Microsoft Word'de Düzenleme Araçlarını Kullanma

Word'de bir belgeyi hızlıca düzenlemek ve yeniden biçimlendirmek için yazı tipleri ve paragraflarla çalışmak üzere «Giriş» sekmesini, kenar boşluklarını ve sayfa yönünü ayarlamak için ise «Düzen» sekmesini kullanın. Etkili biçimlendirmenin anahtarı, hazır başlık stillerini ve «Biçim Boyacısı» işlevini kullanmaktır; bu sayede tek bir tasarıyı saniyeler içinde tüm belgeye uygulayabilirsiniz.

Microsoft Word, çoğu zaman gözden kaçan güçlü bir araç seti sunar. Her başlığı veya paragrafı manuel olarak değiştirmek yerine, profesyoneller otomasyondan yararlanır. Bu makalede, metni nasıl düzenleyeceğinizi, «kayan» mizanpajı nasıl düzelteceğinizi ve gereksiz çaba harcamadan belgeyi görsel olarak çekici hale getireceğinizi inceleyeceğiz.

Metin ve Paragrafların Temel Biçimlendirilmesi

Metinle ilgili temel çalışmalar «Giriş» sekmesinde gerçekleşir. Burada, vakaların %90'ında kullanılan araçlar bulunur.

Yazı Tipleriyle Çalışma

«Yazı Tipi» grubu, yazım stilini, boyutu ve rengi değiştirmenize olanak tanır. Ancak çeşitliliği aşırı kullanmamak önemlidir. Kurumsal belgeler için en fazla iki tür yazı tipi kullanılması önerilir: biri başlıklar için, diğeri ana metin için.

• Dikkat çekmek için Kalın (Ctrl+B) ve İtalik (Ctrl+I) kullanın; her şeyi vurgulamak için değil.
• Karakterler arası boşluk: Metin çok sıkışık veya seyrek görünüyorsa, yazı tipinin ek ayarlarına (grubun köşesindeki ok) gidin ve «Normal», «Genişletilmiş» veya «Sıkıştırılmış» aralığını ayarlayın.

Hizalama ve Girintiler

«Paragraf» grubu, sayfa içindeki metin yapısından sorumludur.

• Hizalama: Resmi belgeler için standart, iki yana yaslı hizalamadır. Bu, sol ve sağ kenarları düz tutarak metni düzenli hale getirir.
• Satır aralığı: Standart tek satır aralığı genellikle sıkışık görünür. 1.15 veya 1.5 satır aralığı, büyük metin yığınlarının okunabilirliğini artırır.
• İlk satır girintisi: Girinti oluşturmak için boşluk tuşunu kullanmayın! Bunu üstteki cetvel aracılığıyla veya paragraf ayarlarından yapılandırın. Bu, yazı tipi değiştirildiğinde yapının «kaymasını» engeller.

Hızlı Yeniden Biçimlendirme İçin Stillerin Kullanımı

Stiller, saatlerce iş tasarrufu sağlayan Word'ün en güçlü aracıdır. Stil; yazı tipi, boyut, renk ve aralıklar gibi biçimlendirme parametrelerinin kaydedilmiş bir koleksiyonudur.

Neden Stil Kullanmalısınız?

1. Tutarlılık: Tüm birinci düzey başlıklar aynı görünecektir.
2. Gezinme: Word, yalnızca «Başlık 1», «Başlık 2» vb. stillerin uygulandığı metinlere dayanarak otomatik olarak bir içerik tablosu oluşturur.
3. Anında tasarım değişikliği: Tüm başlıkların yazı tipini Arial'dan Times New Roman'a değiştirmeye karar verirseniz, her başlığı manuel olarak değiştirmek yerine sadece stili değiştirmeniz yeterlidir.

Stiller Nasıl Uygulanır

1. Başlığı veya paragrafı seçin.
2. «Giriş» sekmesindeki «Stiller» grubunda istediğiniz seçeneği belirleyin (örneğin, «Başlık 1»).
3. Stilin görünümünü değiştirmek için üzerine sağ tıklayın ve «Değiştir» seçeneğini belirleyin. Yeni yazı tipi ve paragraf parametrelerini ayarlayın. Belgedeki bu stile sahip tüm öğeler otomatik olarak güncellenecektir.

Sayfa Düzeni ve Yapı Araçları

Metin biçimlendirildikten sonra, kağıt üzerindeki konumlandırmasını ayarlamanız gerekir. Bunun sorumlusu «Düzen» sekmesidir (bazı sürümlerde «Sayfa Düzeni»).

Kenar Boşlukları ve Yön

• Kenar boşlukları: Standart kenar boşlukları (her taraftan 2 cm) çoğu belge için uygundur. Broşürler veya soldan ciltlenen belgeler için sol kenar boşluğunu artırın.
• Yön: Dikey (kitap) yönü metinler için, yatay (manzara) yönü ise geniş tablolar ve grafikler için kullanılır.

Sütunlar

Bülten veya gazete tarzı bir makale düzenliyorsanız, «Sütunlar» aracını kullanın.

• İlgili metni seçin.
• Sütun sayısını seçin (iki, üç vb.).
• Word metni otomatik olarak dağıtacaktır. Sütunları zorla bölmek için sütun sonu kullanın (Ctrl+Shift+Enter).

Sayfa Sonları

Yeni bir sayfaya geçmek için asla Enter tuşuna defalarca basmayın. Sayfa sonu kullanın (Ctrl+Enter). Bu, yukarıya ne kadar metin eklerseniz veya silerseniz silin, bir sonraki bölümün her zaman yeni bir sayfadan başlamasını garanti eder.

«Biçim Boyacısı» İşlevi ve Stillerin Kopyalanması

«Biçim Boyacısı» aracı («Giriş» sekmesindeki fırça simgesi), bir metin parçasından biçimlendirmeyi kopyalamanıza ve başka birine uygulamanıza olanak tanır.

Nasıl Kullanılır:

1. Biçimlendirmesini beğendiğiniz metni seçin.
2. «Biçim Boyacısı» düğmesine basın (tek tıklama biçimi bir kez uygular, çift tıklama ise belgenin farklı bölümlerine tekrar tekrar uygulamaya olanak tanır).
3. İmleç bir fırçaya dönüşecektir. Yeniden biçimlendirmek istediğiniz metni seçin.

Bu araç, her bir metin parçasının kendine özgü ve genellikle estetik olmayan bir stile sahip olduğu, farklı kaynaklardan toplanan bir belgeyi hızla düzenlemeniz gerektiğinde idealdir.

Biçimlendirmede Sık Yapılan Hatalar

Deneyimli kullanıcılar bile bazen ilerideki düzenlemeyi zorlaştıran hatalar yapar.

• Hizalama için boşluk kullanımı. Metni asla manuel olarak boşluklarla veya sekme tuşuyla hizalamayın. Ortalama/sağa yaslama veya paragraf ayarlarını kullanın.
• Listelerin manuel numaralandırılması. «1.», «2.» gibi rakamları manuel olarak yazmayın. «Giriş» panelindeki «Numaralandırılmış Liste» aracını kullanın. Bu, Word'ün öğeler eklendiğinde veya kaldırıldığında maddeleri otomatik olarak yeniden hesaplamasına olanak tanır.
• Yazdırılmayan karakterlerin ignor edilmesi. Gizli karakterlerin görüntülenmesini açın («Giriş» sekmesindeki ¶ simgesi veya Ctrl+Shift+8). Mizanpajı sıklıkla bozan gereksiz boşlukları, satır sonlarını ve sekmeleri göreceksiniz.
• Biçimi dikkate almadan metin yapıştırma. İnternetten kopyalarken özel yapıştırma kullanın: Sağ Tık -> Yapıştırma Seçenekleri -> Yalnızca Metni Koru. Bu, yabancı HTML biçimlendirme kodunu temizleme ihtiyacını ortadan kaldırır.

SSS

Belgeden tüm biçimlendirmeyi nasıl kaldırabilirim? Tüm metni seçin (Ctrl+A), «Giriş» sekmesine gidin ve «Tüm Biçimlendirmeyi Temizle» düğmesine (A harfli silgi simgesi) basın. Metin, kalınlık, italik ve renkler olmadan standart yazı tipine dönüşecektir.

Otomatik içerik tablosu nasıl oluşturulur? İçerik tablosu, yalnızca «Başlık 1», «Başlık 2» vb. stillerle biçimlendirilmiş başlıklardan oluşur. Stilleri uyguladıktan sonra «Başvurular» -> «İçerik Tablosu» sekmesine gidin ve otomatik içerik tablosunu seçin.

Yazı tipi değiştirildiğinde metin neden «kayıyor»? Büyük olasılıkla, paragraf sonları (Enter) yerine sert satır sonları (Shift+Enter) veya hizalama için boşluklar kullanılmıştır. Gereksiz işaretleri bulup kaldırmak için yazdırılmayan karakterlerin görüntülenmesini (¶) açın.

Tüm belgedeki yazı tipini hızlıca nasıl değiştirebilirim? Ctrl+A tuşlarına basarak (tümünü seç) ardından «Giriş» sekmesindeki açılır listeden istediğiniz yazı tipini seçin. Stiller kullandıysanız, yapıyı korumak için stil parametrelerini değiştirmek daha iyidir.