Word'de kafa karışıklığı olmadan birden fazla belge oluşturma ve yönetme

Birden fazla Word belgesini aynı anda açmak için "Aç" penceresinde Ctrl veya Shift tuşlarını kullanarak istediğiniz dosyaları seçin ve "Aç" düğmesine tıklayın. Her dosya ayrı bir pencerede açılacaktır. Kolay çalışma için Görünüm sekmesini kullanın: Yan Yana modu iki belgeyi yan yana karşılaştırmanıza olanak tanır, Tümünü Düzenle işlevi ise tüm açık pencereleri ekranda düzenler.

Birden fazla dosyayı aynı anda açmanın faydalı olduğu durumlar

Birden fazla belgeyle çalışmak aşağıdaki senaryolarda zaman kazandırır:

• Sürümleri karşılaştırma: Taslağı nihai sürümle veya bir sözleşmenin iki farklı revizyonunu karşılaştırma.
• Veri kopyalama: Bir rapordan diğerine tablolar, paragraflar veya görseller aktarma.
• Büyük çalışmalar yazma: Bir dosyayı alıntı veya gerçek kaynak olarak, diğerini ise ana metin olarak kullanma.
• Örneğe göre düzenleme: Onaylanmış bir şablonu veya talimatı referans alarak belgeyi düzenleme.

Birden fazla belge açma yöntemleri

Dosya gezgini üzerinden toplu açma

Bu, bir grup dosyayı yüklemenin en hızlı yoludur.

1. Microsoft Word'ü açın.
2. Dosya → Aç → Gözat menüsüne gidin (veya Ctrl + O tuşlarına basın).
3. Açılan dosya gezgini penceresinde gerekli dosyaların bulunduğu klasörü bulun.
4. Belgeleri seçin:
   • Ctrl tuşuna basılı tutarak dosyalara tek tek tıklayın.
   • İlk dosyadan son dosyaya kadar olan aralıktaki tüm dosyaları seçmek için Shift tuşuna basılı tutun.
5. Aç düğmesine tıklayın.

Seçilen tüm belgeler ayrı Word pencerelerinde açılacaktır.

Görev çubuğu üzerinden açma

Dosyalar zaten sabitlenmişse veya yakın zamanda kullanıldıysa:

1. Windows görev çubuğundaki Word simgesinin üzerine fare imlecini getirin.
2. Görünen son kullanılan belgeler listesinden gerekli dosyalara sırayla tıklayın.
3. Alternatif olarak, dosyaları klasörden doğrudan görev çubuğundaki Word simgesine sürükleyip bırakın.

Çalışma alanını düzenleme

İki veya daha fazla belge açıkken, bunları üst menü şeridindeki Görünüm sekmesi aracılığıyla yönetebilirsiniz.

İki belgeyi yan yana görüntüleme

Metni sayfa sayfa karşılaştırmak için idealdir.

1. Her iki belgeyi de açın.
2. Görünüm sekmesine geçin.
3. Yan Yana (View Side by Side) düğmesine tıklayın.

Word pencereleri otomatik olarak sola ve sağa yerleştirir. Varsayılan olarak Senkronize Kaydırma etkinleştirilir: bir belgeyi kaydırdığınızda, diğeri de onunla birlikte kaydırılır. Bu, aynı yapıya sahip belgeler için kullanışlıdır. Yapı farklıysa, Görünüm sekmesindeki aynı düğmeyi kullanarak senkronize kaydırmayı devre dışı bırakın.

Tüm pencereleri ekranda düzenleme

Üç veya daha fazla dosya açıksa:

1. Görünüm sekmesinde Tümünü Düzenle (Arrange All) seçeneğine tıklayın.
2. Word pencereleri küçültecek ve her belgenin başlıkları ile içeriğinin bir kısmının görülebilmesi için onları döşeme şeklinde yerleştirecektir.

Bu, gerekli dosyayı hızlıca bulmanıza ve fare tıklamasıyla ona geçmenize yardımcı olur.

Tek bir belge için iki pencere

Uzun metinler için kullanışlıdır; örneğin, Bölüm 1 ve Bölüm 10'daki terim tutarlılığını kontrol ederken başlangıcı ve sonu aynı anda görmek gerektiğinde.

1. Gerekli belgeyi açın.
2. Görünüm sekmesinde Yeni Pencere (New Window) düğmesine tıklayın.
3. Aynı dosyanın ikinci bir kopyası görünecektir (başlıkta "...:1" ve "...:2" belirtilecektir).
4. Bu iki pencereyi yan yana yerleştirmek için Yan Yana özelliğini kullanın.

Bir pencerede yapılan herhangi bir değişiklik, aynı dosya olduğu için diğer pencerede anında yansıtılır.

Belgeler arasında hızlı geçiş

"Yan Yana" modu kullanılmıyorsa, pencereler arasında standart yollarla geçiş yapabilirsiniz:

• Kısayol tuşları: Tüm uygulamalar arasında geçiş yapmak için Alt + Tab veya yalnızca Word pencereleri arasında geçiş yapmak için Ctrl + F6.
• "Pencere Değiştir" düğmesi: Görünüm sekmesindeki "Pencere" grubunda tüm açık belgelerin listesi bulunur. Bir isme tıklamak ilgili pencereyi etkinleştirir.
• Windows görev çubuğu: Açık tüm belgelerin küçük resimlerini görmek için Word simgesinin üzerine fare imlecini getirin ve istediğinizi seçin.

Birden fazla dosya ile çalışırken yapılan yaygın hatalar

• Kaydetme karmaşası. Aynı dosyanın iki penceresi ("Yeni Pencere") olduğunda, kullanıcılar bazen bunların farklı kopyalar olduğunu düşünür ve farklı isimlerle kaydeder. Unutmayın: bu tek bir dosyadır. Pencerelerden herhangi birinde yapılan kaydetme işlemi orijinal dosyanın üzerine yazar.
• Gereksiz senkronize kaydırma. Belgelerin uzunluğu veya yapısı farklıysa, etkin senkronize kaydırma okumayı engeller. Yalnızca bir belgeyi kaydırmanız gerekiyorsa, bunu devre dışı bırakmayı unutmayın.
• İsimlerde dağınıklık. Doc1.docx, Doc2.docx ve Final.docx gibi dosyaların karıştırılması kolaydır. Çalışmaya başlamadan önce dosyalara anlaşılır isimler verin: Sozlesme_Kaynak, Sozlesme_Duzenlemeler.

SSS

Farklı klasörlerden belgeleri aynı anda açabilir miyim? Evet. "Aç" penceresinde ilgili klasöre gidin ve dosyaları seçin. Eğer başka bir klasörden dosyalara ihtiyacınız varsa, bunları Windows dosya gezgininde çift tıklayarak ayrı ayrı açmak daha kolaydır; yine de mevcut Word oturumuna ekleneceklerdir.

Neden "Yan Yana" düğmesi aktif değil? Bu işlev yalnızca en az iki belge açıkken çalışır. En az iki farklı dosyanın veya aynı dosyanın iki penceresinin açık olduğundan emin olun.

Tüm belgeleri aynı anda nasıl kapatabilirim? Shift tuşuna basılı tutun ve herhangi bir Word penceresinin sağ üst köşesindeki kapatma çarpısına tıklayın. Program, çıkmadan önce tüm açık belgelerdeki değişiklikleri kaydetmenizi önerecektir.