценных документов рекомендуется указывать полные реквизиты компаний (ИНН, ОГРН, КПП) и паспортные данные сотрудников.
Как оформить перечень документов
Перечень удобнее всего оформлять в виде таблицы со следующими столбцами:
| № п/п | Наименование документа | Дата составления | Номер документа | Форма (оригинал/копия) | Количество листов | Примечание |
|---|
Если передаются оригиналы документов, это необходимо обязательно указать в акте. В случае их утраты ответственность будет нести принимающая сторона. Передающей стороне следует сделать копии оригиналов перед передачей.
При передаче копий каждая из них должна быть заверена передающей стороной.
Правила оформления и подписания
- Акт можно напечатать на компьютере или написать от руки;
- Оформляется на фирменном бланке организации или обычном листе А4;
- Подписывается руководителями обеих организаций или уполномоченными лицами;
- Заверение печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать печати;
- Каждый экземпляр должен иметь подписи обеих сторон.
Подписание акта устанавливает ответственность принимающей стороны за сохранность, содержание и полноту полученной документации.
Важные рекомендации
- Акт не является первичным учетным документом, но обладает юридической силой и может использоваться в суде при возникновении разногласий;
- Акты хранятся вместе с переданными документами или сшиваются в отдельные папки для удобства поиска;
- Форму акта при передаче между организациями рекомендуется согласовать и зафиксировать в договоре.
Где скачать образцы
Актуальные шаблоны акта приема-передачи документов на 2026 год доступны на следующих ресурсах:
- Т-Банк (Секреты бизнеса) — образец в формате DOCX с возможностью копирования;
- Assistentus — бланк и заполненный образец для бесплатного скачивания;
- Главбух — примеры актов для различных ситуаций (смена главбуха, передача дел между отделами);
- Моё дело — акт приема-передачи кадровых документов.
Частые ошибки
- Не указан тип документа (оригинал/копия) — при передаче оригиналов это обязательно нужно зафиксировать, иначе в случае утраты ответственность ляжет на принимающую сторону;
- Отсутствие реквизитов сторон — при передаче ценных документов указывайте ИНН, ОГРН, КПП и паспортные данные сотрудников;
- Незаверенные копии — каждая передаваемая копия должна быть заверена передающей стороной;
- Отсутствие подписей на обоих экземплярах — каждый экземпляр акта должен иметь подписи обеих сторон.
FAQ
Обязательно ли использовать унифицированную форму акта приема-передачи документов?
Нет, на законодательном уровне унифицированная форма не установлена. Компании вправе самостоятельно разработать шаблон или оформлять документ в свободной форме.
Нужно ли заверять акт печатью?
Нет, заверение печатью необязательно. С 2016 года юридические лица могут не использовать печати.
Обладает ли акт юридической силой?
Да, хотя акт не является первичным учетным документом, он обладает юридической силой и может использоваться в суде при возникновении разногласий.
Сколько экземпляров акта нужно составить?
Акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон.