Word'de Otomatik Numaralandırma ve «Ciltlenmiş ve numaralandırılmış» Damgası

Belgeyi evrak yönetimi standartlarına göre biçimlendirmek için Ekle → Sayfa Numarası sekmesi aracılığıyla otomatik numaralandırma kullanın. «Ciltlenmiş ve numaralandırılmış __ sayfa» ibaresi son sayfanın altbilgisine veya belgenin sonuna yerleştirilir. Kapak sayfasını numaralandırmanın dışında tutmak için «İlk sayfa için farklı üstbilgi/altbilgi» seçeneğini etkinleştirin.

Otomasyona neden ihtiyaç duyulur?

Numaraların ve sayfa sayısının elle girilmesi, düzenleme sırasında hatalara yol açar: tek bir sayfa eklemek, sonraki tüm sayıların yeniden hesaplanmasını ve damgadaki toplam sayının düzeltilmesini gerektirir. Word alanlarının kullanılması, belge boyutundaki herhangi bir değişiklikte numaralandırma ve toplam sayfa sayısının otomatik olarak güncellenmesini garanti eder.

Numaralandırmanın adım adım ayarlanması

Standart numaralandırma bağlantı algoritması çoğu belge (sözleşmeler, resmi yazılar, tutanaklar) için uygundur.

1. Ekle (Insert) sekmesine gidin.
2. «Üstbilgi ve Altbilgi» grubunda Sayfa Numarası (Page Number) düğmesine tıklayın.
3. Konumu seçin: genellikle bu Sayfanın Altı → Basit Numara 2 (ortada) veya Basit Numara 3 (sağda) olur.
4. Word, belgedeki tüm sayfaları otomatik olarak numaralandırır.

Kapak sayfasından numara nasıl kaldırılır?

GOST ve evrak yönetimi kurallarına göre, kapak sayfası genel numaralandırmaya dahil edilir ancak üzerinde numara belirtilmez.

1. Numaralandırmayı düzenleme modunu açmak için herhangi bir sayfadaki altbilgi alanına çift tıklayın.
2. Görünen Tasarım (Header & Footer) sekmesinde İlk sayfa için farklı (Different First Page) kutusunu işaretleyin.
3. İlk sayfadaki numara kaybolur, ancak ikinci sayfa «2» numarasıyla kalır.

İkinci sayfanın «№1» olması gerekiyorsa

Numaralandırmanın ikinci fiziksel sayfadan başlaması ancak rakamın «1» olması gerekiyorsa:

1. Ekle → Sayfa Numarası → Sayfa Numarası Biçimi yolunu izleyin.
2. Başlangıç: alanına 0 yazın.
3. Tamam'a tıklayın.

Artık ilk sayfa gizli «0» numarasına, ikinci sayfa ise görünür «1» numarasına sahip olacaktır.

«Ciltlenmiş ve numaralandırılmış» ibaresinin yerleştirilmesi

Bu ibare, belgenin ciltlenirken bütünlüğünü doğrular. Güncel toplam sayfa sayısını içermelidir. Sayıyı elle yazmak yasaktır — NUMPAGES alanını kullanın.

Yöntem 1: Altbilgide (önerilen)

Bu yöntem güvenilirdir çünkü metin düzenlenirken ibare kaymaz.

1. Belgenin son sayfasına gidin.
2. Altbilgiye çift tıklayın.
3. «İlk sayfa için farklı» seçeneğini kullandıysanız, ana bölümün altbilgisini (ilk sayfanınkini değil) düzenlediğinizden emin olun.
4. Metni girin: Ciltlenmiş ve numaralandırılmış .
5. Ekle → Hızlı Parçalar → Alan seçeneğine tıklayın (veya Ctrl + F9 tuşlarına basın).
6. Alan adları listesinden NumPages seçeneğini seçin (veya Ctrl+F9'a bastıktan sonra manuel olarak { NUMPAGES } yazın).
7. Metni tamamlayın: sayfa.
8. Alandaki kodun son hali şöyle görünecektir: Ciltlenmiş ve numaralandırılmış { NUMPAGES } sayfa.

Yöntem 2: Belgenin sonunda (metinden sonra)

Biçimlendirme gereksinimleri damganın belge gövdesine yerleştirilmesine izin veriyorsa:

1. Metnin en sonuna kaydırın.
2. İmleci metnin son karakterinden sonra yerleştirin.
3. Şunu yazın: Ciltlenmiş ve numaralandırılmış .
4. Toplam sayfa sayısı alanını ekleyin (Ctrl + F9, parantezlerin içine NUMPAGES yazın).
5. sayfa. ifadesini ekleyin.
6. Kuruluşunuzun gereksinimlerine göre metni sola veya ortaya hizalayın.

Karmaşık durumlar: Üçüncü sayfadan başlayan numaralandırma

Belge bir kapak sayfası ve içerik tablosu içeriyorsa ve ana metnin numaralandırması üçüncü sayfada «1» rakamıyla başlamalıysa:

1. İmleci ikinci sayfanın (içerik tablosunun) sonuna yerleştirin.
2. Düzen (Layout) sekmesine gidin → Kesmeler → Sonraki Sayfa (Next Page). Bu yeni bir bölüm oluşturur.
3. Üçüncü sayfadaki üstbilgi/altbilgiye çift tıklayın.
4. Tasarım sekmesinde Öncekine Bağla (Link to Previous) düğmesini devre dışı bırakın. Bu, kapak sayfası ve içerik tablosuyla olan bağı koparır.
5. İlk iki sayfadan sayfa numaralarını silin (varsa).
6. Üçüncü sayfaya sayfa numarası ekleyin.
7. Sayfa Numarası Biçimi'ni açın ve Başlangıç: 1 olarak ayarlayın.

Toplam sayfa sayısını ekleme yöntemlerinin karşılaştırılması

Sık yapılan hatalar

• Numaralar çoğalıyor veya kayboluyor. Nedeni: Bölüm bağlantıları bozulmuş. Gerektiği yerde «Öncekine Bağla» seçeneğinin devre dışı bırakılıp bırakılmadığını kontrol edin.
• Damga yanlış sayfa sayısını gösteriyor. Alanları güncellemeyi unuttunuz. Yazdırmadan önce Ctrl + A, ardından F9 tuşlarına basın.
• «Ciltlenmiş...» ibaresi sadece son sayfada görünüyor, oysa tümünde olmalı. İbareyi normal altbilgiye («ilk sayfa için farklı» olmayan) yerleştirin; böylece kapak sayfası hariç (özel olarak ayarlandıysa) her sayfada tekrarlanır.
• Resim eklendikten sonra numaralandırma bozuluyor. Resim «Metnin Önünde» veya «Metnin Arkasında» kaydırma özelliğine sahipse, sayfa kesmelerini kaydırabilir. Nesneleri paragraflara sabitleyin.

SSS

«Sayfa» kelimesinin dilbilgisi kurallarına göre doğru çekimlenmesini (1 sayfa, 2 sayfa, 5 sayfa) sağlayabilir miyim? Word'ün standart araçlarıyla bunu yapmak zordur. { NUMPAGES } alanı yalnızca sayıyı çıkarır. Doğru çekimleme için genellikle nihai yazdırmadan önce elle düzeltme veya karmaşık VBA makroları kullanılır. Çoğu durumda, sayıdan bağımsız olarak «___ sayfa» ifadesine izin verilir.

Belgenin ortasındaki belirli bir sayfadan numaralandırmayı nasıl kaldırabilirim? Bu, bölüm kesmeleri oluşturulmadan imkansızdır. Bu sayfadan önce ve sonra bir bölüm kesmesi oluşturmanız, önceki bölümlerle bağlantıyı kesmeniz ve bu özel bölümdeki numarayı silmeniz gerekir.

{ NUMPAGES } alanı sayı yerine kod olarak görüntüleniyorsa ne yapmalıyım? Alt + F9 tuşlarına basın. Bu tuş kombinasyonu, alan kodlarının ve değerlerinin görüntülenme modunu değiştirir.